• Toegangsrechten instellen voor de onderdelen van het Digitaal dossier.

• Met de instellingen in dit scherm legt u uw voorkeuren vast voor de verwerking van documenten.
• Deze voorkeuren worden gebruikt als u scans en/of uploads gaat voorzien van de bijbehorende financiële gegevens.
• U hoeft deze gegevens dan niet opnieuw in te voeren.
• NB U kunt hier geen BTW Inclusief codes opgeven. het pakket berekent BTW op de achtergrond alleen met EXCL BTW codes, ook als u bij [Instellingen - Verwerken] heeft gekozen voor "Inkoopfacturenboeken: Inclusief.
• BTW-codes in de administratie
  Het invoeren van nieuwe BTW-codes en het gebruik ervan in de administratie.
  • In het stappenplan een overzicht van alle mogelijke combinaties van BTW-code instellingen en formuliergroepen.
    BTW-codes stap-voor-stap

Financieel

• Algemeen
  • Rekening kredietbeperking
    Geef hier de rekening Kredietbeperking op die gebruikt moet worden als de boekingsregel, waaraan een document gekoppeld wordt,  geboekt wordt. Toets [F4] voor een keuzevenster met hier in te vullen grootboekrekeningen.
  • Splitsrekening facturen
    Geef hier de splitsrekening op die gebruikt moet worden als de boekingsregel van een gescand document wordt geboekt . Toets [F4] voor een keuzevenster met hier in te vullen grootboekrekeningen.
  • Waarschuwen bij factuurbedrag boven
    Deze optie is van toepassing indien het fiatteren van Factuur2KING 3.0 facturen is geactiveerd
    Geef hier het maximale bedrag voor inkoopfacturen op.
    Facturen met een bedrag hoger dan het hier opgegeven bedrag dient u te fiatteren. De facturen worden op het tabblad Fiatteren van Factuur2KING 3.0 inlezen geplaatst. Facturen met een lager bedrag worden direct op het tabblad Verwerken geplaatst.
  • Waarschuwen bij factuur ouder dan (dagen)
    Deze optie is van toepassing indien het fiatteren van Factuur2KING 3.0 facturen is geactiveerd
    Geef hier het maximaal aantal dagen dat inkoopfacturen oud mogen zijn. Deze optie rekent met de huidige datum en de factuurdatum.
    Facturen ouder dan het hier opgegeven aantal dagen dient u te fiatteren. De facturen worden op het tabblad Fiatteren van Factuur2KING 3.0 inlezen geplaatst. Facturen jonger dan het hier opgegeven aantal dagen worden direct op het tabblad Verwerken geplaatst.
  • Creditnota's deels herkennen
    Deze optie is van toepassing indien het fiatteren van Factuur2KING 3.0 facturen is geactiveerd
    Vink deze optie aan om inkoop credit facturen automatisch op het tabblad Fiatteren van Factuur2KING 3.0 inlezen te tonen.
    Vink deze optie uit om inkoop credit facturen direct op het tabblad Verwerken te tonen.
  • Max. afwijking (%) van gemiddeld factuurbedrag
    Deze optie is van toepassing indien het fiatteren van Factuur2KING 3.0 facturen is geactiveerd
    Geef hier het percentage op waarmee het bedrag van de inkoopfactuur mag afwijken van het gemiddelde factuurbedrag.
    Facturen die meer afwijken van het gemiddelde factuurbedrag dan het opgegeven percentage dient u te fiatteren. De facturen worden op het tabblad Fiatteren van Factuur2KING 3.0 inlezen geplaatst. Facturen die niet afwijken worden direct op het tabblad Verwerken geplaatst.
• Inkoop
  • Rekening korting
    Geef hier de rekening voor het boeken van korting op inkoopfacturen op, die gebruikt moet worden als de inkoopfactuur, waaraan een scan gekoppeld wordt,  geboekt wordt. Toets [F4] voor een keuzevenster met hier in te vullen grootboekrekeningen.
  • Dagboek inkoop
    Geef hier het dagboek Inkoop op waarin de inkoopfacturen met gekoppelde scan geboekt moeten worden. Toets [F4] voor een keuzevenster met hier in te vullen dagboeken.
  • BTW-codes inkoop
    BTW inkoop geen, laag, hoog, verlegd, Binnen EU, Buiten EU
    Geef hier alle BTW-codes op voor de verschillende manieren waarop de BTW van een inkoopboeking geboekt kan worden. Meestal wordt er één gebruikt als de inkoopfactuur, waaraan een document gekoppeld is, geboekt wordt. In sommige gevallen staan er regels met verschillende soorten BTW op de factuur. Welke BTW code gebruikt wordt, is ook afhankelijk van de BTW-instelling van de crediteur van de inkoopfactuur.
    • Als er een BTW-code ontbreekt, dan dient u deze eerst aan te maken in de tabel BTW
      
• Verkoop
  • Dagboek Verkoop
    Geef hier het dagboek Verkoop op waarin de inkoopfacturen met gekoppelde scan geboekt moeten worden. Toets [F4] voor een keuzevenster met hier in te vullen dagboeken.
  • BTW-codes verkoop
    Geef hier de BTW-codes op, waarvan er één wordt gebruikt als de verkoopfactuur, waaraan een document gekoppeld is, geboekt wordt. Welke BTW code gebruikt wordt, is afhankelijk van de instellingen van de debiteur van de verkoopfactuur.
    • Als er een BTW-code ontbreekt, dan dient u deze eerst aan te maken in de tabel BTW
    • NB U kunt hier geen BTW Inclusief codes opgeven. het pakket berekent BTW op de achtergrond alleen met EXCL BTW codesf.

---

• [Opslaan]
  Druk op de knop [Opslaan], of toets [Ctrl+S] om gewijzigde instellingen op te slaan in de administratie.
• [Sluiten]
  Druk op de knop [Sluiten], of toets [Esc] om dit scherm te sluiten. Eventuele wijzigingen worden niet opgeslagen.

VERWERKEN

• Stuur e-mail na het scannen of uploaden
  Kies "Ja" om na het scannen/uploaden van documenten automatisch een e-mail bericht aan uw relatiebeheerder te sturen.
  Kies "Nee" om geen e-mailbericht te versturen na het scannen.
  
  1) In Gebruikersbeheer dient bij Eigenschappen de Relatiebeheerder van de klant ingevuld te zijn
  2) De Relatiebeheerder dient een geldig e-mailadres te hebben
  3) In de administratie van de klant: In het scherm [ het pakket - menu - Financieel - Digitaal dossier - Instellingen - Verwerken ] moet de optie "Stuur e-mail na het scannen of uploaden" op Ja gezet worden
  
• Toon factuurinformatie na boeken
  Kies "Ja" om na het verwerken van het dossierstuk een melding te tonen met daarin het boekstuknummer, het kenmerk en de omschrijving van de boekingsregel. Deze gegevens kunt u overnemen op de fysieke factuur voordat u deze archiveert.
  Kies "Nee" om geen factuurinformatie te tonen na het verwerken van een dossierstuk.
• Print etiket met factuurinformatie na boeken
  Kies "Ja" om na het verwerken van het dossierstuk een etiket te tonen met daarin het boekstuknummer, het kenmerk en de omschrijving van de boekingsregel. Dit etiket kunt u afdrukken op een Label Printer, waarna u het etiket op de fysieke factuur kunt plakken voordat u deze archiveert.
  Kies "Nee" om geen factuurinformatie etiket te tonen na het verwerken van een dossierstuk.
• Inkoopfacturen boeken: Inclusief of exclusief
  Bij het boeken van inkoopfacturen is het mogelijk om op twee manieren te boeken: Inclusief BTW of Exclusief BTW.
  Bij inclusief BTW boeken geeft u het totaal factuurbedrag inclusief BTW en de verschillende BTW bedragen op. Op basis van deze BTW bedragen en de BTW percentages worden dan de goederenbedragen berekend.
  Bij exclusief BTW boeken geeft u per BTW soort (Hoog, Laag of Geen) het goederen bedrag en BTW bedrag op. Samen met de eventuele korting, kredietbeperking, vracht- en/of orderkosten wordt dan de inkoopfactuur geboekt."
  • Meer informatie over BTW bij Inkoopfactuur
    het pakket berekent BTW op de achtergrond alleen met EXCL BTW codes, ook als u in dit veld heeft gekozen voor "Inkoopfacturen boeken: Inclusief".
• Kortingen en kosten
  U kunt hieronder aangeven of u gebruik maakt van kortingen en kosten als orderkosten en vrachtkosten. De velden die u uitschakelt zijn niet beschikbaar in het programma Dossierstukken verwerken .
  • Leveringsconditie
    Kies "Ja" om de leveringsconditie in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen leveringsconditie in te kunnen stellen.
  • Betalingsconditie
    Kies "Ja" om de betalingsconditie in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen betalingsconditie in te kunnen stellen.
  • Korting
    Kies "Ja" om de korting in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen korting in te kunnen stellen.
  • Orderkosten
    Kies "Ja" om de orderkosten in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen orderkosten in te kunnen stellen.
  • Vrachtkosten
    Kies "Ja" om de vrachtkosten in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen vrachtkosten in te kunnen stellen.
  • Kredietbeperking
    Kies "Ja" om de kredietbeperking in te kunnen stellen bij de verkoop- of inkoopfactuur van een digitaal dossierstuk.
    Kies "Nee" om geen kredietbeperking in te kunnen stellen.
• Fiattering van inkoopfacturen
  Kies "Ja" om de fiattering van inkoopfacturen in te schakelen. Digitale inkoopfacturen kunnen worden verwerkt tot journaalpost, ongeacht of ze zijn gefiatteerd, maar de facturen blijven in de lijst van niet gefiatteerde inkoopfacturen staan tot ze geaccordeerd worden.
  Kies "Nee" om de fiattering van inkoopfacturen uit te schakelen.
• Nieuw gebruikte grootboekrekening aan voorkeurslijst crediteur toevoegen
  Kies "Ja" om de bij een inkoopfactuur gekozen grootboekrekening toe te voegen aan de voorkeurslijst van grootboekrekeningen van de crediteur.
  Kies "Nee" om geen grootboekrekening toe te voegen.
• Nieuw gebruikte grootboekrekening aan voorkeurslijst crediteur toevoegen
  Kies "Ja" om de bij een verkoopfactuur gekozen grootboekrekening toe te voegen aan de voorkeurslijst van grootboekrekeningen van de debiteur.
  Kies "Nee" om geen grootboekrekening toe te voegen.

E-mail instellingen

• E-mailinstellingen voor Digitaal dossier
  De instellingen die bepalen hoe de e-mail van een document uit het Digitaal Dossier wordt samengesteld.