• Module Transitorische posten
  Om journaalposten transitorisch te kunnen verdelen dient de module Transitorische posten onderdeel te zijn van het abonnement van de ingelogde gebruiker.
• Gebruikerstoegang tot Transitorische posten
    Menu - Beheer - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik op (profiel) gebruiker - [Opties] - Boekingsprogramma
  Vink de optie transitorische posten aan om de gebruiker toegang te geven tot het verdelen van transitorische posten.

• Gebruik van transitorische boekingen
  Alle bedrijven ontvangen rekeningen die betrekking hebben op meerdere perioden. Assurantiepremies en de telefoonrekening zijn daarvan voorbeelden, maar ook bijvoorbeeld de houderschapsbelasting voor uw bedrijfswagens moet per kwartaal betaald worden, en lidmaatschappen per jaar. De opbrengsten van een project of de verhuur van een bedrijfspand behoren ook over meerdere perioden te worden verdeeld. Het verdelen van dergelijke posten over het aantal benodigde periodes kan met het pakket Transitorische journaalposten automatisch en razendsnel.
• Voorbeeld van gebruik
  De factuur voor de jaarlijkse betaling van de autoverzekering komt binnen. U gaat deze factuur in één keer betalen, maar in 12 periodes afboeken. Als eerste dient u de factuur op te boeken. Voer als tegenrekening een "transitorische rekening" in. De factuur wordt opgeslagen als openstaande post voor het gehele bedrag. Het programma "Verdelen transitorische boekingen" wordt gestart. U geeft aan van welke grootboekrekening de autoverzekering afgeboekt dient te worden. Het pakket verdeelt het totaalbedrag van de factuur over 12 periodes en maakt 12 journaalposten aan, die automatisch in de juiste periode worden geboekt.
• Transitorische posten controleren
  Start het rapport Controle transitorische boekingen om een overzicht af te drukken van de transitorische poste in de administratie. Het rapport kent een optie om alleen afwijkende (niet op nul lopende) transitorische posten te selecteren.

• Dagboek voor transitorische boekingen
  Een dagboek met soort "transitorische boekingen" moet aangemaakt worden in de tabel Dagboek. Hierin worden de automatisch gegenereerde transitorische boekingen geplaatst. U kunt ook meerdere dagboeken van de soort "transitorische boekingen" aanmaken. De gebruiker wordt dan bij het verdelen van een transitorische hoofdboeking gevraagd in welk dagboek de transitorische boekingen geplaatst moeten worden. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld transitorische boekingen voor verzekeringen en Nutsbedrijven gescheiden wilt houden.
  Let op: ga niet handmatig boeken in een dagboek voor transitorische posten.
• Grootboekrekening voor transitorische boekingen
  Een grootboekrekening met de optie "Transitorische rekening" aangevinkt is benodigd voor het werken met transitorische boekingen. In de tabel Grootboek kunt u een nieuwe grootboekrekening met deze optie aanmaken. De APBL code van de grootboekrekening dient Passiva te zijn.
• Boekingsprogramma
  Om van een boeking transitorische boekingen te kunnen maken met het programma "Verdelen transitorische boekingen", dient u in het Boekingsprogramma een boeking in te voeren met als tegenrekening een grootboekrekening voor transitorische boekingen. Het pakket zal dan bij het opslaan van de boeking vragen of het programma "Verdelen transitorische boekingen" gestart moet worden.
• Hoe worden transitorische posten bij elkaar gehouden?
  Transitorische boekingen krijgen op de achtergrond automatisch een markering mee. Het pakket kan daarmee altijd de regels van een transitorische post bij elkaar houden.
• Uniek boekstuk per transitorische hoofdboeking verdient voorkeur
  Het boekstuk van de transitorische hoofdboeking wordt doorgegeven aan de onderliggende transitorische boekingen. Tip: Activeer de optie "Automatisch opnummeren van boekstuk" van het dagboek waarin de transitorische hoofdboekingen ingevoerd worden.

• Boeking
  In dit schermdeel worden de belangrijkste velden van de hoofdboeking, die verdeeld moet worden over een aantal transitorische boekingen, getoond.
  • [Terug naar Boekingsprogramma]
    Druk op deze kop om het scherm Verdelen transitorische boekingen te sluiten en terug te gaan naar het Boekingsprogramma.
  • [Wijzig hoofdboeking]
    Druk op deze knop om het boekingsprogramma te starten op de regel van de getoonde boeking. U kunt deze boeking dan direct wijzigen en weer terugkeren naar "Verdelen transitorische boekingen".

Verdelen van de transitorische hoofdboeking

• Transitorische boeking
  Dit schermdeel wordt alleen getoond als de transitorische hoofdboeking nog niet verdeeld is
  In dit schermdeel stelt u in hoe de hoofdboeking verdeeld gaat worden over de aan te maken transitorische boekingen.
  • Dagboek
    Het dagboek voor transitorische boekingen wordt hier weergegeven.
    Als u meerdere dagboeken voor transitorische boekingen heeft, dan kunt u hier het dagboek selecteren waarin de transitorische boekingen van deze hoofdboeking geplaatst moeten worden. Toets [F4] voor een overzicht van dagboeken. Alleen dagboeken met de soort "transitorische boekingen" worden getoond in het keuzevenster.
  • Grootboek
    Kies de grootboekrekening waarop de transitorische boekingen geboekt moeten worden. Toets [F4] voor een overzicht van grootboekrekeningen.
  • Kostenplaats / kostendrager
    Als in de transitorische boekingen een bepaalde kostenplaats / kostendrager moet worden ingevoerd dan kunt u die hier invullen.
  • Van periode/jaar tot en met periode/jaar
    Standaard stelt het pakket hier het aantal periodes voor, dat in uw administratie een boekjaar omspant. Het aantal periodes van uw administratie is ingesteld in de Basis Financieel.
    Als u bijvoorbeeld een factuur ontvangen heeft, die vanaf vandaag over tien perioden moet worden geboekt, dan kunt u de waardes in de periode- en/of jaarvelden dienovereenkomstig wijzigen.
  • [Maak boekingen]
    Druk op deze knop of toets [Ctrl+B] om de transitorische boekingen volgens uw instellingen hierboven aan te maken.
    • Verdeling en restbedrag
      Daarbij wordt het bedrag van de hoofdboeking verdeeld over het aantal periodes. Als er een restbedrag overblijft, dan zal dat aan de laatste post worden toegekend.  Bijvoorbeeld: 100,00 / 12 periodes = [11 x 8,33] + [1 x 8,37].
    • Aanpassen van transitorische boekingen
      De transitorische verdeling boekingen kunnen alleen aangepast worden in dit scherm.
    • Opmerking en taal
      De opmerking van de journaalpost wordt automatisch gevuld met gegevens over de hoofdboeking. In de opmerking staat waar de hoofdboeking zich bevindt en hoe het bedrag van de hoofdboeking verdeeld. Afhankelijk van de taalinstelling van het pakket wordt de opmerking automatisch in het Nederlands of in het Engels ingevuld.

raadplegen en wijzigen van de transitorische verdeling boekingen

• Meldingen
  Na het aanmaken van de transitorische boekingen wordt dit schermdeel getoond. Eventuele meldingen over het niet kunnen aanmaken van boekingen worden hier getoond.
  • Melding: Actieve periode ingesteld
    De transitorische boekingen kunnen niet worden aangemaakt als in uw administratie gewerkt wordt met "actieve perioden", waarbuiten niet geboekt mag worden. Schakel de actieve periode uit, of maak de actieve periode groot genoeg om de transitorische posten te kunnen boeken.

• Transitorische verdeling boekingen
  Dit schermdeel wordt alleen getoond als de transitorische hoofdboeking al verdeeld is
  In dit schermdeel worden de aangemaakte transitorische verdeling boekingen getoond. U kunt de boekingen hier raadplegen, bewerken of verwijderen.
  • Dagboek, Boekstuk en Bedrag boeking
    Deze gegevens worden getoond, zodat u snel kunt zien in welk dagboek de journaalposten zijn opgeslagen en welk bedrag er verdeeld is. Als door wijzigingen van de hoofdboeking of de transitorische boekingen het totaalbedrag van de hoofdboeking afwijkt van het totaal van de losse boekingen, dan wordt het verschil in rood getoond.

    Hoe kan een verschil ontstaan in de verdeling van een transitorische post?

    1. Een wijziging in de transitorische hoofdboeking.
       De verdeling is gebaseerd op de originele transitorische hoofdboeking en verandert niet automatisch mee met een dergelijke wijziging.
       Hoe kan dit verschil opgeheven worden?
       Met de knop [Opnieuw verdelen] kunnen de transitorische boekingen in deze verdeling verwijderd worden en opnieuw verdeeld worden.
       Let op: dit mag alleen als er nog geen jaarrapport is opgemaakt van een jaar waarbinnen de hoofdboeking of de transitorische boekingen vallen.
    2. Na het verwijderen van een deel van de transitorische boekingen van een verdeling.
       Een deel van de transitorische boekingen moet worden verwijderd, als voor dat deel een creditnota ontvangen wordt. Bijvoorbeeld bij de verkoop van een auto, waarvoor de verzekering een jaar vooruit is betaald.
       Voorbeeld: Als de verzekeringspremie voor een auto in één keer betaald is, maar als transitorische post over het komende jaar verdeeld is, dan moeten de transitorische posten voor de periodes waarin de auto niet meer in het bezit is verwijderd worden. Het verschil dat ontstaat wordt gladgeboekt met de creditnota van de verzekeringsmaatschappij.
  • Opmerking
    Bij het verdelen zullen Jaar/Pn/Dagboek/Regelnummer van de "hoofdboeking" automatisch in de opmerking van de transitorische boeking worden geplaatst.
  • Overzicht van transitorische boekingen
    De aangemaakte transitorische boekingen worden hier, op volgorde van periode, getoond.
    • Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen wijzigen
      Klik op het icoon om de regel in het Boekingsprogramma te tonen.
    • Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen verwijderen
      Zet een vinkje voor regels die u wilt verwijderen. Klik daarna op de knop [Verwijder selectie].
      Zet een vinkje in de kolomkop om alle regels tegelijk te selecteren.
  • [Opnieuw verdelen]
    Druk op de knop [Opnieuw verdelen] om de huidige transitorische verdeling boekingen te verwijderen en opnieuw aan te maken. Gebruik deze optie als het bedrag van de transitorische hoofdboeking is aangepast.
  • [Verwijder selectie]
    Deze optie is alleen zichtbaar als u gebruikersrechten heeft om boekingen te mogen verwijderen
    Druk op deze knop om alle gemarkeerde transitorische boekingen te verwijderen. Voordat de boekingen definitief verwijderd worden krijgt u een waarschuwing te zien waarmee u het verwijderen nog kunt annuleren.
    Let op: Verwijderde posten kunnen niet teruggezet worden.
  • [Wijzigingen opslaan]
    Druk op de knop [Wijzigingen opslaan] om de in dit scherm aangebrachte wijzigingen op te slaan in de transitorische verdeling boekingen.
  • [Hoofdboeking verwijderen]
    Druk op de knop [Hoofdboeking verwijderen] om de transitorische hoofdboeking te verwideren. Alle transitorische verdeling boekingen worden ook verwijderd.