Basisinstellingen facturatie

Inhoudsopgave

Stap-voor-stap

Sneltoetsen

Instellingen

Wat zijn de benodigde basisinstellingen voor facturatie?

Menu - Verkoop - Verkooporders invoeren

Informatie

Basisinrichting van de administratie
Dit voorbeeld gaat er van uit dat uw administratie ingericht is met een debiteuren administratie en een BTW administratie.

Stap-voor-stap uitgelegd

Basis verkoop instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Basis verkoop

Laatst gebruikte ordernummer
Vul het laatst gebruikte ordernummer in. Het pakket zal vanaf dit nummer automatisch de ingevoerde orders opnummeren.

Dagboek verkoop
Vul hier het nummer van het dagboek Verkoop in. De journaalposten, die gegenereerd worden als er orders gefactureerd worden, worden in dit dagboek geplaatst. In dit dagboek mag automatisch opnummeren niet meer worden uitgezet.

Dagboek betaling contantfacturen
Vul hier het nummer van het dagboek waarin contantfacturen geboekt worden. Dit zal meestal het dagboek Kas zijn. Bij de afhandeling van een contantfactuur maakt het pakket twee journaalposten aan. Een openstaande post en een betaling, waarmee de openstaande post direct voldaan wordt. De openstaande post wordt in het hierboven opgegeven dagboek Verkoop geplaatst en de corresponderende betaling in het dagboek dat u hier opgeeft.

Betalingsconditie voorstellen van
Kies Betalingsplichtige om bij orderinvoer de betalingsconditie van de betalingsplichtige automatisch voor te stellen als betalingsconditie voor de order.
Kies Debiteur om bij orderinvoer de betalingsconditie van de debiteur automatisch voor te stellen als betalingsconditie voor de order.

Vracht- en orderkosten bij creditnota berekenen?
Vink deze optie aan om bij creditnota's vracht- en orderkosten te berekenen.
Vink deze optie uit om bij creditnota's geen vracht- en orderkosten te berekenen.

Basis BTW tbv verkoop instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Basis artikelen.
Zie de help van de tabel Basis artikelen voor meer informatie.

BTW-soort verkoopkosten
Geef hier aan welk BTW tarief geldt voor bijkomende kosten als orderkosten, vrachtkosten en kredietbeperking. Meestal is dit "BTW hoog".

Korting over korting
Als u korting over korting gebruikt bij het invoeren van orders, dan dient u dat hier aan te geven. Het "korting over korting" veld kan dan zichtbaar gemaakt worden in de orderregel.

Rekening afrondingsverschillen bij inclusief BTW facturen
Bij de berekening van inclusief BTW worden de bedragen voor de factuur afgerond. Het afrondingsverschil wordt door het pakket geregistreerd en kan later weggeboekt worden op een daarvoor bestemde grootboekrekening.

BTW velden
Het doel van deze velden is om aan te geven welke BTW-code gebruikt moet worden in de journaalposten, die automatisch gegenereerd en opgeslagen worden bij de facturatie.

Artikelgroepen instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Artikelgroep.
Zie de help van de tabel Artikelgroep voor meer informatie.

Wat is een artikelgroep?
In een artikelgroep wordt de omzetrekening vastgelegd, waarop de omzet van de verkoop van artikelen geboekt wordt. Een groot voordeel van werken met artikelgroepen is, dat u de gegevens, die gelden voor een grote groep artikelen, maar n keer hoeft vast te leggen.

Hoe gebruik ik een artikelgroep?
Als u verscheidene omzetrekeningen hanteert dient u net zoveel artikelgroepen aan te maken, één voor elke omzetrekening. Aan ieder artikel koppelt u dan de betreffende artikelgroep, zodat de omzet van het artikel automatisch op de juiste omzetrekening geboekt wordt.

Artikelen instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Artikel.
Zie de help van de tabel Artikel voor meer informatie.

Wat is een artikel?
Een artikel in de administratie bevat naast de zoeksleutel, omschrijving en prijs van een te verkopen artikel nog diverse andere instelmogelijkheden. Het is in ieder geval verplicht om een artikelgroep aan een artikel te koppelen, zodat het artikel gefactureerd kan worden.

Hoe gebruik ik een artikel?
Artikelen voert u in in de orderregel.

Leveringscondities instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Leveringsconditie.
Zie de help van de tabel Leveringsconditie voor meer informatie.

Wat is een leveringsconditie?
Een leveringsconditie bevat de voorwaarden waaronder de leveringen plaatsvinden. U legt in een leveringsconditie het bedrag aan vrachtkosten vast dat in rekening wordt gebracht als de leveringsconditie gebruikt wordt in een order. Voorbeelden zijn: Franco Huis, Af Fabriek, C.I.F. (Cost Insurance Freight) en F.O.B. (Free on Board).

Hoe gebruik ik een leveringsconditie?
Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een leveringsconditie aan de ordersoort koppelen. Deze leveringsconditie zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.

Opdrachtwijzes instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Opdrachtwijze.
Zie de help van de tabel Opdrachtwijze voor meer informatie.

Wat is een opdrachtwijze?
In de tabel Opdrachtwijze legt u de verschillende manieren vast waarop een order bij u binnenkomt. De opdrachtwijze kan in het programma Verkooporder ingevoerd worden. Voorbeelden van opdrachtwijzes zijn: "per brief", "e-mail", "telefonisch".

Hoe gebruik ik een opdrachtwijze?
Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een opdrachtwijze aan de ordersoort koppelen. Deze opdrachtwijze zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.

Verkopers instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Verkoper.
Zie de help van de tabel Medewerker / Verkoper voor meer informatie.

Wat is een verkoper?
Een verkoper is een medewerker met het vinkje "Is verkoper".
Een verkoper is een gebruiker van het pakket, die orders mag invoeren in het programma Verkooporders invoeren. De invoerend gebruiker dient dan ook verkoper te zijn aangemaakt en de juiste gebruikersrechten te hebben om regels voor andere verkopers te mogen invoeren.
Om orders in te kunnen voeren, dient de gebruikersnaam (inlognaam) voor het pakket als zoeksleutel opgeslagen te worden. De velden "Personeelsnummer" en "Is verkoper" dienen ook gevuld te zijn.
Als iemand anders de orders invoert voor bepaalde verkopers, dan kunt u deze verkopers in naam aanmaken in de tabel Medewerker / Verkoper zodat u deze verkoper(s) kunt selecteren bij de order invoer.

Hoe gebruik ik een verkoper?
In het programma Verkooporders invoeren kunt u een gehele order toewijzen aan een verkoper. U kunt er ook voor kiezen om de verkoper per orderregel in te voeren, zodat er per order meerdere verkopers vastgelegd kunnen worden.
Het is ook mogelijk om een voorkeursordersoort aan een verkoper te koppelen. Deze ordersoort wordt dan voorgesteld als de verkoper wordt ingevoerd in de order.

Verzendwijze instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Verzendwijze.
Zie de help van de tabel Verzendwijze voor meer informatie.

Wat is een verzendwijze?
In de tabel Verzendwijze legt u de verschillende manieren vast waarop een order verzonden kan worden. De verzendwijze kan in het programma Verkooporder ingevoerd worden. Voorbeelden van verzendwijzes zijn: "poste restante, "luchtpost" en "DHL".

Hoe gebruik ik een verzendwijze?
Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een verzendwijze aan de ordersoort koppelen. Deze verzendwijze zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.

Betalingscondities instellen
Start het pakket - Financieel - Debiteuren - Tabellen - Betalingsconditie.
Zie de help van de tabel Betalingsconditie voor meer informatie.

Wat is een betalingsconditie?
Een betalingsconditie is een verzameling instellingen betreffende het betalen van facturen door debiteuren of het betalen van facturen aan crediteuren. Het voordeel van een betalingsconditie is, dat u één betalingsconditie kunt aanmaken voor een grote groep debiteuren of crediteuren. U hoeft deze gegevens dus maar één keer in te voeren.

Hoe gebruik ik een betalingsconditie?
Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een betalingsconditie aan de ordersoort koppelen. Deze betalingsconditie zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.

Ordersoorten instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Ordersoort.
Zie de help van de tabel Ordersoort voor meer informatie.

Wat is een ordersoort?
In een ordersoort kunt u voorkeursinstellingen aangeven, die voorgesteld worden bij het invoeren van orders. U kunt hierbij denken aan de verzendwijze, de betalingsconditie en de leveringsconditie. Al deze voorkeursinstellingen kunt u tijdens het invoeren van orders eventueel wijzigen. Een groot voordeel van werken met ordersoorten is, dat u de combinatie van gegevens, die u regelmatig gebruikt, maar n keer hoeft vast te leggen.

Hoe gebruik ik een ordersoort?
Bij het invoeren van een order wordt de ordersoort (en daarmee alle in de ordersoort vastgelegde instellingen) voorgesteld vanuit de debiteur.

Layout instellingen
Start het pakket - Verkoop - Instellingen - Factuur / orderbevestiging instellingen
Zie de help van Factuur / orderbevestiging instellingen voor meer informatie.
Als u voor de eerste keer Verkooporders invoeren start zal u gevraagd worden om de (factuur) layout instellingen vast te leggen voordat u verder gaat. Het pakket wordt geleverd met een flexibele layout editor, waarmee u snel een meegeleverd sjabloon als uw standaard layout vastlegt. De layout is geschikt als orderbevestiging, proforma factuur en factuur. U kunt ook uw eigen layout samenstellen door uw logo toe te voegen, uw soort vensterenveloppen te selecteren en zelf te bepalen welke onderdelen van de orderkop en orderregel afgedrukt zullen worden.

Invoeren van orders
>>> Lees hier verder

Stap-voor-stap uitgelegd

Basis verkoop instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Basis verkoop
- Laatst gebruikte ordernummer
  Vul het laatst gebruikte ordernummer in. Het pakket zal vanaf dit nummer automatisch de ingevoerde orders opnummeren.
- Dagboek verkoop
  Vul hier het nummer van het dagboek Verkoop in. De journaalposten, die gegenereerd worden als er orders gefactureerd worden, worden in dit dagboek geplaatst. In dit dagboek mag automatisch opnummeren niet meer worden uitgezet.
- Dagboek betaling contantfacturen
  Vul hier het nummer van het dagboek waarin contantfacturen geboekt worden. Dit zal meestal het dagboek Kas zijn. Bij de afhandeling van een contantfactuur maakt het pakket twee journaalposten aan. Een openstaande post en een betaling, waarmee de openstaande post direct voldaan wordt. De openstaande post wordt in het hierboven opgegeven dagboek Verkoop geplaatst en de corresponderende betaling in het dagboek dat u hier opgeeft.
- Betalingsconditie voorstellen van
  Kies Betalingsplichtige om bij orderinvoer de betalingsconditie van de betalingsplichtige automatisch voor te stellen als betalingsconditie voor de order.
  Kies Debiteur om bij orderinvoer de betalingsconditie van de debiteur automatisch voor te stellen als betalingsconditie voor de order.
- Vracht- en orderkosten bij creditnota berekenen?
  Vink deze optie aan om bij creditnota's vracht- en orderkosten te berekenen.
  Vink deze optie uit om bij creditnota's geen vracht- en orderkosten te berekenen.
Basis BTW tbv verkoop instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Basis artikelen.
Zie de help van de tabel Basis artikelen voor meer informatie.
- BTW-soort verkoopkosten
  Geef hier aan welk BTW tarief geldt voor bijkomende kosten als orderkosten, vrachtkosten en kredietbeperking. Meestal is dit "BTW hoog".
- Korting over korting
  Als u korting over korting gebruikt bij het invoeren van orders, dan dient u dat hier aan te geven. Het "korting over korting" veld kan dan zichtbaar gemaakt worden in de orderregel.
- Rekening afrondingsverschillen bij inclusief BTW facturen
  Bij de berekening van inclusief BTW worden de bedragen voor de factuur afgerond. Het afrondingsverschil wordt door het pakket geregistreerd en kan later weggeboekt worden op een daarvoor bestemde grootboekrekening.
- BTW velden
  Het doel van deze velden is om aan te geven welke BTW-code gebruikt moet worden in de journaalposten, die automatisch gegenereerd en opgeslagen worden bij de facturatie.
Artikelgroepen instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Artikelgroep.
Zie de help van de tabel Artikelgroep voor meer informatie.
- Wat is een artikelgroep?
  In een artikelgroep wordt de omzetrekening vastgelegd, waarop de omzet van de verkoop van artikelen geboekt wordt. Een groot voordeel van werken met artikelgroepen is, dat u de gegevens, die gelden voor een grote groep artikelen, maar n keer hoeft vast te leggen.
- Hoe gebruik ik een artikelgroep?
  Als u verscheidene omzetrekeningen hanteert dient u net zoveel artikelgroepen aan te maken, één voor elke omzetrekening. Aan ieder artikel koppelt u dan de betreffende artikelgroep, zodat de omzet van het artikel automatisch op de juiste omzetrekening geboekt wordt.
Artikelen instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Artikel.
Zie de help van de tabel Artikel voor meer informatie.
- Wat is een artikel?
  Een artikel in de administratie bevat naast de zoeksleutel, omschrijving en prijs van een te verkopen artikel nog diverse andere instelmogelijkheden. Het is in ieder geval verplicht om een artikelgroep aan een artikel te koppelen, zodat het artikel gefactureerd kan worden.
- Hoe gebruik ik een artikel?
  Artikelen voert u in in de orderregel.
Leveringscondities instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Leveringsconditie.
Zie de help van de tabel Leveringsconditie voor meer informatie.
- Wat is een leveringsconditie?
  Een leveringsconditie bevat de voorwaarden waaronder de leveringen plaatsvinden. U legt in een leveringsconditie het bedrag aan vrachtkosten vast dat in rekening wordt gebracht als de leveringsconditie gebruikt wordt in een order. Voorbeelden zijn: Franco Huis, Af Fabriek, C.I.F. (Cost Insurance Freight) en F.O.B. (Free on Board).
- Hoe gebruik ik een leveringsconditie?
  Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een leveringsconditie aan de ordersoort koppelen. Deze leveringsconditie zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.
Opdrachtwijzes instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Opdrachtwijze.
Zie de help van de tabel Opdrachtwijze voor meer informatie.
- Wat is een opdrachtwijze?
  In de tabel Opdrachtwijze legt u de verschillende manieren vast waarop een order bij u binnenkomt. De opdrachtwijze kan in het programma Verkooporder ingevoerd worden. Voorbeelden van opdrachtwijzes zijn: "per brief", "e-mail", "telefonisch".
- Hoe gebruik ik een opdrachtwijze?
  Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een opdrachtwijze aan de ordersoort koppelen. Deze opdrachtwijze zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.
Verkopers instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Verkoper.
Zie de help van de tabel Medewerker / Verkoper voor meer informatie.
- Wat is een verkoper?
  Een verkoper is een medewerker met het vinkje "Is verkoper".
  Een verkoper is een gebruiker van het pakket, die orders mag invoeren in het programma Verkooporders invoeren. De invoerend gebruiker dient dan ook verkoper te zijn aangemaakt en de juiste gebruikersrechten te hebben om regels voor andere verkopers te mogen invoeren.
  Om orders in te kunnen voeren, dient de gebruikersnaam (inlognaam) voor het pakket als zoeksleutel opgeslagen te worden. De velden "Personeelsnummer" en "Is verkoper" dienen ook gevuld te zijn.
  Als iemand anders de orders invoert voor bepaalde verkopers, dan kunt u deze verkopers in naam aanmaken in de tabel Medewerker / Verkoper zodat u deze verkoper(s) kunt selecteren bij de order invoer.
- Hoe gebruik ik een verkoper?
  In het programma Verkooporders invoeren kunt u een gehele order toewijzen aan een verkoper. U kunt er ook voor kiezen om de verkoper per orderregel in te voeren, zodat er per order meerdere verkopers vastgelegd kunnen worden.
  Het is ook mogelijk om een voorkeursordersoort aan een verkoper te koppelen. Deze ordersoort wordt dan voorgesteld als de verkoper wordt ingevoerd in de order.
Verzendwijze instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Verzendwijze.
Zie de help van de tabel Verzendwijze voor meer informatie.
- Wat is een verzendwijze?
  In de tabel Verzendwijze legt u de verschillende manieren vast waarop een order verzonden kan worden. De verzendwijze kan in het programma Verkooporder ingevoerd worden. Voorbeelden van verzendwijzes zijn: "poste restante, "luchtpost" en "DHL".
- Hoe gebruik ik een verzendwijze?
  Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een verzendwijze aan de ordersoort koppelen. Deze verzendwijze zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.
Betalingscondities instellen
Start het pakket - Financieel - Debiteuren - Tabellen - Betalingsconditie.
Zie de help van de tabel Betalingsconditie voor meer informatie.
- Wat is een betalingsconditie?
  Een betalingsconditie is een verzameling instellingen betreffende het betalen van facturen door debiteuren of het betalen van facturen aan crediteuren. Het voordeel van een betalingsconditie is, dat u één betalingsconditie kunt aanmaken voor een grote groep debiteuren of crediteuren. U hoeft deze gegevens dus maar één keer in te voeren.
- Hoe gebruik ik een betalingsconditie?
  Bij het aanmaken van een ordersoort kunt u een betalingsconditie aan de ordersoort koppelen. Deze betalingsconditie zal dan automatisch worden voorgesteld als de ordersoort wordt ingevoerd in een nieuwe order.
Ordersoorten instellen
Start het pakket - Verkoop - Tabellen - Ordersoort.
Zie de help van de tabel Ordersoort voor meer informatie.
- Wat is een ordersoort?
  In een ordersoort kunt u voorkeursinstellingen aangeven, die voorgesteld worden bij het invoeren van orders. U kunt hierbij denken aan de verzendwijze, de betalingsconditie en de leveringsconditie. Al deze voorkeursinstellingen kunt u tijdens het invoeren van orders eventueel wijzigen. Een groot voordeel van werken met ordersoorten is, dat u de combinatie van gegevens, die u regelmatig gebruikt, maar n keer hoeft vast te leggen.
- Hoe gebruik ik een ordersoort?
  Bij het invoeren van een order wordt de ordersoort (en daarmee alle in de ordersoort vastgelegde instellingen) voorgesteld vanuit de debiteur.

Layout instellingen
Start het pakket - Verkoop - Instellingen - Factuur / orderbevestiging instellingen
Zie de help van Factuur / orderbevestiging instellingen voor meer informatie.
Als u voor de eerste keer Verkooporders invoeren start zal u gevraagd worden om de (factuur) layout instellingen vast te leggen voordat u verder gaat. Het pakket wordt geleverd met een flexibele layout editor, waarmee u snel een meegeleverd sjabloon als uw standaard layout vastlegt. De layout is geschikt als orderbevestiging, proforma factuur en factuur. U kunt ook uw eigen layout samenstellen door uw logo toe te voegen, uw soort vensterenveloppen te selecteren en zelf te bepalen welke onderdelen van de orderkop en orderregel afgedrukt zullen worden.
Invoeren van orders
>>> Lees hier verder