• Afzender van met het pakket verzonden e-mail instellen
  In het onderdeel "Standaard" kunt u aangeven welke e-mailadressen en namen als afzender moeten worden gebruikt bij het versturen van documenten en rapporten per e-mail.
  • Gebruiker instellingen of bedrijfsinstellingen
    U heeft de keuze tussen:
    • Alle e-mail vanuit het pakket versturen met de naam en e-mailadres van de ingelogde gebruiker als afzender.
    • Standaard bedrijfsinstellingen als afzender gebruiken voor Orderbevestiging, Verzendbon, Factuur, Bestelopdracht en Aanmaning.
    • Gespecificeerde bedrijfsinstellingen als afzender gebruiken voor Orderbevestiging, Verzendbon, Factuur, Bestelopdracht en/of Aanmaning.
• Kopie e-mail naar BCC
  U kunt automatisch een kopie, van iedere e-mail die met het pakket verzonden wordt, naar een vrij op te geven e-mailadres laten verzenden. Het e-mailadres wordt als BCC toegevoegd en is niet zichtbaar voor de ontvangende partij.

  ---

• Vaste e-mailteksten opslaan
  Per document kunt u een vaste tekst opslaan. Dat geldt voor het onderwerp en voor de body tekst van de e-mail.
  NB Als een onderwerp of body tekst leeg (blanco) wordt opgeslagen wordt de standaard meegeleverde tekst automatisch gebruikt.
• E-mailteksten in verschillende talen vastleggen
  De teksten van de e-mails kunt u vastleggen voor de talen Engels, Frans en Duits. Daarmee kunt u uw buitenlandse debiteuren e-mail in de eigen taal sturen. Het pakket is voorzien van standaard teksten in deze talen. Die teksten kunt u aanpassen. De taalinstelling van de debiteur bepaalt welke taal voor de e-mail gebruikt wordt. Als een e-mail tekstveld bij een taal niet gevuld is wordt de Nederlandse tekst gebruikt.

  ---

• Logo voor e-mail instellen
  Kies hier het logo dat IN het e-mail bericht moet worden geplaatst.
  • [Bestand kiezen]
    Klik op de knop [Bestand kiezen] om het logo te selecteren. U kunt bladeren op de harde schijven en andere media dragers die vanuit uw Internet Browser toegankelijk zijn.
    • Herschalen
      Deze optie is alleen beschikbaar als er een logo is gekozen
      Kies "Herschalen" als de afmeting van het logo niet voldoet. De gewenste breedte kan in het veld "Breedte in pixels" worden ingevoerd. De hoogte-breedte verhouding blijft automatisch behouden.
    • Breedte in pixels
      Deze optie is alleen beschikbaar de optie "Herschalen" is aangevinkt
      Vul de gewenste breedte van het logo in als de originele afmetingen niet voldoen.
    • Positie op layout
      Deze optie is alleen beschikbaar als er een logo is gekozen
      Kies de positie van het logo in de e-mail tekst.
      
• NB Een logo of briefpapier dat in het document wordt getoond wordt ingesteld in de layout instellingen van het betreffende document.
  

• Instellingen
  • Gebruik instellingen van de gebruiker voor e-mails (Persoonlijke e-mail instellingen)
    Met het selecteren van deze optie worden de bedrijfsinstellingen hieronder verborgen
    Kies "Gebruik instellingen van ingelogde gebruiker voor e-mails" om in alle uitgaande e-mail de naam en het e-mailadres van de ingelogde gebruiker als afzender te gebruiken. De naam en het e-mailadres kunt u raadplegen en wijzigen in het onderdeel Mijn gegevens.
    • [E-mail (SMTP) account per gebruiker]
      De afzender van een e-mail wordt steeds vaker gecontroleerd door de ontvangende partij. Het invullen van deze gegevens verkleint de kans dat e-mail vanuit uw administratie gezien wordt als spam.
      Druk op de knop om de SMTP instellingen van het e-mailadres vast te leggen in het pakket.
      U kunt per e-mailadres dat gebruikt wordt als afzender de SMTP instellingen vastleggen.
  • Gebruik bedrijfsinstellingen voor de e-mails (Bedrijfs e-mail instellingen)
    Met het selecteren van deze optie worden de bedrijfsinstellingen hieronder getoond
    Kies "Gebruik bedrijfsinstellingen voor e-mail" om een e-mailadres (bijvoorbeeld van uw bedrijf) vast te leggen als standaard "afzender adres" van e-mails vanuit het pakket.
    • [E-mail (SMTP) account per bedrijf]
      De afzender van een e-mail wordt steeds vaker gecontroleerd door de ontvangende partij. Het invullen van deze gegevens verkleint de kans dat e-mail vanuit uw administratie gezien wordt als spam.
      Druk op de knop om de SMTP instellingen van het e-mailadres vast te leggen in het pakket.
      U kunt per e-mailadres dat gebruikt wordt als afzender de SMTP instellingen vastleggen.
  • Vraag om een leesbevestiging
    Vink deze optie aan om automatisch een verzoek om leesbevestiging mee te sturen met door het pakket verzonden e-mails. Denk er daarbij aan dat de ontvangende partij de leesbevestiging kan hebben uitgeschakeld.
    Vink deze optie uit om geen verzoek om leesbevestiging mee te sturen.

    ---

• Standaard instellingen
  Deze instellingen gelden voor de Orderbevestiging, Verzendbon, (Proforma) factuur, Bestelopdracht en Aanmaning
  • E-mailadres
    Geef hier het standaard e-mailadres op, dat als afzender moet worden gebruikt bij versturen van een document per e-mail, tenzij hieronder anders aangegeven.
  • Weergegeven naam
    Geef hier de standaard naam op, die als afzender moet worden gebruikt bij versturen van een document per e-mail, tenzij hieronder anders aangegeven.
  • Stuur een kopie naar (BCC)
    Het e-mailadres dat u hier invult zal, onzichtbaar voor de ontvanger (BCC), een kopie van genoemde documenten per e-mail ontvangen.

    ---

• Instellingen per Orderbevestiging, Verzendbon, (Proforma) factuur, Bestelopdracht en Aanmaning
  • Gebruik standaard instellingen
    Vink deze optie aan om de bij "standaard instellingen" opgegeven naam en e-mailadres te gebruiken als afzender voor het document per e-mail.
  • Gebruik standaard instellingen
    Vink deze optie uit om apart een naam en e-mailadres op te geven voor het document per e-mail. U kunt daarmee bijvoorbeeld een orderbevestiging versturen op naam van de verkoopafdeling en de factuur op naam van de administratie. Op die manier kan uw klant direct zien door welke afdeling de e-mail verstuurd is. Antwoord op een e-mail komt direct bij de juiste afdeling terecht.
    • E-mailadres
      Geef hier het e-mailadres op, dat moet worden gebruikt als afzender e-mailadres bij het versturen van het document per e-mail.
    • Weergegeven naam
      Geef hier de naam op, die moet worden gebruikt als afzender naam bij het versturen van het document per e-mail.
    • Stuur een kopie naar (BCC)
      Gebruik deze optie als u per soort document een kopie op een apart e-mailadres wilt ontvangen.
      • Voorbeeld van gebruik
        Met een "Kopie naar BCC" kunnen de kopieën van bijvoorbeeld aanmaningen op een ander e-mailadres ontvangen worden dan de kopieën van de orderbevestigingen, verzendbonnen en/of facturen.
        Het e-mailadres dat u hier invult zal, onzichtbaar voor de ontvanger (BCC), een kopie van van het document per e-mail ontvangen.
        

• Gebruikersrechten voor de offerte e-mail instellingen
  Toegang tot dit onderdeel wordt ingesteld in Gebruikersbeheer - Menurechten - Programma's - Verkoop - optie Factuur/orderbevestiging e-mail instellingen.

---

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de offerte e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een offerte gemaild gaat worden.
  
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
• Taal
  Kies de taal waarvoor u het onderwerp en de e-mailtekst wil instellen. Per taal worden de teksten bewaard als u de e-mail instellingen opslaat.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier de standaard tekst op voor het onderwerp van de offerte per e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de offerte per e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Medewerker
  Geef hier de naam op waarmee de e-mail van de offerte ondertekend moet worden.
• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een offerte per e-mail terug te zetten.

  ---

• Overzicht van invoegvariabelen van de offerte
  Deze invoegvariabelen kunt u in het e-mailonderwerp en de e-mailtekst van de factuur gebruiken.
  

  Gegevens uit de offerte
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <OFFKOP:NR>	Nummer	Het offertenummer
  <OFFKOP:DAT>	Datum	De datum van de offerte
  <OFFKOP:KENMERK>	Kenmerk	Het kenmerk van de offerte
  <OFFKOP:VERKOPER>	Verkoper	De volledige naam van de verkoper van de offerte / verkooporder

• Algemene variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in onderwerp en tekst van de e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen. De e-mail kan ondertekend worden met de gegevens van de ingelogde gebruiker of de gegevens van de verkoper van de offerte/verkooporder.

• Gebruikersrechten voor de orderbevestiging e-mail instellingen
  Toegang tot dit onderdeel wordt ingesteld in Gebruikersbeheer - Menurechten - Programma's - Verkoop - optie Factuur/orderbevestiging e-mail instellingen.

---

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de orderbevestiging e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een orderbevestiging gemaild gaat worden.
• Taal
  De e-mail tekst en onderwerp van de orderbevestiging zijn in de talen Nederlands, Engels, Frans en Duits opgesteld. De taalinstelling van de debiteur bepaalt welke tekst door het pakket gebruikt wordt in de e-mail. Het pakket is voorzien van standaard teksten in deze talen. U kunt deze tekst aanpassen of volledig vervangen door uw eigen tekst. Als een e-mail tekstveld bij een taal niet gevuld is wordt de Nederlandse tekst gebruikt.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier het onderwerp van de orderbevestiging per e-mail op. In deze regel kunt u de variabelen gebruiken die hieronder worden weergegeven.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de orderbevestiging e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Medewerker
  Geef hier de ondertekening van de orderbevestiging e-mail op.
  Voor een persoonlijke ondertekening vult u hier de naam in van de medewerker die de e-mails verstuurt.
  Voor een algemene ondertekening vult u hier bijvoorbeeld "Afdeling Administratie" in.

  ---

• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een orderbevestiging per e-mail terug te zetten.
• [Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen]
  Opent het dialoogvenster Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen

  ---

• Overzicht van invoegvariabelen van de verkooporder
  Deze invoegvariabelen kunt u in onderwerp en tekst van de orderbevestiging per e-mail gebruiken.
  

  Gegevens uit de verkooporder
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <ORDKOP:NR>	Nummer	Het ordernummer van de order
  <ORDKOP:DEB>	Debiteur	De debiteur van de order
  <ORDKOP:BETALER>	Betalingsplichtige	De betalingsplichtige van de order
  <ORDKOP:DAT>	Orderdatum	De orderdatum uit de orderkop
  <ORDKOP:VERVDGN>	Vervaldagen	Het aantal vervaldagen van de order
  <ORDKOP:PERCBETKORT>	Betalingskorting %	Het percentage betalingskorting dat geldt voor deze order
  <ORDKOP:BEDRBETKORT>		Het bedrag aan betalingskorting
  <ORDKOP:KENMERK>	Kenmerk	Het kenmerk uit de orderkop
  <ORDKOP:MDT>	Incassomachtiging	De incassomachtiging waarmee de factuur van deze order geïncasseerd gaat worden.
  <ORDKOP:BEDRINCLTOT>	Totaal incl. BTW	Het totaalbedrag inclusief BTW van deze order.
  <ORDKOP:BEDRINCLTOT_INT>	Totaal incl. BTW	Het totaalbedrag inclusief BTW met een ander decimaal teken
  <ORDKOP:VERKOPER>	Verkoper	De volledige naam van de verkoper van de order

• Algemene variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in onderwerp en tekst van de e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen. De e-mail kan ondertekend worden met de gegevens van de ingelogde gebruiker of de gegevens van de verkoper van de offerte/verkooporder.

• Gebruikersrechten voor de verzendbon e-mail instellingen
  Toegang tot dit onderdeel wordt ingesteld in Gebruikersbeheer - Menurechten - Programma's - Verkoop - optie Factuur/orderbevestiging e-mail instellingen.

---

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de verzendbon e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een verzendbon gemaild gaat worden.
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
• Taal
  De e-mail tekst en onderwerp van de verzendbon zijn in de talen Nederlands, Engels, Frans en Duits opgesteld. De taalinstelling van de debiteur bepaalt dan welke tekst door het pakket gebruikt wordt in de e-mail. Het pakket is voorzien van standaard teksten in deze talen. U kunt deze tekst aanpassen of volledig vervangen door uw eigen tekst. Als een e-mail tekstveld bij een taal niet gevuld is wordt de Nederlandse tekst gebruikt.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier de standaard tekst op voor het onderwerp van de verzendbon e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de verzendbon e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Medewerker
  Geef hier de ondertekening van de verzendbon e-mail op.
  Voor een persoonlijke ondertekening vult u hier de naam in van de medewerker die de e-mails verstuurt.
  Voor een algemene ondertekening vult u hier bijvoorbeeld "Afdeling Administratie" in.
  • Voorbeeld van gebruik (ondertekening e-mail)
    1) Veld Medewerker = leeg --> De e-mail tekst van de verzendbon mail heeft GEEN ondertekening
    2) Veld Medewerker = Ingevuld --> De e-mail tekst van de verzendbon e-mail wordt ondertekend met de naam die is ingevoerd in het veld Medewerker
    3) Klik op knop [Standaard instelling] --> Het veld Medewerker wordt gevuld met de naam uit dialoogvenster Mijn gegevens. Zie verder punt 2)
    
    Alternatief:
    a) De e-mail tekst zelf bevat een naam als ondertekening
    b) De e-mail tekst zelf bevat een invoegvariabele (bv <MEDEWERKER:NAAM> ), die bij verzenden van de e-mail vervangen wordt door de naam van de medewerker/gebruiker.

    ---

• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een verzendbon e-mail terug te zetten.
• [Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen]
  Opent het dialoogvenster Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen
• Algemene variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in onderwerp en tekst van de e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen. De e-mail kan ondertekend worden met de gegevens van de ingelogde gebruiker of de gegevens van de verkoper van de offerte/verkooporder.

• Gebruikersrechten voor de offerte e-mail instellingen
  Toegang tot dit onderdeel wordt ingesteld in Gebruikersbeheer - Menurechten - Programma's - Verkoop - optie Factuur/orderbevestiging e-mail instellingen.

---

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de factuur e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een factuur gemaild gaat worden.
  NB Het onderwerp en de tekst in dit scherm worden ook gebruikt als u een proforma factuur per e-mail gaat versturen.
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
• Taal
  De e-mail tekst en onderwerp van de factuur zijn in de talen Nederlands, Engels, Frans en Duits opgesteld. De taalinstelling van de debiteur bepaalt dan welke tekst door het pakket gebruikt wordt in de e-mail. Het pakket is voorzien van standaard teksten in deze talen. U kunt deze tekst aanpassen of volledig vervangen door uw eigen tekst. Als een e-mail tekstveld bij een taal niet gevuld is wordt de Nederlandse tekst gebruikt.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier de standaard tekst op voor het onderwerp van de factuur e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de factuur e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Medewerker
  Geef hier de ondertekening van de factuur e-mail op.
  Voor een persoonlijke ondertekening vult u hier de naam in van de medewerker die de e-mails verstuurt.
  Voor een algemene ondertekening vult u hier bijvoorbeeld "Afdeling Administratie" in.

  ---

• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een factuur e-mail terug te zetten.
• [Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen]
  Opent het dialoogvenster Factuur/orderbevestiging en verzendbon instellingen

  ---

• Overzicht van invoegvariabelen van de verkoopfactuur
  Deze invoegvariabelen kunt u in het e-mailonderwerp en de e-mailtekst van de factuur gebruiken.
  

  Gegevens uit de verkooporder
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <FACTKOP:NR>	Nummer	Het factuurnummer
  <FACTKOP:NAAM>	Debiteur naam	Naam van de debiteur
  <FACTKOP:BETALER>	Betalingsplichtige	De betalingsplichtige van de factuur
  <FACTKOP:BETALER_NAAM>	Naam bet.plicht.	Naam van de betalingsplichtige
  <FACTKOP:DATFACT>	Factuurdatum	De orderdatum uit de factuurkop
  <FACTKOP:ORDNR>	Ordernummer	Het nummer van de order die gefactureerd is
  <FACTKOP:VERVDGN>	Vervaldagen	Het aantal vervaldagen van de factuur
  <FACTKOP:PERCBETKORT>	Betalingskorting %	Het percentage betalingskorting dat geldt voor deze factuur
  <FACTKOP:BEDRBETKORT>	Betalingskorting bedrag	Het bedrag aan betalingskorting dat geldt voor deze factuur
  <FACTKOP:KENMERK>	Kenmerk	Het factuurkenmerk zoals ingevoerd in de orderkop
  <FACTKOP:MDT>	Incassomachtiging	De incassomachtiging waarmee de factuur geïncasseerd gaat worden.
  <FACTKOP:BEDRINCLTOT>	Totaal incl. BTW	Het totaalbedrag inclusief BTW van deze factuur.
  <FACTKOP:BEDRINCLTOT_INT>	Totaal incl. BTW	Het totaalbedrag inclusief BTW met een ander decimaal teken

• Algemene variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in onderwerp en tekst van de e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen. De e-mail kan ondertekend worden met de gegevens van de ingelogde gebruiker of de gegevens van de verkoper van de offerte/verkooporder.

Werken met betaallink in de e-mail

• Automatisch of Handmatig een betaallink toevoegen
  Klik hier voor meer informatie over automatisch een betaallink toevoegen aan facturen per e-mail.
  Kijk hieronder voor de toelichting over handmatig een link toevoegen aan de e-mail van een factuur.
  • Een link naar de betaling van de factuur toevoegen
    Maak in de e-mailtekst van een factuur automatisch een link naar bijvoorbeeld iDEAL. Door de link te volgen kan de ontvanger van de e-mail de betaling direct voldoen. Gebruik onderstaande invoegvariabelen in de aangegeven notatie,
  • Voorbeeld: Link samenstellen in e-mail tekst (wordt bij het e-mailen vervangen door een URL)
  • <URL>https://www.kingsoftware.nl?FACTNR=<FACTKOP:NR>&BEDRTOT=<FACTKOP:BEDRINCLTOT_INT><URL:LABEL>Klik hier om te betalen</URL:LABEL></URL>
  • In de e-mail code wordt dat :
    <a href=https://www.kingsoftware.nl?FACTNR=12345&BEDRTOT=10025 target="_new">Klik hier om te betalen</a>
  • In de e-mail tekst wordt dat :
    Klik hier om te betalen

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de aanmaning e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een aanmaning gemaild gaat worden.
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
• Taal
  De e-mail tekst en onderwerp van de aanmaning zijn in de talen Nederlands, Engels en Duits opgesteld. De taalinstelling van de debiteur bepaalt dan welke tekst door het pakket gebruikt wordt in de e-mail. Het pakket is voorzien van standaard teksten in deze talen. U kunt deze tekst aanpassen of volledig vervangen door uw eigen tekst. Als een e-mail tekstveld bij een taal niet gevuld is wordt de Nederlandse tekst gebruikt.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier de standaard tekst op voor het onderwerp van de aanmaning e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Vanaf 1x gemaand
  Geef hier het onderwerp van de aanmaning e-mail op voor aanmaningen die één keer eerder gemaand zijn.
  Lees hier meer over opeenvolgende aanmaningen
• Vanaf 2x gemaand
  Geef hier het onderwerp van de aanmaning e-mail op voor aanmaningen die twee of meer keer keer gemaand zijn.
  Lees hier meer over opeenvolgende aanmaningen
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de aanmaning e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• Medewerker
  Geef hier de ondertekening van de aanmaning e-mail op.
  Voor een persoonlijke ondertekening vult u hier de naam in van de medewerker die de e-mails verstuurt.
  Voor een algemene ondertekening vult u hier bijvoorbeeld "Afdeling Administratie" in.

  ---

• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een aanmaning e-mail terug te zetten.
• [Aanmaning instellingen]
  Opent het dialoogvenster Aanmaning instellingen

Codes om Standaard gegevens in te voegen

• Deze codes kunt u gebruiken in het onderwerp en in de e-mail tekst van de aanmaning e-mail.
  

  Plaats onderstaande code (inclusief de kleiner dan " < " en groter dan " > " tekens) in de onderwerpregel en/of e-mail tekst	Bij het aanmaken van de e-mail worden deze codes vervangen door de corresponderende waarde uit de factuur	Voorbeeld
  <DEB:NR>		123456
  <DEB:NAAM>		Fietsparadijs
  <DEB:ADRES>		De Trompet 2880
  <DEB:POSTCD>		1234AB
  <DEB:PLAATS>		Heemskerk
  <DEB:LAND>		Nederland
  <MEDEW:NAAM>		Gerard Pieter de Groot
  <BASALG:NAAM>	Bedrijfsnaam	KING Software B.V.
  <BASALG:ADRES>	Bedrijf adres	De Trompet 2880
  <BASALG:POSTCD>	Postcode van bedrijf adres	1234AB
  <BASALG:PLAATS>	Plaats van bedrijf adres	Heemskerk
  <BASALG:LAND>	Land van bedrijf adres	Nederland

• Introductie
  In dit scherm kunt u onderwerp, tekst en ondertekening van de bestelopdracht e-mail instellen. Hier ingevoerde teksten worden voorgesteld als een bestelopdracht gemaild gaat worden.
  
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de bestelopdracht per e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een bestelopdracht per e-mail terug te zetten.

  ---

• Overzicht van invoegvariabelen van de bestelopdracht
  Deze invoegvariabelen kunt u in het e-mailonderwerp en de e-mailtekst van de factuur gebruiken.
  

  Gegevens uit de inkooporder
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <ORDKOP:NR>	Nummer	Het inkoopordernummer
  <ORDKOP:DAT>	Datum	De datum van de inkooporder
  <ORDKOP:KENMERK>	Kenmerk	Het kenmerk van de inkooporder
  <ORDKOP:INKOPER>	Inkoper	De volledige naam van de inkoper van de order
  Gegevens van de inkoper (van de inkooporder)
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <INKOPER:NAAM>	n.v.t.	Voorletters + Tussenvoegsel + Achternaam
  <INKOPER:ROEPNM>	Roepnaam	De roepnaam van de inkoper
  <INKOPER:TEL>	Telefoon intern	Het interne (of rechtstreekse) telefoonnummer van de inkoper
  <INKOPER:MOBIEL>	Telefoon mobiel	Het mobiele nummer van de inkoper
  <INKOPER:EMAIL>	E-mailadres	Het e-mailadres van de inkoper
  <INKOPER:FUNCTIE>	Functie	De functie van de inkoper
  <INKOPER:AFDELING>	Afdeling	De afdeling van de inkoper

• Algemene variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in onderwerp en tekst van de e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen, zoals de gegevens van de ingelogde gebruiker, die u hier kunt gebruiken te tonen.

• Introductie
  Bij BTW goedkeuring verstuurt de accountant een e-mail bericht aan de klant dat de BTW aangifte klaar staat ter controle en goedkeuring. In dit scherm wordt de standaard versie van de e-mail ter goedkeuring van de BTW aangifte vastgelegd.
  
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
  
• BTW accorderen door
  Alleen gebruikers met de volgende instellingen kunnen hier gekozen worden:
  a) Gebruiker heeft geen accountant/controller rechten
  b) Gebruiker heeft toegang tot de geopende administratie
  c) Gebruiker heeft een ingesteld e-mailadres
  Selecteer hier de gebruiker die de BTW aangiftes van deze administratie gaat goedkeuren. Naar het e-mailadres van deze gebruiker wordt de e-mail voor de goedkeuring van de BTW aangifte gestuurd.
• Onderwerp e-mail
  Geef hier de standaard tekst op voor het onderwerp van de Btw goedkeuren e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die in dit scherm worden weergegeven.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de de Btw goedkeuren e-mail.. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die in dit scherm worden weergegeven.

Codes om Standaard gegevens in te voegen

• Deze codes kunt u gebruiken in het onderwerp en in de e-mail tekst.
  

  Plaats onderstaande code (inclusief de kleiner dan " < " en groter dan " > " tekens) in de onderwerpregel en/of e-mail tekst	Bij het aanmaken van de e-mail worden deze codes vervangen door de corresponderende waarde uit de factuur	Voorbeeld
  <JR>	Jaar	2019
  <TIJDVAK>	Tijdvak van de BTW aangifte	4
  <DAT>	Datum van aanmaken van de BTW aangifte	01-01-2010
  <TIJD>	Tijdstip van aanmaken van de BTW aangifte	10:15
  <ADM_NM>	Het administratienummer	123456

• Introductie
  Alle rapporten van het pakket kunnen per e-mail verstuurd worden. Daarvoor gebruikt u de optie [Uitvoermethode: Versturen per e-mail] onderaan de vragendialoog van het rapport.
  In dit scherm kunt u de tekst van de e-mail waarmee een rapport wordt verstuurd instellen. De hier ingevoerde tekst wordt voorgesteld als een rapport gemaild gaat worden.
  
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
  
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de rapport per e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een rapport per e-mail terug te zetten.
• Afzender
  Voor het verzenden van rapporten (Rapportage) en Digitaal dossier documenten per e-mail worden altijd de persoonlijke of standaard e-mail instellingen gebruikt.

Codes om Standaard gegevens in te voegen

• Deze codes kunt u gebruiken in het onderwerp en in de e-mail tekst.
  

  Plaats onderstaande code (inclusief de kleiner dan " < " en groter dan " > " tekens) in de onderwerpregel en/of e-mail tekst	Bij het aanmaken van de e-mail worden deze codes vervangen door de corresponderende waarde uit de factuur	Voorbeeld
  <BASALG:NAAM>	Bedrijfsnaam	KING Software B.V.
  <GEBRUIKER>	Naam van de invoerend gebruiker (zoals vastgelegd in Gebruikersbeheer)	Gerard Pieter de Groot
  <DATUM>	Datum	01-01-2010
  <DATUMTIJD>	Datum en tijd	01-01-2010 10:15
  <RAPPORT>	Rapportnaam	Boekingsverslag

• Introductie
  Stel hier in hoe het pakket de e-mailtekst moet opstellen als u documenten uit het Digitaal dossier per e-mail gaat versturen. De hier ingevoerde tekst wordt voorgesteld als een digitaal dossier document gemaild gaat worden.
• Variabelen
  U kunt informatie uit de administratie opnemen in de tekst van een e-mail. Gebruik daartoe de invoegvariabelen. Bij het aanmaken van de e-mail worden de variabelen vervangen door de waarde in de administratie.
  Zie "Overzicht van variabelen" om de andere variabelen die u hier kunt gebruiken te tonen.
• E-mail tekst
  Geef hier de standaard tekst op voor de (body) tekst van de e-mail. In deze tekst kunt u de variabelen gebruiken die hierboven worden weergegeven.
• [Standaard tekst]
  Gebruik deze optie om de standaardtekst voor een Digitaal dossier document per e-mail terug te zetten.

  ---

• Overzicht van invoegvariabelen van de bestelopdracht
  Deze invoegvariabelen kunt u in het e-mailonderwerp en de e-mailtekst van de factuur gebruiken.
  

  Gegevens uit het Digitaal dossier
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <DOSSIERLIJST>		Een lijst van de bestandsnamen van de aangevinkte documenten, die per e-mail verstuurd gaan worden

• Introductie
  In de e-mails die u verzendt met het pakket kan een logo of afbeelding geplaatst worden. In dit scherm stelt u het logo in.
• Logo
  Als er een logo/afbeelding is geselecteerd, dan wordt er een voorbeeld van getoond.
• [Verwijder mijn logo]
  Deze knop wordt niet getoond als er geen logo is geselecteerd
  Druk op deze knop om het logo te verwijderen. De standaard e-mail berichten worden vanaf nu aangemaakt zonder logo.
• [Bestand kiezen]
  Selecteer hier het logo dat moet worden opgenomen in de standaard e-mail berichten. Een voorbeeld van het logo zal in dit scherm getoond worden. Alleen afbeeldingen van het formaat .BMP, .GIF, .JPG en .PNG kunt u hier selecteren.
• Herschalen
  Deze optie is alleen beschikbaar als u een nieuw logo hebt geselecteerd, maar nog niet opgeslagen
  Deze optie is niet beschikbaar voor *.gif en *.png bestanden
  Als uw logo te groot is voor de het pakket orderbevestiging/factuur, dan kunt u deze optie aanvinken om uw logo te herschalen. Vul de gewenste breedte van het logo in. De verhouding van de afbeelding blijft automatisch behouden.
  • Breedte in pixels
    Deze optie is alleen beschikbaar als u een nieuw logo hebt geselecteerd, maar nog niet opgeslagen
    Vul hier de gewenste breedte in pixels in.
    Voorbeeld: Uw logo is 300px breed en 400px hoog. U vult als breedte 150px in. Het pakket herschaalt uw logo dan naar een afbeelding van 150 x 200 px

• Positie op layout
  Selecteer hier of het logo links, midden of rechts bovenaan de standaard e-mail berichten moet worden afgedrukt. Gebruik deze optie om het logo niet te laten overlappen met adresgegevens.

• Invoegvariabelen gebruiken
  In onderwerp en tekst van het pakket e-mails kunnen invoegvariabelen gebruikt worden. Een invoegvariabele is een verwijzing naar een veld in de administratie. Een invoegvariabele wordt bij het versturen van de e-mail vervangen door de waarde die in de administratie is vastgelegd.
  • Voorbeeld
    

    In het veld Onderwerp van de factuur vult u in:	"Uw factuur <FACTKOP:NR> van <BASALG:NAAM>"
    De ontvanger van de e-mail ziet	"Uw factuur 123456 van Mijn Bedrijf"

• Overzicht van algemene invoegvariabelen
  Deze invoegvariabelen kunt u in de e-mailteksten van alle documenten gebruiken.
  

  Bedrijfsgegevens uit de tabel Basis Algemeen
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <BASALG:NR>		Het nummer van de administratie
  <BASALG:NAAM>		De naam van de administratie. Dit is meestal de bedrijfsnaam.
  <BASALG:NAAM2>	Ter attentie van	Ter attentie van
  <BASALG:STRAAT>	Straat	De straatnaam
  <BASALG:HNR>	Huisnummer	Het huisnummer
  <BASALG:HNRTV>	Huisnummertoevoeging	De huisnummertoevoeging
  <BASALG:ADRES>	n.v.t.	Het adres (Straat+huisnummer+toevoeging)
  <BASALG:POSTCODE>	Postcode	De postcode
  <BASALG:PLAATS>	Woonplaats	De plaatsnaam
  <BASALG:VAL>	Valuta	De standaard valuta van de administratie
  <BASALG:TEL>	Telefoon	Het telefoonnummer
  <BASALG:FAX>	Fax	Het faxnummer
  <BASALG:MOBIEL>	Telefoon mobiel	Het mobiele telefoonnummer
  <BASALG:IBAN1>	Bankrekening IBAN	Het IBAN bankrekening nummer
  <BASALG:IBAN2>	Bankrekening 2 IBAN	Het tweede IBAN bankrekening nummer
  <BASALG:BTWNR>	BTW-nummer	Het BTW nummer
  <BASALG:KVKNR>	KvK-nummer	Het Kamer van Koophandel nummer
  <BASALG:KVKPLAATS>	KvK-plaats	De Kamer van Koophandel plaatsnaam
  <BASALG:HOMEPAGE>	Homepage	Het adres van uw website
  <BASALG:EMAIL>	E-mailadres	Het e-mailadres
  Gegevens van de medewerker (ingelogde gebruiker)
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <MEDEWERKER:NAAM>	n.v.t.	Voorletters + Tussenvoegsel + Achternaam
  <MEDEWERKER:ROEPNM>	Roepnaam	De roepnaam van de medewerker
  <MEDEWERKER:TEL>	Telefoon intern	Het interne (of rechtstreekse) telefoonnummer van de medewerker
  <MEDEWERKER:MOBIEL>	Telefoon mobiel	Het mobiele nummer van de medewerker
  <MEDEWERKER:EMAIL>	E-mailadres	Het e-mailadres van de medewerker
  <MEDEWERKER:FUNCTIE>	Functie	De functie van de medewerker
  <MEDEWERKER:AFDELING>	Afdeling	De afdeling van de medewerker
  Gegevens van de verkoper (van de offerte/verkooporder)
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <VERKOPER:NAAM>	n.v.t.	Voorletters + Tussenvoegsel + Achternaam
  <VERKOPER:ROEPNM>	Roepnaam	De roepnaam van de verkoper
  <VERKOPER:TEL>	Telefoon intern	Het interne (of rechtstreekse) telefoonnummer van de verkoper
  <VERKOPER:MOBIEL>	Telefoon mobiel	Het mobiele nummer van de verkoper
  <VERKOPER:EMAIL>	E-mailadres	Het e-mailadres van de verkoper
  <VERKOPER:FUNCTIE>	Functie	De functie van de verkoper
  <VERKOPER:AFDELING>	Afdeling	De afdeling van de verkoper
  Algemene invoegvariabelen
  Invoegvariabele	Veldnaam	Omschrijving
  <GEBRUIKER>		De naam van de gebruiker die is ingelogd in het pakket
  <DATUM>	n.v.t.	De datum waarop de e-mail wordt aangemaakt
  <TIJD>	n.v.t.	Het tijdstip waarop de e-mail wordt aangemaakt