• Documenten digitaal bewaren
  Met het pakket kunt u alle documenten die op de een of andere manier van belang zijn voor de administratie digitaal in de administratie bewaren. Inkoopfacturen van uw leveranciers, facturen en aanmaningen die u verstuurd aan uw klanten, foto's van activa en aan u gerichte bestelformulieren zijn voorbeelden van documenten die u kunt vastleggen bij de betreffende boekingsregel, crediteur, openstaande post, debiteur of activum.
• Scannen en uploaden
  Papieren documenten kunt u scannen en toevoegen, digitaal ontvangen documenten kunt u uploaden naar uw administratie. In beide gevallen zal de vervolgactie om het document vast te leggen gelijk zijn.

• Er zijn een aantal voorwaarden om in het pakket met de module Digitaal dossier te kunnen werken :
  1. U dient minimaal een abonnement op de modules " het pakket Financieel" en " het pakket Digitaal dossier" te hebben.
  2. De ingelogde gebruiker moet ook als medewerker in de administratie aanwezig zijn.
     Financieel > Crediteur > Tabellen > Medewerker
     Let op: de zoeksleutel van de medewerker moet identiek zijn aan de inlognaam van de gebruiker.

Importeren Inkoopfacturen

Methode 1: Scannen inkoopfacturen
Financieel -> Digitaal dossier -> Inkoopfacturen -> Scannen inkoopfacturen

• Op het moment dat u een melding krijgt dat u ActiveX software moet installeren klik dan op ‘’Installeren’’.
• Selecteer uw scanner en papierinvoer. De documentsoort staat standaard op inkoopfactuur.
• Klik op ‘’Scannen’’. De inkoopfactuur wordt nu gescand.
• Klik op ‘’Documenten opslaan’’ (de inkoopfactuur is nu klaar voor het verwerken tot een journaalpost).
• Klik op ‘’Verwerk documenten’’.
• TIP
  Het is mogelijk om meerdere facturen in één keer in te scannen en vervolgens als losse inkoopfacturen financieel te verwerken.

Methode 2: Uploaden inkoopfacturen
Financieel > Digitaal dossier > Inkoopfacturen > Uploaden inkoopfacturen
U bent nu in het scherm waar u documenten kunt uploaden.

• Klik op ‘’Bladeren’’ om de opgeslagen inkoopfactuur van uw computer te halen. Bij het veld ‘’Naam document’’ kunt u de inkoopfactuur benoemen.
• Klik op ‘’Uploaden [Ctrl+S]’’ (de inkoopfactuur is nu klaar voor het verwerken tot een journaalpost).
• Klik op ‘’Verwerk documenten’’ wanneer u alle inkoopfacturen geüpload heeft.
• TIP
  Het is mogelijk om meerdere inkoopfacturen tegelijk te uploaden en vervolgens als losse inkoopfacturen financieel te verwerken.

Inkoopfacturen verwerken

Verwerken en doorboeken
Financieel > Digitaal dossier > Inkoopfacturen > Verwerken inkoopfacturen
U bent nu in het scherm waar alle gescande/geüploade inkoopfacturen verwerkt kunnen worden tot een journaalpost.

• Klik op de groene knop ‘’Verwerk documenten’’ bij de gewenste factuur.
• Inkoopfacturen kunnen uit meerdere pagina’s bestaan. Wanneer één inkoopfactuur uit meerdere pagina’s bestaat kan dit als één inkoopfactuur verwerkt worden door de desbetreffende pagina’s aan te vinken.
• Selecteer rechtsboven in uw scherm ‘’Nieuwe inkoopfactuur’’. Klik op ‘’Selecteer relatie‘’ (crediteur). Vervolgens kunt u de gewenste relatie selecteren.
• Als u een nieuwe relatie wilt aanmaken klik dan op nieuw [Ctrl+N]. Vul de gegevens van uw crediteur zo volledig mogelijk in. Dit bespaart u later tijd bij het verwerken van uw inkoopfacturen. Hierbij kunt u denken aan de velden: Woonplaats, BTW-plichtig, Sluitrekening, Voorkeurstegenrekening en Betalingsconditie. Door deze velden te vullen weet u bijvoorbeeld bij het betalen van facturen dat u met de juiste crediteur te maken heeft. Klik vervolgens op ‘’Opslaan [Ctrl+S]’’.
• Vul de nog in te vullen velden in aan de hand van de inkoopfactuur die op scherm te zien is.
• Selecteer de gewenste kostengrootboekrekening door een zoekterm in te vullen en op [Enter] te drukken.
• Klik vervolgens op ‘’Inkoopfactuur opslaan [Ctrl+S]’’.
• TIP
  Klik op ‘’Toon laatste 5 facturen’’ om inzage te krijgen in de gebruikte kostengrootboekrekening bij voorgaande facturen van deze crediteur. Het is tevens mogelijk een inkoopfactuur naar verschillende kostensoorten te splitsen. Klik op ‘’Splits naar div. grootboekrekeningen’’. Selecteer de gewenste kostengrootboekrekeningen en vul de bedragen in.

Gearchiveerde inkoopfacturen terugzoeken
Financieel > Digitaal dossier > Toon volledig dossier

• Selecteer bij ‘’Documentsoort uw inkoopdagboek’’. U ziet nu alle verwerkte inkoopfacturen in uw dossier van het desbetreffende jaar. U krijgt de gewenste inkoopfactuur te zien wanneer u dubbel op de desbetreffende regel klikt.
• TIP                  
  U heeft de mogelijkheid om op jaar, rekening(crediteur) en zoekterm uw inkoopfacturen terug te zoeken.
  De dossierstukken zijn op meerdere plaatsen in het pakket op te vragen. Zo kunt u onder andere gemakkelijk de dossierstukken opvragen in het ‘’Boekingsprogramma’’, ‘’Crediteurinformatie’’ en bij ‘’Betalingen uitschrijven (module Bankieren)’’.

Verwerkte inkoopfacturen aanpassen
Financieel > Crediteuren > Informatie > Crediteurinformatie
Met de applicatie “crediteurinformatie” heeft u inzicht in alle inkoopfacturen die u heeft geboekt. Hier kunt u o.a. facturen terugzoeken om bijvoorbeeld een factuur te voorzien van een opmerking of eventueel te betwisten. U gaat als volgt te werk:

• Selecteer de crediteur.
• Dubbelklik op de crediteur. Alle openstaande inkoopfacturen van de geselecteerde crediteur worden nu weergegeven. De inkoopfacturen met een paperclip icoon bevatten een dossierstuk. Klik op de knop Dossier om het dossier in te zien.
• Dubbelklik hierop om de gemaakte boeking hiervan te zien. Wanneer u in de eerste kolom van de regel klikt, ziet u de boeking die gemaakt is in uw inkoop dagboek. Hier kunt u de gewenste aanpassingen doorvoeren.