• Stappenplan Inkooporder - Goederenontvangst - Inkoopfactuur

• In dit scherm worden aangeleverde goederen binnen gemeld.
• Extra ontvangsten, die niet waren besteld, kunnen alsnog ingeboekt worden. U gebruikt daarbij een bestaand inkoopordernummer.
• Als bij het afsluiten van dit programma een goederenontvangst niet (volledig) is afgerond, dan start het programma de volgende keer automatisch met de betreffende goederenontvangst. Wijzig de crediteur om een andere goederenontvangst in te boeken. iMUIS toont een melding bij afsluiten, zodat u alsnog de mogelijkheid heeft om de actuele ontvangst door te boeken.

Algemene werkwijze

• Kies eerst de crediteur (leverancier) die de goederen heeft aangeleverd en klik op [Toepassen].
• Automatisch worden alle openstaande inkooporderregels voor deze crediteur getoond in het overzicht van goederenontvangstregels.
• Selecteer vervolgens de regel met de artikelen die u wilt binnen melden.
• Vul in deze regel het ontvangen aantal in en sla de regel op.
• Herhaal deze stappen voor alle verschillende artikelen in deze levering.
• Toets dan [F9] om de goederenontvangst(en) te verwerken in de voorraadadministratie.
  Klik hier voor meer informatie over de kostprijs journaalpost(en), die automatisch gegenereerd worden als de goederenontvangsten worden doorgeboekt.

Waarom worden bepaalde inkooporders niet getoond in Goederenontvangsten inboeken?

• De goederen zijn al eerder of door een andere gebruiker als ontvangen geboekt.
• Als het aantal van de inkooporder 0,00 is dan wordt deze niet getoond in Goederenontvangsten inboeken. Wijzig eventueel het aantal in het programma Inkooporders invoeren.

• Crediteur
  Toets [F4] in dit veld voor een overzicht van crediteuren. In het keuzevenster Crediteuren kunt u kiezen om alle crediteuren te tonen of alleen de crediteuren met openstaande inkooporders. Selecteer de crediteur (leverancier) in het keuzevenster en toets [Enter].
• Crediteur NAW gegevens
  De NAW gegevens van de crediteur worden hier ter referentie getoond. Mocht u een vraag hebben over de ontvangen goederen, dan kunt u direct contact opnemen met de leverancier.
• Goederenontvangst
  Dit veld is ter informatie en kan niet gewijzigd worden
  het pakket kent iedere goederenontvangst automatisch een nummer toe. Het pakket gebruikt daarvoor het "laatst gebruikte goederenontvangstnummer" en telt daar 1 bij op. Het laatst gebruikte goederenontvangstnummer wordt bijgehouden in de tabel Basisgegevens artikelen en kan daar, bijvoorbeeld bij het begin van een nieuw jaar, aangepast worden.
• Boekstuk
  Vul desgewenst een boekstuknummer in dat bij doorboeken van de goederenontvangst moet worden meegegeven.
• Ontvangstdatum
  iMUIS stelt automatisch de huidige datum voor. U kunt deze datum wijzigen, bijvoorbeeld als u nog ontvangsten van de vorige dag binnen moet melden.
• Periode / Jaar
  Vul hier de periode/jaar in waarin de voorraadmutaties geboekt moeten worden als u de goederenontvangst doorboekt. Het pakket stelt automatisch de huidige periode/jaar voor, maar u kunt deze waarde wijzigen.
• Opmerking
  Ruimte voor een uitgebreide opmerking bij deze goederenontvangst.

Knoppenbalk Goederenontvangsten inboeken

• [Aantal wordt aantal ontvangen bij hele order]
  Druk op de knop [Aantal wordt aantal ontvangen bij hele order] om alle regels in één actie te ontvangen.
  De kolom Aantal ontvangen wordt gevuld met het aantal van de inkooporder.
• [Goederenontvangst doorboeken]
  Druk op de knop [Goederenontvangst doorboeken] om de regels die op ontvangen zijn gezet door te boeken naar de voorraad administratie.
• [Naar inkooporders invoeren]
  Druk op de knop [Naar inkooporders invoeren] om de inkooporder, die nu ontvangen wordt, direct door te starten naar het programma Inkooporders invoeren. Gebruik deze optie als u op het moment van ontvangen de inkoopporder wilt wijzigen.
• [Dossier]
  Als u gebruik maakt van het digitaal dossier, dan kunt u met de knop [Dossier] een document raadplegen van of toevoegen aan de inkooporder

Goederenontvangst regels

• Voer een zoekterm in:
  Als u een bepaalde regel zoekt in de inkooporder, die ontvangen wordt, dan kunt u hier een zoekterm invullen. De regel die als eerste aan uw zoekterm voldoet zal geselecteerd worden.
• Alleen nog te ontvangen inkooporder regels
  Kies deze optie om alleen de nog te ontvangen regels te tonen. Al ontvangen regels van deze crediteur worden dan verborgen.
• Alle regels
  Kies Alle regels om een overzicht te tonen van alle regels van deze crediteur, ontvangen en nog niet ontvangen.

Alles openen Alles sluiten

Artikel

Het nummer van het met deze inkooporderregel bestelde artikel wordt in deze kolom getoond.

Artikel Zoeksleutel

De zoeksleutel van het met deze inkooporderregel bestelde artikel wordt in dit veld getoond. 

Artikelgroep

Dit is de artikelgroep die aan het ontvangen artikel gekoppeld is.
In een artikelgroep staan de grootboekrekeningnummers, waarop geboekt wordt als de goederenontvangst wordt doorgeboekt.
>>> Lees hier meer over artikelgroepen en de boekingen die gemaakt worden

Artikelgroep Zoeksleutel

De zoeksleutel van de aan deze inkooporderregel gekoppelde artikelgroep wordt in dit veld getoond. 

Artikel voorraadregistratie

In dit veld wordt weergegeven of van dit artikel de voorraad wordt bijgehouden. Dat is een instelling in de tabel Artikel.
Als de goederenontvangst van een artikel met voorraadregistratie wordt doorgeboekt, dan worden de voorraadaantallen van de ontvangen artikelen bijgewerkt.

Bestelnummer

Het bestelnummer waaronder dit artikel is besteld bij de leverancier wordt hier getoond.
Dit veld kan leeg zijn als u geen gebruik maakt van bestelnummers.

Eenheid

De inkoopeenheid van een artikel is ingevuld in de tabel Artikel/werksoort. De inkoopeenheid wordt gebruikt om de prijs per stuk te berekenen van artikelen die met meer tegelijk verpakt zitten (bv een doos met 12 flessen wijn heeft een inkoopeenheid van 12). 

Goederenontvangst

In dit veld wordt het goederenontvangstnummer getoond. De goederenontvangst krijgt in de kop van het programma een nummer. In het veld Goederenontvangst wordt dit nummer tijdens de goederen ontvangst ingevuld. Na het doorboeken van de ontvangst is de goederenontvangstnummer weer leeg.

In gebruik bij gebruiker

Als in dit veld de naam van een medewerker is ingevuld, dan heeft deze medewerker de inkooporder ook geopend op zijn of haar PC. U kunt deze regel dan niet wijzigen of opslaan. De regel wordt gemarkeerd met een oranje kleurcode. Als u de goederenontvangst wilt verwerken dient de andere medewerker de inkooporder eerst te sluiten.

Ingevoerd door gebruiker

In dit veld wordt de gebruiker getoond die de inkooporder heeft ingevoerd. Dat hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de inkoper. Als er vragen zijn over de goederenontvangst kan hiermee achterhaald worden wie de inkooporder heeft ingevoerd.

Inkoop inhoud

Hier staat de inkoop inhoud van het artikel vermeld. Dit is het aantal artikelen dat per inkoopeenheid ingekocht wordt.

Inkooporder

In dit veld wordt het nummer van de inkooporder, waartoe deze regel behoort, weergegeven.

Waar wordt het inkoopordernummer gebruikt?
Het inkoopordernummer wordt automatisch in het veld "Boekstuk" van de kostprijs journaalpost geplaatst. Deze wordt automatisch geboekt als u de goederenontvangst gaat doorboeken. De journaalpost kan geraadpleegd worden in het programma Informatie en in het programma Boeken.

Inkoper

Dit veld wordt gevuld met de inkoper die verantwoordelijk is voor deze bestelling. De inkoper is vastgelegd bij het invoeren van de inkooporder.

Intern factuurnummer

Dit veld is ter informatie en wordt gevuld bij het verwerken van de inkoopfactuur. Als dit veld nog leeg is, is de inkoopfactuur nog niet verwerkt.

Leverdatum

In deze kolom ziet u de datum waarop de bestelde artikelen geleverd zullen worden.
De leverdatum van een artikel wordt bepaald door de levertijd die in de tabel Artikel is vastgelegd in de velden Levertijd en Levertijd in. Als er een voorkeurscrediteur is vastgelegd voor dit artikel, dan wordt de levertijd die bij die artikel-crediteur combinatie is vastgelegd gebruikt.

Magazijn

Bij het invoeren van de inkooporderregel is een magazijn gekozen, waarin de te ontvangen goederen opgeslagen moeten worden. Het nummer van dat magazijn wordt hier weergegeven.

Magazijn zoeksleutel

Bij het invoeren van de inkooporderregel is een magazijn gekozen, waarin de te ontvangen goederen opgeslagen moeten worden. De zoeksleutel van dat magazijn wordt hier weergegeven.

Nog te ontvangen

In dit veld wordt het aantal artikelen getoond van de inkooporderregel, dat nog ontvangen moet worden. Plaats dit veld naast de velden Ontvangen aantal en Order aantal om het bestelde aantal direct te vergelijken met het geleverde aantal.

Omschrijving

In dit veld wordt de omschrijving van het artikel getoond.

Ontvangen aantal

Vul in dit veld het werkelijk aantal ontvangen artikelen in. Als u hier minder invult dan het getal in het veld Aantal, dan zal de regel als een deellevering beschouwd worden. Als u meer invoert dan het getal in het veld "Aantal" dan zal iMUIS een waarschuwing tonen. U kunt na deze waarschuwing wel verder, want het kan natuurlijk voorkomen dat er teveel geleverd wordt.

Order aantal

Het aantal artikelen, dat besteld is met deze inkooporderregel, wordt in dit veld weergegeven. Vergelijk dit aantal met het geleverde aantal.

Regel

Het regelnummer uit de inkooporder wordt hier vermeld.

Totaal gefactureerd

Als een (deel van) het aantal artikelen, dat besteld is met deze inkooporderregel, al gefactureerd is voordat de goederen ontvangen zijn, dan wordt het gefactureerde aantal in dit veld weergegeven.

Totaal ontvangen

Indien u de bestelde artikelen in deelleveringen ontvangt, dan zult u deze regel meerdere malen tegenkomen in dit programma. Het aantal van iedere deellevering wordt van het totaal bestelde aantal afgetrokken en het resultaat daarvan wordt in dit veld weergegeven.  

Voet van het scherm

Legenda: Goederenontvangstregels

Legenda: Kleuren van de goederenontvangstregels
Kleur	Kleurnaam	Omschrijving
		Om de leesbaarheid op het scherm te bevorderen worden regels afwisselend met twee kleuren getoond. Deze kleuren hebben in het programma Goederenontvangsten inboeken verder geen speciale betekenis.
	Blauw	Dit is de regel die op dit moment geselecteerd is.
	Oranje	Deze inkooporderregel is geopend door een andere medewerker op zijn of haar PC. Zie de kolom "In gebruik bij gebruiker" voor de naam van de medewerker. Ook onderin het scherm wordt de naam weergegeven in het veld "In gebruik".U kunt deze regel dan niet wijzigen of opslaan. Als u de goederenontvangst wilt verwerken dient de andere medewerker de inkooporder eerst te sluiten.
	Rood	De inkooporder is geblokkeerd in het programma Inkooporders invoeren. De inkooporder kan nu niet gewijzigd worden, ook niet door het goederenontvangst programma. U dient de blokkade op te heffen in het programma Inkooporders invoeren voordat u de ontvangst kunt registreren en doorboeken.
	Grijs	De inkooporderregel is volledig ontvangen en gefactureerd. De regel kan alleen geraadpleegd worden, maar niet meer gewijzigd.

• Knop [Extra goederenontvangst regel]
  Als er (onverwacht) extra goederen geleverd zijn, die u ook wilt invoeren in de vooraad administratie, druk dan op de knop [Extra goederenontvangst regel] om bij de huidige ontvangst een extra regel te openen. Daarin kunt u zelf artikel en aantal invullen. De regel kan worden doorgeboekt naar de voorraadadministratie.

  ---

• Artikel velden
  Van het artikel worden uit de geselecteerde regel de volgende velden getoond:
  • Artikelgroep
    Dit is de artikelgroep die aan het ontvangen artikel gekoppeld is.
    In een artikelgroep staan de grootboekrekeningnummers, waarop geboekt wordt als de goederenontvangst wordt doorgeboekt.
    >>> Lees hier meer over artikelgroepen en de boekingen die gemaakt worden
  • Zoeksleutel en Omschrijving
    Om snel te herkennen welk artikel in de geselecteerde regel staat worden de zoeksleutel en omschrijving van het artikel getoond.
  • Bestelnummer
    Het bestelnummer waaronder dit artikel is besteld bij de leverancier wordt hier getoond.
    Dit veld kan leeg zijn als u geen gebruik maakt van bestelnummers.
  • In gebruik
    Als in dit veld de naam van een medewerker is ingevuld, dan heeft deze medewerker de inkooporder ook geopend op zijn of haar PC. U kunt deze regel dan niet wijzigen of opslaan. De regel wordt gemarkeerd met een oranje kleurcode. Als u de goederenontvangst wilt verwerken dient de andere medewerker de inkooporder eerst te sluiten.
• Voorraad
  In dit schermdeel ziet u actuele voorraadinformatie over het artikel in de geselecteerde regel. De totale voorraad van het artikel wordt getoond. Als u gebruik maakt van meerdere magazijnen wordt ook de voorraad van het artikel in het magazijn van de regel getoond.
  • Technisch
    De technische voorraad is het aantal artikelen dat daadwerkelijk in uw magazijn(en) aanwezig is.
  • Besteld
    Bestelde voorraad is het aantal artikelen dat in openstaande inkooporders is vastgelegd. Als de goederenontvangst wordt doorgeboekt, dan wordt het aantal besteld verlaagd met het aantal van de goederenontvangst regel. Tegelijkertijd wordt de voorraad van het artikel verhoogd met dit aantal.
  • Economisch
    De economische voorraad is de technische voorraad plus de bestelde voorraad min de gereserveerde voorraad. Het is boekhoudkundig gezien het aantal artikelen waarover u een financieel risico loopt.
  • Gereserveerd
    Dit veld wordt alleen getoond als in iMUIS op de server gebruik wordt gemaakt van het pickproces
    De gereserveerde voorraad is het aantal artikelen dat in nog niet geleverde verkooporders vastgelegd is.
  • Vrij voor verkoop
    Dit veld wordt alleen getoond als in iMUIS op de server gebruik wordt gemaakt van het pickproces
    De vrij voor verkoop voorraad is het aantal artikelen dat in het programma Verkooporders invoeren gereserveerd kan worden voor nieuwe orders.
    
• Externe / Interne opmerking
  De externe en interne opmerking zijn vastgelegd bij het artikel. Ze kunnen in het programma Inkooporders invoeren aangepast zijn.
  De externe opmerking van het artikel bevat tekst die op de bestelopdracht voor de leverancier is afgedrukt.
  De interne opmerking kan informatie bevatten over de verwerking van het artikel binnen uw bedrijf.