• Toegangsrechten instellen voor de onderdelen van het Digitaal dossier.
• Elke gebruiker van het Digitaal dossier dient ook als medewerker aangemaakt te zijn in de tabel Medewerker (Verkoper).

• Dossierstukken raadplegen en afdrukken.
• Dossierstukken per e-mail verzenden.
• Dossierstukken hernoemen.
• Dossierstukken los koppelen van het onderdeel, om ze aan een ander onderdeel te kunnen koppelen.
• Dossierstukken verwijderen.

  ---

• Instellingen voor het Digitaal dossier

• [Uploaden Ctrl+N]
  Sluit het huidige scherm en opent het scherm "Upload een PDF"
• [Ververs F5]
  Druk op deze knop of toets [F5] om het scherm te verversen. Het programma Dossier zal opnieuw de administratie doorlopen op dossierstukken. Als er sinds het starten van het programma Dossier dossierstukken aan de administratie zijn toegevoegd, dan worden die nu getoond.
• Maximaal aantal dossierstukken tonen
  Kies hoeveel dossierstukken u maximaal in dit scherm wilt tonen.
  * Maximaal 50 - De 50 laatst toegevoegde dossierstukken binnen de selectie van soort dossierstuk, rekening en jaar worden getoond.
  * Maximaal 100 - De 100 laatst toegevoegde dossierstukken binnen de selectie van soort dossierstuk, rekening en jaar worden getoond.
  * Alle dossierstukken - Alle dossierstukken binnen de selectie van soort dossierstuk, rekening en jaar worden getoond.

  ---

• Soort dossierstuk
  • Financieel
    Dit onderdeel is alleen beschikbaar als de ingelogde gebruiker de module Financieel in het abonnement heeft
    • Lijst van dagboeken
      Kies het dagboek waarvan de documenten getoond moeten worden.
  • Takenplanner | Activa-register | Offerte | Bestelopdracht | Belastingaangifte
    Maak een keuze uit [ Takenplanner | Activa-register | Offerte | Bestelopdracht | Belastingaangifte ] om alleen documenten te tonen die gekoppeld zijn aan een [ regel in Relatiebeheer - Takenplanner | Activum in het Activa-register | Offerte | inkooporder - Bestelopdracht | Belastingaangifte ]
  • Permanent dossierstuk | Mutatie | Algemeen archiefstuk | Incassomachtiging
    Maak een keuze uit [Permanent dossierstuk | Mutatie | Algemeen archiefstuk | Incassomachtiging ] om alleen documenten te tonen die in het Digitaal dossier vastgelegd zijn als [Permanent dossierstuk | Mutatie | Algemeen archiefstuk | Incassomachtiging ].
  • Alle dossierstukken
    Kies "Alle dossierstukken" om alle documenten die in de administratie in het Digitaal dossier aanwezig zijn te tonen.
• Relatie
  Selecteer de debiteur, crediteur of prospect waarvan de documenten getoond moeten worden.
• Tegenrekening
  Kies een tegenrekening om alleen documenten weer te geven die gekoppeld zijn aan boekingen, waarin de geselecteerde grootboekrekening als tegenrekening gebruikt is.
• Jaar
  Selecteer een jaar waarin documenten vastgelegd zijn in het Digitaal dossier. Alleen documenten die in dat jaar zijn toegevoegd aan het Digitaal dossier worden getoond.

---

• Voer een zoekterm in
  Indien er veel boekingsregel binnen de selectie van Soort document, Rekening en Jaar vallen, dan kunt u zoeken in alle kolommen van de getoonde boekingsregels. Typ een zoekterm in en toets [Enter]. Regels waarin uw zoekterm voorkomt zullen geselecteerd worden. Toets [F3] om de volgende regel met dezelfde zoekterm te vinden.
• Overzicht van regels met een gekoppeld document
  In het overzicht worden alle regels getoond, die aan de selectie op soort, rekening en jaar voldoen hierboven voldoen.
• [Afdrukken Ctrl+P]
  Druk op deze knop of toets [Enter] om het document of de documenten, die aan de geselecteerde boekingsregel gekoppeld zijn, te tonen.
• [Aanpassen Alt+A]
  Druk op deze knop of toets [Alt+A] om de Naam en/of de Omschrijving van het dossierstuk te wijzigen. Het dialoogvenster "Digitaal dossier" wordt getoond.
  • Dialoogvenster Digitaal dossier
    In dit dialoogvenster kunt u de naam en de omschrijving van een dossierstuk wijzigen. Voer de nieuwe naam en/of omschrijving in en druk op [OK] of toets [Ctrl+S] om de optie op te slaan.
    Verander de koppeling - Druk op deze knop om het dossierstuk los te koppelen van het onderdeel waar het nu aan gekoppeld is. Het dossierstuk wordt dan een algemeen dossierstuk dat opnieuw aan een onderdeel van het pakket gekoppeld kan worden.
• [Verwijder dossierstukken Ctrl+D]
  Druk op deze knop of toets [Ctrl+D] om het document of de documenten te verwijderen uit het Digitaal dossier.
  Let op: verwijderde documenten kunnen niet teruggezet worden of aan andere regels gekoppeld worden.
• [E-mail dossierstukken Ctrl+E]
  Druk op deze knop of toets [Ctrl+E] om de geselecteerde dossierstukken te e-mailen. Het dialoogvenster E-mail Digitaal dossier wordt getoond.
• [Download dossierstukken]
  Druk op deze knop om de geselecteerde dossierstukken te downloaden. De documenten worden samengevoegd in een ZIP-bestand.
  Via kunnen de bestandsnamen ingesteld worden zoals de documenten in het Zip bestand worden opgenoemen.

• Contact
  Kies bij alle onderstaande opties voor Aan, CC, of BCC om te bepalen hoe het e-mailadres zichtbaar is bij de ontvangende partij.
  • Eigen e-mailadressen
    De gebruiker kan het rapport direct naar zijn / haar eigen e-mailadres sturen, zoals vastgelegd bij Mijn Gegevens.
    Daaronder wordt het e-mailadres uit de tabel Basis Algemeen getoond. Dat zal meestal het standaard e-mailadres zijn van het bedrijf waarvoor de administratie gevoerd wordt.
  • Handmatig e-mailadressen toevoegen
    Als het rapport naar andere e-mailadressen moet worden verzonden, dan kunt u die hier opgeven.
• Afzender
  Dit is het adres dat als afzender in de e-mail wordt opgenomen. Dit e-mailadres is vastgelegd in de e-mailinstellingen van de administratie.
• Onderwerp
  Standaard wordt als onderwerp de naam van het rapport en de datum en tijd ingevuld.  Het onderwerp kan handmatig gewijzigd worden.
• Tekst
  Standaard wordt er een e-mail tekst samengesteld, waarin onder meer de administratie en de gebruikersnaam worden ingevuld. De tekst kan handmatig gewijzigd worden.
• Bijlagen versturen in één gecomprimeerd (zip) bestand?
  Vink deze optie aan om de dossierstukken te versturen als één bestand. De ontvangende partij(en) moeten de bijlage eerst "uitpakken" voordat zij de dossierstukken kunnen raadplegen.
  Vink deze optie uit om ieder geselecteerd dossierstuk apart als bijlage aan de e-mail toe te voegen.

  ---

• [Versturen]
  Druk op de knop [Versturen] om het rapport naar de aangevinkte e-mailadressen te sturen.
• [Annuleren]
  Druk op knop [Annuleren] om de e-maildialoog en de vragendialoog van het rapport te sluiten. Er wordt geen e-mail verzonden.