Het nummer van een kostendrager mag maximaal 8 cijfers lang zijn. U bent daarbij niet gebonden aan grenzen. Als er een bepaalde samenhang tussen de kostendragers bestaat, verdient het aanbeveling de overeenkomstige kostendragers een zelfde cijfercode mee te geven. Zo zou u alle kostendragers van een bepaalde afdeling kunnen laten beginnen met het getal 30, gevolgd door de cijfers die de kostendrager identificeren.

>>> Automatisch opnummeren van kostendragers instellen

Alle kostendragers moeten worden voorzien van een unieke zoeksleutel, die maximaal 20 posities lang mag zijn. Het veld is geschikt voor alfanumerieke invoer, zodat er zowel cijfers als letters in de naam opgenomen mogen worden. Voor de volledige omschrijving van de kostendrager heeft u de beschikking over 40 posities.

De begin- en einddatum van bijvoorbeeld een project kunnen hier ingevuld worden. Boekingen op deze kostendrager zijn alleen mogelijk, wanneer de boekdatum binnen deze grenzen ligt.

Met behulp van de nivo code is het mogelijk om (sub)totalen in de overzichten van kostendragers aan te brengen. Elke kostendrager met een code nivo telling hoger dan nul is een nivo rekening, hetgeen met zich meebrengt dat de kostendrager niet in een boekingsregel opgenomen kan worden, omdat het in feite een nivoteller en tekstregel voor rapportage is. De bedragen die op overzichten bij de nivorekeningen afgedrukt worden, zijn afkomstig van de kostendragers met een lager nummer en een lagere nivocode. Ze zijn opgebouwd uit de totalen van de kostendragers met nivocode 0 en worden getotaliseerd weergegeven bij kostendragers met een nivocode hoger dan nul (1 t/m 9).

Als een kostendrager in gebruik genomen wordt voor het registreren van projecten, zal er over het algemeen één debiteur zijn die de opdrachtgever van het project is. In dergelijke gevallen kunt u een debiteur aan de kostendrager koppelen, die er voor zorgt, dat het programma Declaraties/Urenboekingsprogramma de toewijzing van de kostendrager controleert. Zou u bijvoorbeeld debiteur 'Veldhuis' als debiteur invoeren bij kostendrager 'Nieuwbouw De Panne' en in het programma Declaraties/uren boeken deze kostendrager koppelen aan debiteur 'Sweelink', dan zal het programma Declaraties/Urenboekingsprogramma een waarschuwing tonen.

U kunt een selectiecode gebruiken om een extra verfijning aan te brengen in een tabel. Door de gegevens die - naar eigen inzicht - bij elkaar horen, dezelfde selectiecode mee te geven, kunt u overzichten samenstellen waarop alleen deze gegevens voorkomen. Selectiecodes kunnen maximaal 8 posities lang zijn en mogen zowel cijfers en letters als leestekens bevatten.

Een geblokkeerd tabelitem is niet zichtbaar in de betreffende keuzetabel in andere programma's.
Vink deze optie aan om de geselecteerde kostendrager te blokkeren voor gebruik in het pakket. Het pakket zal een waarschuwing tonen indien u een geblokkeerde kostendrager probeert te koppelen aan een andere tabel of gebruikt in bijvoorbeeld het Boekingsprogramma. Eerder ingevoerde boekingsregels met deze kostendrager worden niet benvloed door de blokkering.
Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen. 

Deze optie is alleen beschikbaar als de huidige administratie een abonneeadministratie van een profieladministratie is
Vink deze optie aan om de geselecteerde kostendrager te blokkeren voor het ontvangen van profielberichten. Als er in de profieladministratie van deze abonneeadministratie een wijziging plaatsvindt in de geselecteerde kostendrager, dan zal deze wijziging NIET doorgevoerd worden in deze administratie.
Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

Vul in dit veld de waarde in, die in de software van uw leverancier gebruikt wordt voor deze kostendrager. De kostendrager kan daardoor automatisch worden voorgesteld bij het inlezen/herkennen van een UBL factuur.

Dat werkt als volgt:

• In uw administratie gebruikt u kostendrager "Project Tien" voor een bepaald project.
• In de administratie van uw leverancier gebruikt men project "xyz" voor datzelfde project.
• De software van de leverancier geeft in het UBL bestand (de XML file van de factuur) de waarde "xyz" mee.
• "xyz" wordt vergeleken met de "Naam t.b.v. Factuur2KING 3.0" van de kostendragers.
• "xyz" staat ingevuld bij kostendrager Project Tien
• Kostendrager "Tien" wordt automatisch voorgesteld in het Factuur2KING 3.0 programma.

Dit veld is alleen toegankelijk als er in de Factuur2KING 3.0 instellingen gekozen is voor Geavanceerd fiatteren en daarbinnen voor "Gebruik fiatteur kostendrager"

• Voor deze kostendrager kan een medewerker worden gekozen als budgethouder.
• Bij het werken met Geavanceerd fiatteren in Factuur2KING 3.0 dienen de facturen door deze medewerker te worden gefiatteerd.

Om Factuur2KING 3.0 facturen per kostendrager in te sturen kan een toevoeging voor het Factuur2KING 3.0 e-mailadres worden ingesteld. Het Factuur2KING 3.0 e-mail adres van de administratie wordt voor deze kostendrager uitgebreid met een punt en de hier opgegeven code.

Voorbeeld

• Een bedrijf heeft als Factuur2KING 3.0 e-mailadres het adres 12345678@factuur2king.nl.
• De facturen voor project XYZ moeten met kostendrager XYZ worden verwerkt in de administratie.
• In dit veld wordt de toevoeging XYZ opgeslagen.
• Facturen voor dit project worden gemaild aan 12345678.XYZ@factuur2king.nl.
• In het Factuur2KING 3.0 programma kunnen de facturen gefiatteerd worden door de budgethouder van deze kostendrager.

Per kostendrager kunt u naar eigen inzicht vijf vrije velden vullen met gegevens.

U kunt bijvoorbeeld de contactgegevens van een projectmanager vastleggen in de vrije velden van een kostendrager, zodat die gegevens op een rapport over het project kunnen worden afgedrukt.

Vrije velden kostendrager instellen
In de tabel Basis Financieel kunt u de vrije velden voorzien van een veldnaam.

Vrije velden kostendrager gebruiken
...