• Klik hier voor UBL inkoopfacturen verwerken

• Toegangsrechten instellen voor de onderdelen van het Digitaal dossier.

• Het instellen van verwerken van inkoopfacturen
  Een nieuwe inkoopfactuur met gekoppeld document wordt ALTIJD exclusief BTW geboekt in Digitaal Dossier Verwerken.
  • Te gebruiken BTW-codes vastleggen
    Het is verplicht om in Digitaal dossier instellingen de exclusief BTW-codes vast te leggen voor de verschillende percentages BTW voor binnenland, binnen EU en buiten EU. Deze BTW-codes worden gebruikt als de factuur met gekoppeld document wordt opgeslagen.
  • Invoerkeuze vastleggen
    Digitaal Dossier instellingen - Verwerken - veld Inkoopfacturen boeken : Inclusief of Exclusief
    Deze optie wijzigt het invoerscherm van de inkoopfactuur bij een document.
    Deze optie geeft u de keuze uit twee verschillende manieren om de factuurgegevens in te voeren.
    * Inclusief - Vul een totaal factuurbedrag en BTW-bedragen hoog/laag in - een eventueel BTW 0% bedrag  wordt automatisch berekend.
    * Exclusief - Vul per BTW percentage het bedrag excl BTW en het BTW bedrag in
    
    De boeking die daarna gemaakt wordt door het Digitaal Dossier is, zoals hierboven vermeld, altijd met een exclusief BTW-code.
    Handmatig kan in het Boekingsprogramma een inkoopfactuur met een BTW-code inclusief BTW geboekt worden.

• In het pakket kunt u een digitaal dossier aanleggen van boekingsregels, waaraan ingescande documenten, zoals per post ontvangen inkoop- en verkoopfacturen, gekoppeld zijn. U kunt ook foto's van gekochte of verkochte artikelen toevoegen.
• In het programma Verwerk documenten koppelt u de gescande of geuploade documenten aan de boekingsregel van een inkoop- of verkoopfactuur.
• Er zijn geen documenten om te verwerken
  Als er geen documenten zijn om te verwerken, dan kunt u kiezen of u nieuwe documenten wilt scannen of dat u het programma wilt verlaten. Druk op de knop [Scan nieuwe documenten] om het programma "Scannen" te starten. Druk op de knop [Sluiten] om het programma "Verwerk documenten" te sluiten.

Werkwijze

1. Regel met documenten kiezen
   De ingescande documenten worden op regels weergegeven. Per keer dat het programma Scannen gestart is, is er een nieuwe regel aangemaakt, waarop de scans van die dossierserie worden weergegeven.
   • Documenten gaan koppelen aan boekingsregels
     Druk op [Verwerk documenten >>] om de scans van de betreffende regel te kunnen koppelen aan boekingsregels. Het scherm "Koppel aan boekingsregel" wordt geopend, waarin de documenten aan nieuwe of bestaande boekingsregels gekoppeld kunnen worden.
   • Documenten verwijderen
     Druk op [Verwijder deze documenten] om alle scans in deze regel te verwijderen. Er wordt om bevestiging van verwijderen gevraagd. Verwijderde documenten kunnen niet meer teruggezet worden.
2. Documenten selecteren
   In dit gedeelte selecteert u de documenten die aan een boekingsregel gekoppeld gaan worden.

   Documenten per boekingsregel
   Let op: De geselecteerde documenten worden samen aan één boekingsregel gekoppeld. Als ieder document aan een eigen boekingsregel gekoppeld moet worden, dan dient u de onderstaande procedure voor ieder document opnieuw uit te voeren.

   Documenten voorbereiden
   Gebruik desgewenst onderstaande opties om de documenten voor te bereiden op de koppeling.

   • Alles (Selecteer alle documenten)
     Vink deze optie aan om alle documenten in het overzicht te selecteren. Gebruik deze optie bijvoorbeeld voor ingescande facturen die meerdere pagina's lang zijn.
   • Selecteer document
     Vink deze optie aan om het document te selecteren voor koppeling met een boekingsregel.
   • Verwijder document
     Klik op het rode kruisje om het document te verwijderen. U dient het verwijderen te bevestigen.
     Let op: Verwijderde documenten kunnen niet meer teruggezet worden.

   ---

3. Documenten aan boekingsregels koppelen
   De hierboven geselecteerde documenten kunnen aan een eerder ingevoerde boekingsregel gekoppeld worden.
   • Soort
     Kies "Inkoopfactuur" om het document aan een crediteur boeking te koppelen.
     Kies "Verkoopfactuur" om het document aan een debiteur boeking te koppelen.
     Kies "Algemeen archiefstuk" om het document alleen op te slaan, met toevoeging van een Kenmerk en een Omschrijving, zonder het te koppelen aan een factuur. Algemene archiefstukken kunnen later aan regels gekoppeld worden in het programma Dossierstukken verwerken.
   • Bij een
     Kies het soort boeking waaraan het document gekoppeld moet worden.
     • Nieuwe inkoop- of verkoopfactuur (debiteur of crediteur)
       * Druk op [Selecteer relatie]
       * Selecteer een debiteur of crediteur
       * Ga verder bij punt 4.
     • Bestaande inkoop- of verkoopfactuur (debiteur of crediteur)
       * Druk op [Volgende] of druk op [Toon alle facturen]
       • [Volgende]
         Selecteer een debiteur of crediteur.
         Daarna worden de openstaande posten van de geselecteerde relatie getoond. Dubbelklik op de post waaraan het document gekoppeld moet worden. U keert terug naar dit scherm. De gekozen post wordt hier getoond. U kunt het kenmerk en de omschrijving van de openstaande post eventueel aanpassen. Druk dan op [Opslaan] om het document aan de openstaande post te koppelen.
       • [Toon alle facturen]
         Het scherm met alle openstaande posten wordt getoond. Daarin kunt u zoeken op alle beschikbare kolommen, zoals factuurnummer, datum en bedrag. Dubbelklik op de gewenste openstaande post waaraan het document gekoppeld moet worden. U keert terug naar dit scherm. De gekozen post wordt hier getoond. U kunt het kenmerk en de omschrijving van de openstaande post eventueel aanpassen. Druk dan op [Opslaan] om het document aan de openstaande post te koppelen.

   ---

4. Gegevens van factuur invoeren
   Om de gescande documenten, die aan een nieuwe factuur gekoppeld worden, snel te kunnen verwerken, kan in dit scherm de boeking van de factuur ingevoerd worden. U kunt later eventueel de overige velden van de boekingsregel invoeren in het programma Boeken.
   • Crediteur / Debiteur
     Crediteur bij keuze "Inkoopfactuur"
     Debiteur bij keuze "Verkoopfactuur"
     Toets [F4] in dit veld om het overzicht van debiteuren of crediteuren te tonen. Selecteer de gewenste debiteur of crediteur en druk op [OK]. De geselecteerde debiteur of crediteur wordt dan in dit veld ingevuld.
   • Kostenplaats / Kostendrager
     Deze velden worden alleen getoond als u gebruik maakt van kostenplaats/kostendrager in de administratie
     Vul de kostenplaats en/of kostendrager in waaraan de boeking moet worden toegewezen.
   • Bankrekeningen
     Ter informatie worden de bankrekening(en) van de geselecteerde crediteur getoond.
   • Nummer bij crediteur
     Ter informatie wordt het nummer, dat u bij de crediteur heeft, hier getoond.
   • Factuurdatum
     Vul in dit veld de factuurdatum in. Deze datum kunt u terugvinden op het document. het pakket stelt standaard de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen.
   • Vervaldatum
     De vervaldatum wordt voorgesteld door de betalingsconditie van de crediteur. In de betalingsconditie staat het aantal vervaldagen. Dat aantal wordt opgeteld bij de factuurdatum. Dit veld wordt automatisch aangepast als u de betalingsconditie wijzigt. U kunt ook handmatig de vervaldatum aanpassen als dat benodigd is.
   • Periode/jaar
     Vul de periode en het jaar in waarin de boekingsregel geboekt moet worden.
   • Leveringsconditie
     De voorkeursleveringsconditie van de crediteur wordt hier voorgesteld. U kunt de leveringsconditie voor deze factuur wijzigen door een andere leveringsconditie te kiezen.
     Druk op [Opslaan] achter dit veld als u de gewijzigde leveringsconditie als nieuwe voorkeur bij de crediteur wilt opslaan.
   • Betalingsconditie
     De voorkeursbetalingsconditie van de crediteur wordt hier voorgesteld. U kunt de betalingsconditie voor deze factuur wijzigen door een andere betalingsconditie te kiezen. De vervaldatum in dit scherm wordt aangepast als u een betalingsconditie kiest met een ander aantal vervaldagen.
     Druk op [Opslaan] achter dit veld als u de gewijzigde betalingsconditie als nieuwe voorkeur bij de crediteur wilt opslaan.
   • Boekstuk (Extern factuur nummer)
     Dit veld kan een andere naam hebben als dat is ingesteld in de tabel Dagboek
     Vul hier het boekstuk in van de aan te maken boeking. Bij een inkoopfactuur wordt hier vaak het factuurnummer van de crediteur ingevuld.
   • Omschrijving
     Vul hier een omschrijving bij de boekingsregel in. Geef een omschrijving op waaraan u later gemakkelijk kunt herkennen welke boeking het betreft. Voorbeelden: "Garagenota reparatie Mercedes", "Verkoop 12 dozen dvd's".
   • Opmerking factuur
     Ruimte voor een uitgebreide opmerking bij deze factuur. De opmerking wordt getoond in het Boekingsprogramma en in het programma Informatie.
   • Exclusief BTW
     Dit onderdeel wordt getoond als in de Digitaal dossier instellingen - Verwerken gekozen is voor Inkoopfacturen boeken: Exclusief
     In dit gedeelte neemt u de financiële gegevens van de factuur over.
     • BTW
       Kies BTW-verlegd als dit een inkoopfactuur is waarop de BTW verlegd is. In dit schermonderdeel hoeft u dan alleen het bedrag exclusief BTW in te vullen. Met de BTW-code, die vastgelegd is in de instellingen, maakt het pakket automatisch de BTW verlegd boeking en wordt het BTW bedrag correct op de BTW aangifte verwerkt.
       Kies BTW om, voor zover benodigd, de bedragen van de factuur met 21%, 6% en 0% BTW over te nemen.
     • Exclusief BTW
       Neem het bedrag exclusief BTW over zoals dat op de factuur vermeld staat. Het pakket rekent automatisch het BTW bedrag uit, maar u kunt het BTW bedrag wijzigen als dat benodigd is. U hoeft geen minteken voor het boekbedrag van een crediteur boeking te zetten. Het pakket boekt het ingevulde bedrag automatisch op de juiste manier.
     • BTW bedrag
       het pakket rekent automatisch het BTW bedrag uit, nada er een bedrag in de kolom Exclusief BTW is ingevuld. U kunt het BTW bedrag wijzigen als dat benodigd is.
     • Inclusief BTW
       De kolom Inclusief BTW kunt u niet aanpassen. De bedragen worden getoond ter informatie en controle.
     • Korting
       De korting van de inkoopfactuur kunt u in dit veld overnemen.
     • Order
       De orderkosten van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
     • Vracht
       De orderkosten van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
     • KB (Kredietbeperking)
       Het bedrag aan kredietbeperking van de factuur kunt u in dit veld overnemen.
     • [Toon laatste 5 facturen]
       Druk op de knop [Toon laatste 5 facturen] om van de gekozen relatie de laatste vijf facturen in een overzicht te tonen. U kunt vanuit het scherm met de vijf facturen direct eerder gebruikte grootboekrekeningen overnemen in de factuur die u nu invoert.
     • [Factuur splitsen]
       Druk op de knop [Factuur splitsen] als de factuur op verschillende tegenrekeningen geboekt moet worden.
       Een deel van dit scherm wordt verborgen om ruimte te maken voor de uitsplitsing.
       Druk op [Annuleren] om het verborgen schermdeel weer te tonen.
   • Kostenrekening
     In dit gedeelte kiest u de rekening waarop de factuurregel geboekt wordt.
     • Voorkeur
       Als aan de debiteur of crediteur voorkeurstegenrekeningen gekoppeld zijn, dan worden de voorkeurstegenrekeningen hier automatisch getoond. Selecteer de gewenste voorkeurstegenrekening. Het rekeningnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Tegenrekening.
     • Volledige lijst
       Kies Volledige lijst om alle grootboekrekeningen te tonen in de keuzelijst.
     • Kosten en inkoop
       Kies Kosten en inkoop om alleen de grootboekrekeningen voor kosten en inkoop te tonen in de keuzelijst
       
   • Wordt geïncasseerd
     Vink deze optie aan als deze factuur bij u geïncasseerd wordt door de crediteur. De factuur kan dan niet geselecteerd worden voor betaling in het programma Betalingen uitschrijven.
   • Reeds betaald per kas
     Vink deze optie aan als de factuur reeds betaald is per kas. De factuur wordt dan automatisch tegengeboekt in de kas. De factuur wordt geen openstaande post in de administratie.
   • Betwist
     Vink deze optie aan als deze factuur als Betwist gemarkeerd moet worden.
   • Fiatteren
     Vink deze optie aan als deze factuur gefiatteerd moet worden voordat deze betaalbaar gesteld kan worden.