Auditfile XML

Mogelijkheden

U kunt het XML Auditfile downloaden naar uw computer, of e-mailen naar uw e-mailadres, zodat u het XML Auditfile beschikbaar heeft voor de Belastingdienst of een extern softwarepakket.
In een AuditFile wordt, van het geselecteerde jaar, de volgende informatie opgeslagen:
- Het grootboekrekeningschema met per rekening de jaartotalen debet/credit en de saldi debet/credit.
- De dagboeken met per dagboek een controle op de jaartotalen.
- Een overzicht van alle mutaties (boekingen) van het geselecteerde jaar.
- Een overzicht van de relaties (debiteuren/crediteuren) in de administratie.
- Een XML auditfile met financiële mutaties bevat gegevens inzake grootboekrekeningen, dagboeken, grootboekmutaties en relatiegegevens van crediteuren en debiteuren De 3.x-versies omvatten ook informatie over de standen van onder andere subadministraties. Versie 3.2 kan eveneens een RGS-codering bevatten.

Auditfile XML

Van jaar - T/m jaar
Let op: de jaaraansluitingen voor de geselecteerde jaren dienen te zijn uitgevoerd
Vul de jaren in waarvoor u een XML Auditfile wilt aanmaken. Per jaar wordt er een apart auditfile aangemaakt.
- Auditfile voor één jaar uitschrijven
  Vul bij Vanaf en T/m hetzelfde jaar in om een auditfile van alleen dat jaar te exporteren.
Uitschrijfformaat
Kies het Auditfile versienummer waarmee u de Auditfile wilt uitschrijven. Hogere versienummers leggen meer informatie uit de administratie vast dan lagere versienummers. Maar het belangrijkste is dat de ontvanger het Auditfile versienummer moet ondersteunen. Raadpleeg de Belastingdienst of de documentatie van het externe software pakket voor meer informatie over de benodigde versie van de Auditfile.
- Auditfile 3.2
  In een auditfile versie 3.2 worden de RGS-mappingscodes (Referentie Grootboek Schema) ook uitgeschreven, Voorwaarde is dat de RGS codes in de uit te schrijven administratie aanwezig zijn.

Versturen via e-mail
Let op: als uw internet provider een limiet heeft gezet op de omvang van e-mail bijlages kan de e-mail geweigerd worden. Vink deze optie dan uit en download de auditfile
Vink deze optie aan om het XML Auditfile direct na het aanmaken per e-mail te versturen naar het getoonde e-mailadres. Dit e-mailadres kunt u wijzigen in Mijn gegevens.
Vink deze optie uit om het XML Auditfile te downloaden naar uw computer. Na het aanmaken van de auditfile op de server wordt er een downloadlink getoond.
NB Als in plaats van een selectievakje voor het e-mailadres een melding wordt getoond, dan dient u een e-mailadres in te voeren in het onderdeel Mijn gegevens of de e-mailinstellingen te controleren in Systeeminstellingen.

Details auditfile versturen per e-mail

Details van de e-mail waarmee de Auditfile verstuurd wordt:

XML Auditfile e-mailen vanuit programma Auditfile XML
	Weergave	Oorsprong
Afzender	Niet getoond	Afzender is het e-mailadres zoals ingesteld in de SMTP instellingen van [menu - Beheer - Mijn gegevens - E-mailadres]. Let op! Indien de email via KING Software wordt verstuurd, dan wordt als afzender noreply@mail.kingfinance.nl gebruikt.
Geadresseerde	Vooringevuld, niet aanpasbaar	Het e-mailadres wordt opgehaald uit [menu - Beheer - Mijn gegevens - E-mailadres] van de ingelogde gebruiker
In de e-mail bij de geadresseerde
Naam	= "Naam" in Mijn gegevens
From:	= Afzender
Reply-To:	= Geadresseerde

Versleutelen voor Belastingdienst
Het versleutelen is niet verplicht. De Belastingdienst kan beide formaten lezen.
Vink deze optie aan om het gegenereerde XML AuditFile direct "in te pakken" volgens de standaard van de Belastingdienst. Het XML AuditFile wordt dan gecomprimeerd (kleiner gemaakt) en beveiligd. Er zal nu een bestand met de extensie .xfc worden aangemaakt. Het .xfc-bestand is het beveiligde XML AuditFile. Dit bestand kan alleen door de Belastingdienst ontsleuteld en gelezen worden.
Let op: U hoeft dan alleen het gecomprimeerde .xfc bestand naar de Belastingdienst te sturen.
Vink deze optie uit indien u het XML AuditFile niet wilt comprimeren en beveiligen. U kunt het bestand dan zelf nog raadplegen in een extern programma voordat u het verstuurt.
Negatieve kascontrole
Vink deze optie aan om een melding te tonen als in het opgegeven boekjaar de kas negatief gelopen heeft. Dit is belangrijk, omdat de Belastingdienst diezelfde controle ook uitvoert en eventueel de aangifte kan afwijzen.
Als de kas negatief gelopen heeft dient u de volgorde van de kasboekingen aan te passen (eerst de opboekingen, daarna de afboekingen, zodat de kas op geen enkel moment negatief loopt.
[Starten]
Klik op [Starten] om de XML Auditfile voor het ingevoerde jaar aan te maken en van de server naar uw eigen PC te downloaden, zodat u het bestand kunt opslaan op uw harde schijf. U krijgt de download schermen van uw browser te zien. De browser kan een waarschuwing tonen waarin staat dat u een "Onbekend bestandstype" gaat downloaden. Kies dan voor "Opslaan". Blader vervolgens naar de map van uw keuze en klik op [OK].
[Sluiten]
Sluit dit scherm zonder een XML Auditfile aan te maken. U keert terug naar het dashboard.