Goederen bestellen, ontvangen en de inkoopfacturen verwerken

• U doet de administratie van een handelsbedrijf en u wilt goederen inkopen om deze vervolgens weer te gaan verkopen. Of u koopt grondstoffen in om producten te vervaardigen.
• U bestelt de goederen bij een onderneming, dit is uw crediteur. Voor deze bestelling dient u een inkooporder in te voeren in uw het pakket programma. U verwerkt hierin welke goederen u bij de crediteur bestelt. Deze goederen heeft u vastgelegd in de tabel Artikel. Nodig zijn daarom een opgave van artikelen en van crediteuren. Informatie over deze handelingen kunt u hieronder lezen in het onderdeel Bestellen.
• Nadat u de goederen besteld heeft, worden deze op een bepaald moment bij u afgeleverd. Deze goederenontvangst legt u dan vast in het programma. Ook dient de toename van uw voorraad verwerkt te worden. Deze handelingen worden hieronder beschreven in het onderdeel Goederen Ontvangen.
• Inmiddels heeft u een factuur ontvangen van uw crediteur. Deze factuur moet verwerkt worden in het inkoopprogramma. Het programma maakt dan een openstaande journaalpost voor u aan. Na fiattering kan deze dan betaald worden via uw bank.
• Het programma Inkoop signaleert welke noodzakelijke instellingen nog niet door u zijn ingevoerd. Hoe u kunt werken met instellingen, leest u hieronder in het onderdeel Instellingen.

Instellingen voor Inkoop

• Inkoop voorbereiden op gebruik
  Om met de Inkoop programma's te kunnen werken dienen de volgende gegevens in de administratie ingevoerd te zijn:
  • Basisinrichting administratie
    Menu - Beheer - Instellingen van administratie [nr.]- Basisinrichting
    De basisinrichting moet opgeslagen zijn en in de basisinrichting moet de optie "Maakt u gebruik van een crediteuren administratie" op "Ja" staan.
  • Vaste gegevens voor inkooporders in tabellen vastleggen
    Menu - Financieel - Crediteuren - Tabellen - Crediteur
    Menu - Inkoop - Tabellen
    Voordat u een inkooporder kunt maken, moeten onder meer de leverancier(s) in de tabel Crediteur en de goederen in de tabel Artikel ingevuld zijn. De inkoop programma's maken gebruik van verscheidene tabellen. Van de volgende stamgegevens dient er minimaal één van elk in de administratie aanwezig te zijn:
    Betalingsconditie, Leveringsconditie, Opdrachtwijze, Verzendwijze, Crediteur, Artikelgroep en Artikel.

Bestellen

• Welke onderdelen van het pakket heb ik nodig?
  * De vaste gegevens zoals hierboven beschreven bij Instellingen moeten zijn ingevoerd.
  * Het programma Inkooporders invoeren
  * De bestelopdracht
• De bestelling invoeren
  Menu - Inkoop - Inkooporders invoeren
  De inkooporder(s) ofwel bestellingen voert u vervolgens handmatig in.
  • Inkooporderkop: Bij wie en hoe gaat u bestellen
    In de inkooporderkop selecteert u een crediteur, de juiste opdrachtwijze en verzendwijze en de leveringsconditie. In de tabel Crediteur heeft u een betalingsconditie aan de crediteur gekoppeld. Die betalingsconditie wordt automatisch voorgesteld. In de inkooporder kunt u altijd nog een andere betalingsconditie kiezen, indien dat nodig is.
  • Inkooporderregels: Wat en hoeveel gaat u bestellen
    Als u deze gegevens van de crediteur voor de bestelling ingevuld heeft, dient u deze eerst op te slaan, voordat u inkooporderregels met de artikelen in kunt vullen. Voer vervolgens in welke artikelen u wilt bestellen en hoeveel. Het pakket haalt de informatie over de artikelen uit de tabel Artikelen.
  • Bestelopdracht afdrukken of e-mailen
    U kunt de inkooporder afdrukken of e-mailen naar de betreffende crediteur met de optie Afdrukken of e-mailen (Ctrl+F).
    De aantallen en de prijs zijn belangrijk voor de verdere voortgang. De aantallen gebruiken we zowel bij de verwerking van de factuur als bij de verwerking van de goederenontvangst.
• Wat gebeurt er in mijn administratie?
  De artikelen in de inkooporderregels staan nu "In bestelling" voor de aantallen die u heeft ingevoerd.
  

Goederen ontvangen

• Wanneer ga ik dit onderdeel gebruiken?
  Als de bestelde goederen bij u zijn afgeleverd.
• Welke onderdelen van het pakket heb ik nodig?
  * Het programma Goederenontvangst inboeken
  * De eerder ingevoerde inkooporder(s), zoals beschreven in de stap Bestellen.
• Ontvangen goederen invoeren
  Menu - Inkoop - Goederenontvangst inboeken
  Als er met het pakket bestelde goederen binnen komen, dient de bijhorende afleverbon in het pakket te worden verwerkt.
  • Crediteur selecteren
    Kies eerst de crediteur (leverancier) die de goederen heeft aangeleverd en klik op [Toepassen]. Bij het opzoeken van de crediteur worden alleen crediteuren getoond met openstaande inkooporders.
  • Ontvangstregels invullen
    Automatisch worden alle openstaande inkooporderregels voor deze crediteur getoond.
    • Selecteer vervolgens de regel met de artikelen die u wilt binnen melden.
    • Vul in deze regel het ontvangen aantal in en sla de regel op.
    • Herhaal deze stappen voor alle verschillende artikelen in deze levering.
  • Ontvangen goederen doorboeken
    Na het invoeren van de aantallen, dient de ontvangst doorgeboekt te worden. Gebruik hiervoor de knop [Goederen ontvangst doorboeken]. Hiermee komen de ontvangen goederen op voorraad (op 'technisch' en 'vrij voor verkoop' en niet meer op 'besteld').
• Wat gebeurt er in mijn administratie?
  Goederen worden binnengemeld
  De voorraad wordt opgeboekt
  De kostprijs van de artikelen wordt geboekt.
  De bestelde artikelen zijn nu "op voorraad" en kunnen gebruikt worden in verkooporders.
  

Inkoopfactuur verwerken

• Wanneer ga ik dit onderdeel gebruiken?
  Als de inkoopfactuur van de inkooporder uit stap Bestellen verwerkt moet worden in de administratie.
• Welke onderdelen van het pakket heb ik nodig?
  * De factuur van de leverancier
  * Het programma Inkoopfacturen inboeken
  * De eerder ingevoerde inkooporder(s), zoals beschreven in de stap Bestellen.
  
• Inkoopfactuur verwerken
  Menu - Inkoop - Inkoopfacturen inboeken
  Uw leverancier zal de geleverde goederen aan u factureren. Dit kan gebeuren voor of na de levering. De factuur dient gecontroleerd te worden met de bestelling. Daarna moet de factuur geboekt worden in de administratie.
  • Crediteur selecteren
    Eerst kiest u de leverancier van wie u de factuur heeft ontvangen. In het keuzescherm van de crediteur staat de optie "Alleen crediteuren tonen met inkooporders".
  • Algemene gegevens van de inkoopfactuur overnemen
    Na de keuze van de leverancier dienen de overige gegevens van de factuur ingeven te worden, waaronder ook het totale factuurbedrag inclusief alle BTW. Alle (niet volledig gefactureerde) inkooporderregels van deze leverancier worden getoond. In kolom "Aantal" staan de bestelde aantallen.
  • Gegevens van de inkoopfactuurregels overnemen
    In de kolom "Aantal op factuur" en "Factuurprijs" dienen de gegevens overgenomen te worden van de factuur. De prijs waartegen de bestelling is genoteerd, staat in de kolom "Bedrag", zodat dit gecontroleerd kan worden. Via kolom tonen kan de kolom "Totaal ontvangen" in beeld worden gezet , zodat de gefactureerde aantallen gecontroleerd kunnen worden tegen de bestelde en ontvangen aantallen.
  • Inkoopfactuur doorboeken
    Door het overnemen van de gefactureerde aantallen en de prijs wordt er een bedrag totaal geboekt berekend. Uiteindelijk dient dit bedrag gelijk te zijn aan het factuur bedrag. Als dit het geval is, kunt u de inkoopfactuur doorboeken. Door het doorboeken komen de boekingen in het dagboek Inkoop te staan en wordt er een openstaande post genoteerd bij de crediteur.
  • Inkoopfacturen raadplegen
    Ga naar het Inkoop factuurregister om eerder gemaakte inkoopfacturen te raadplegen.
• Wat gebeurt er in mijn administratie?
  Financiële verwerking van de inkooporder
  Openstaande post waarmee leverancier betaald kan worden