• Achtergrond informatie over Fiatteren inkoopboekingen
  Het voordeel van Fiatteren inkoopboekingen is dat de boekingen al in de administratie zitten terwijl ze nog gefiatteerd moeten worden, dus je kunt van de inkoopfacturen al financiële overzichten/rapporten draaien. Ten tweede kun je op factuurregel nivo (inkoopboekingsregel) een andere fiatteur koppelen, door een andere kostenplaats te kiezen in de splitsregel. Met Factuur2KING 3.0 Fiatteren kan dit niet niet en bij Fiatteren betalingen kun je geen aparte fiatteur koppelen per boekingsregel. Het Fiatteren Inkoopboekingen dashboard geeft direct inzicht in welke regels nog door wie in welke administratie gefiatteerd moeten worden.

• Module Bankieren
  Het programma Fiatteren inkoopboekingen behoort tot de module Bankieren. U dient de module Bankieren in uw abonnement te hebben om gebruik te kunnen maken van Fiatteren inkoopboekingen.
• Toegang tot Fiatteren inkoopboekingen
    Menu - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - kies gebruiker - [Gebruikerdetails] - [Menurechten] - [Programma's] - Bankieren
  • Vink de optie "Fiatteren inkoopboekingen" aan om de gebruiker toegang te geven tot het programma Fiatteren inkoopboekingen.
  • Vink de optie "Fiatteren inkoopboekingen dashboard" aan om de gebruiker toegang te geven tot het programma Fiatteren inkoopboekingen dashboard.
• Toegang tot tonen van te fiatteren inkoopboekingen van alle medewerkers
    Menu - Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - kies gebruiker - [Gebruikerdetails] - [Menurechten] - Opties] - Bankieren - Fiatteren inkoopboekingen
  • Vink de optie "Tonen te fiatteren inkoopboekingen alle medewerkers toestaan" aan om in de programma's van Fiatteren inkoopboekingen de te fiatteren inkoopboekingen van alle medewerkers te kunnen zien.

• Fiatteren inkoopboekingen activeren
    Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - Basis financieel - onderdeel Fiatteren inkoopboekingen
  • Vink de optie "Fiatteren inkoopboekingen gebruiken" aan om gebruik te maken van Fiatteren inkoopboekingen in de administratie. Iedere inkoopboekingsregel die NA het activeren van deze optie wordt ingevoerd zal moeten worden gefiatteerd in het programma Inkoopboekingen fiatteren.
  • Vink de optie "Fiatteren inkoopboekingen alleen voor mutaties in inkoop dagboeken" aan om alleen boekingen ingevoerd in dagboeken met [Soort =Iinkoop] te kunnen fiatteren.
• Medewerkers instellen voor Fiatteren inkoopboekingen
    Menu - Financieel - Crediteuren - Tabellen - Medewerker - Medewerker - onderdeel Fiatteren inkoopboekingen
  Stel de medewerkers in die inkoopboekingen gaan fiatteren.
• Kostenplaatsen instellen voor Fiatteren inkoopboekingen
    Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - Kostenplaats - onderdeel Fiatteren inkoopboekingen
  In een kostenplaats kan worden ingevuld welke medewerkers boekingsregels met deze kostenplaats kunnen fiatteren. Stel de kostenplaatsen in die in te fiatteren inkoopboekingen moeten zijn ingevuld.

Verschillende gebruikersrollen

• Gebruikers instellen voor Fiatteren inkoopboekingen
• Gebruikers dienen altijd toegang te hebben tot het programma Fiatteren Inkoopboekingen. Toegang tot het programma "Fiatteren inkoopboekingen dashboard" is optioneel.
• 1) Een gebruiker die alleen toegewezen inkoopboekingen moet fiatteren
  • Gebruiker dient als medewerker in de tabel Medewerker vastgelegd te zijn
  • In de tabel Medewerker dient de optie "Mag inkooporders en/of inkoopboekingen fiatteren:" aangevinkt te zijn.
  • In de tabel Kostenplaats dient de medewerker ingevuld te zijn in het veld "1e of 2e fiatteur inkoopboekingen"
    • > Als er een inkoopboeking gemaakt wordt, waarin een kostenplaats staat, waarin de medewerker als 1e of 2e fiatteur is ingesteld, komt de boekingsregel beschikbaar om te fiatteren voor deze gebruiker/medewerker in het programma Fiatteren inkoopboekingen.
    • > De 2e fiatteur krijgt de regel pas te zien als de 1e fiatteur de regel goedgekeurd heeft.
• 2) Een gebruiker die inkoopboekingen boven een bepaald bedrag moet fiatteren
  • Gebruiker dient als medewerker in de tabel Medewerker vastgelegd te zijn
  • In de tabel Medewerker dient de optie "Mag inkooporders en/of inkoopboekingen fiatteren:" aangevinkt te zijn.
  • In de tabel Medewerker dient in het veld "Alle inkoopboekingen fiatteren vanaf:" een bedrag ingevuld te zijn.
  • Deze medewerker dient alle inkoopboekingen met een bedrag hoger dan het vastgelegde bedrag te fiatteren, nadat de regels door de bij de kostenplaats ingestelde fiatteurs zijn gefiatteerd.
  • Dit kan er voor zorgen dat een gedeelte van de inkoopboekingen 3x gefiatteerd moeten worden, door de 1e fiatteur, door de 2e fiatteur en door de fiatteur voor "bedragen hoger dan..."
• 3) Een gebruiker die ALLE inkoopboekingen van ALLE medewerkers altijd mag zien en fiatteren
  • De gebruiker heeft in Gebruikersbeheer - Details - Menurechten - Opties het gebruikersrecht "Tonen alle te fiatteren inkoopfactuurboekingen alle medewerkers toestaan".
  • Deze gebruiker heeft in de programma's Fiatteren inkoopboekingen en Fiatteren inkoopboekingen dashboard de keuze om de regels van Alle medewerkers te tonen.
  • Deze gebruiker kan, als de ingestelde fiatteur(s) verhinderd is (zijn), de fiattering van ALLE regels en ALLE medewerkers fiatteren.

Selecteer welke regels getoond worden

• Boeking is goedgekeurd
  Vink deze optie aan om inkoopboekingen die al gefiatteerd zijn weer te geven.
  Vink deze optie uit om inkoopboekingen die al gefiatteerd zijn niet weer te geven.
• Gefiatteerd voor betaling
  Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Boeking is goedgekeurd is aangevinkt
  Deze optie is alleen beschikbaar als in de administratie gebruik wordet gemaakt van Fiatteren betalingen
  Vink deze optie aan om boekingen, die onderdeel van een voor betaling gefiatteerde factuur zijn, weer te geven.
  Vink deze optie uit om boekingen, die gefiatteerd zijn voor betaling, niet weer te geven.
• Geselecteerd voor betaling
  Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Boeking is goedgekeurd is aangevinkt
  Vink deze optie aan om boekingen, die onderdeel zijn van een voor betaling geselecteerde factuur, weer te geven.
  Vink deze optie uit om boekingen die geselecteerd zijn voor betaling niet weer te geven.
• Boeking is afgekeurd
  Vink deze optie aan om boekingen die afgekeurd zijn voor fiattering weer te geven.
  Vink deze optie uit om boekingen die afgekeurd zijn voor fiattering niet weer te geven
• Aantal afgekeurd
  Als er inkoopboekingen zijn afgekeurd voor fiattering, dan wordt het aantal afgekeurde regels hier weergegeven. Vink de optie "Boeking is afgekeurd" aan om de afgekeurde regels te tonen.
• Factuur weergave
  Deze optie is alleen beschikbaar als er aan de geselecteerde inkoopboeking een document gekoppeld is
  Dit schermonderdeel kan groter/kleiner gemaakt worden door op de randen te klikken en slepen
  Klik op "Factuur weergave" om de PDF of afbeelding van de factuur te tonen.

Overzicht van inkoopboekingen

• Knop [Goedkeuren]
  Klik op de knop [Goedkeuren] om de geselecteerde inkoopboekingen te fiatteren.
• Knop [Afkeuren]
  Klik op de knop [Afkeuren] om de geselecteerde inkoopboekingen af te keuren voor fiattering.
• Overzicht van te fiatteren boekingen
  Hier worden de te fiatteren, reeds gefiatteerde en voor fiatteren afgekeurde inkoopboekingsregels weergegeven.
  • 
    Selecteer het vinkje boven de regels om alle inkoopboekingen te selecteren.
    Zet een vinkje voor een regel om die regel te selecteren
  • Knop [Boekingsregel]
    Klik op de knop [Boekingsregel] om de inkoopboeking te tonen in het Boekingsprogramma.
    In het Boekingsprogramma wordt dan een knop [Terug naar Fiatteren inkoopboekingen] getoond om na raadplegen of aanpassen van de inkoopboeking direct weer terug te keren naar dit scherm.
    
    De kleur van de knop geeft de status aan van de regel:
    • Grijs
      Deze regel kan gefiatteerd worden.
    • Groen
      Deze regel is gefiatteerd in Fiatteren inkoopboekingen.
    • Rood
      Deze regel is afgekeurd voor fiattering. De regel kan na controle opnieuw gefiatteerd worden om betaling van de factuur mogelijk te maken.
    • Geel
      Deze regel is gefiatteerd in Fiatteren betalingen.
    • Blauw
      Deze regel is gefiatteerd en de factuur (openstaande post) waar deze regel toe behoort is geselecteerd voor betaling in het programma Betalingen uitschrijven
  • Velden van de inkoopboekingen
    De velden Dagboek, Jaar , Periode, Regel, Grootboek, Crediteur, Factuur, Bedrag excl. BTW, BTW bedrag, BTW (code), Datum, Omschrijving en Tegenrekening zijn standaard velden van de boekingsregel. Ze kunnen gebruikt worden om de boeking te identificeren.
  • Kolom Medewerker
    In de kolom Medewerker wordt weergegeven welke medewerker de inkoopboeking kan fiatteren.
  • Bladeren
    Gebruik de pijltjes om door de pagina's met boekingsregels te bladeren.
    Klik op een paginanummer om direct naar die pagina met boekingsregels te gaan.
  • [Crediteur]
    Klik op de knop [Crediteur] om de crediteur van de geselecteerde inkoopboeking in de tabel Crediteur te raadplegen of aan te passen.
  • [Dossier]
    Deze knop is alleen beschikbaar als de module Digitaal dossier onderdeel is van uw abonnement
    Met deze knop wordt het digitaal dossier van de geselecteerde inkoopboeking getoond.
    Gebruik deze optie om de digitaal vastgelegde inkoopfactuur te raadplegen of om een document toe te voegen aan de inkoopboeking.

  Informatie over de geselecteerde regel

  • Crediteur
    Klik op het driehoekje om dit schermonderdeel in te klappen en weer uit te klappen
    Van de crediteur uit de geselecteerde regel worden hier het crediteur nummer, NAW gegevens, telefoonnummer en e-mailadres worden hier weergegeven.
  • Factuur
    Klik op het driehoekje om dit schermonderdeel in te klappen en weer uit te klappen
    Van de factuur uit de geselecteerde regel worden hier het nummer, bedrag - betaald - saldo, de factuurdatum en de vervaldatum weergegeven. Het veld Gefiatteerd geeft aan of deze inkoopfactuur ook is gefiatteerd in het programma Fiatteren betalingen.
  • Informatie
    Klik op het driehoekje om dit schermonderdeel in te klappen en weer uit te klappen
    • Opmerking boeking
      De opmerking van de boeking is de opmerking die in het boekingsprogramma onder de regels aan de boeking kan worden toegevoegd.
    • Opmerking factuur
      De opmerking bij de factuur kan in verschillende schermen van het pakket aan de factuur worden toegevoegd. Hier kan de opmerking alleen geraadpleegd worden.
      NB Een factuur kan uit meerdere boekingsregels bestaan.

• Twee fiatteurs opgegeven bij een kostenplaats
  Als er bij een kostenplaats twee fiatteurs zijn opgegeven, dan moet de inkoopboeking waarbij de kostenplaats is opgegeven door allebei de medewerkers worden gefiatteerd.
• Fiatteren vanaf een bepaald bedrag (eindfiatteur)
  Bij een medewerker kan worden opgegeven vanaf welk bedrag er gefiatteerd dient te worden via de optie 'Alle inkoopboekingen fiatteren vanaf'. Als bij deze optie een bedrag is ingevuld, en het bedrag van de boekingsregel is groter dan dit 'vanaf' bedrag, dan moet deze medewerker de inkoopboeking fiatteren, ongeacht of deze medewerker gekoppeld is aan de opgegeven kostenplaats. Dit is voornamelijk bedoeld voor bijvoorbeeld de directie van een bedrijf (de eindfiatteur).
• Overview fiattering door meerdere medewerkers
  Een inkoopboeking kan dus door maximaal drie medewerkers worden gefiatteerd
  • 1e fiatteur van de opgegeven kostenplaats
  • 2e fiatteur van de opgegeven kostenplaats
  • 1e medewerker waarbij de optie 'Alle inkoopboekingenfiatteren vanaf' groter is dan het boekbedrag