Van orderinvoer tot factureren

Inhoudsopgave

Stap-voor-stap

Sneltoetsen

Instellingen

Van orderinvoer tot factureren

Menu - Verkoop - Verkooporders invoeren

Stap-voor-stap uitgelegd

Start het pakket - Verkoop - Verkooporders invoeren

Als u voor de eerste keer Verkooporder start zal u gevraagd worden om de (factuur) layout instellingen vast te leggen voordat u verder gaat.

Een order begint altijd met de orderkop
Eerst voert u boven in het scherm de velden van de orderkop in. Een groot deel van de velden in de orderkop worden automatisch gevuld met gegevens van de debiteur en de ordersoort van deze order. Deze gegevens worden zichtbaar als u bijvoorbeeld de debiteur hebt ingevuld en u verder gaat naar het volgende veld of als u de orderkop tussentijds opslaat. U kunt deze gegevens tijdens het invoeren van de orderkop altijd wijzigen. Velden die u niet gebruikt kunt u leeg laten en overslaan. Mocht u onverhoopt een verplicht veld vergeten dan krijgt u daarvan melding.

Daarna volgen de orderregels
Na het opslaan van de orderkop wordt de eerste lege orderregel zichtbaar. Ook met de velden van de orderregel heeft u diverse mogelijkheden. Vul in ieder geval per regel het artikelnummer en het te verkopen aantal in.

Factureren
Als alle te verkopen artikelen zijn vastgelegd in een orderregel kunt u een orderbevestiging afdrukken of de order direct gaan factureren. Toets daartoe [Ctrl+F] of klik rechtsboven op [Afdrukken of e-mailen]. Het scherm "Afdrukken of e-mailen" wordt nu getoond. U kunt hier de periode, het jaar en de datum instellen. Deze gegevens worden door het pakket gebruikt om de journaalposten van de factuur in de juiste periode en jaar te boeken.

Verzendbon afdrukken
Als u een verzendbon met uw artikelen mee stuurt, dan kunt u die afdrukken. De verzendbon kan ook rechtstreeks naar de klant gemaild worden.

Factuur afdrukken
Klik op [Factureren] of toets [F9] om de factuur af te kunnen drukken met een programma naar keuze. De factuur wordt altijd als PDF geopend in Acrobat (Reader). Het daadwerkelijk afdrukken op papier gebeurt dan ook via dit programma. Op de achtergrond worden door het pakket de journaalposten van de factuur in de financiële administratie geboekt. Welke journaalposten worden aangemaakt hangt af van de in de orderkop vastgelegde Betalingscode.

Facturen vanuit het pakket e-mailen
1) Verkoop - Instellingen - Factuur e-mail instellingen.
2) Debiteuren voorzien van geldige e-mailadressen.
3) Beheer - Instellingen - Systeem instellingen - knop E-mail instellingen - SMTP gegevens correct doorvoeren.

Stap-voor-stap uitgelegd

Start het pakket - Verkoop - Verkooporders invoeren
Als u voor de eerste keer Verkooporder start zal u gevraagd worden om de (factuur) layout instellingen vast te leggen voordat u verder gaat.
Een order begint altijd met de orderkop
Eerst voert u boven in het scherm de velden van de orderkop in. Een groot deel van de velden in de orderkop worden automatisch gevuld met gegevens van de debiteur en de ordersoort van deze order. Deze gegevens worden zichtbaar als u bijvoorbeeld de debiteur hebt ingevuld en u verder gaat naar het volgende veld of als u de orderkop tussentijds opslaat. U kunt deze gegevens tijdens het invoeren van de orderkop altijd wijzigen. Velden die u niet gebruikt kunt u leeg laten en overslaan. Mocht u onverhoopt een verplicht veld vergeten dan krijgt u daarvan melding.
Daarna volgen de orderregels
Na het opslaan van de orderkop wordt de eerste lege orderregel zichtbaar. Ook met de velden van de orderregel heeft u diverse mogelijkheden. Vul in ieder geval per regel het artikelnummer en het te verkopen aantal in.
Factureren
Als alle te verkopen artikelen zijn vastgelegd in een orderregel kunt u een orderbevestiging afdrukken of de order direct gaan factureren. Toets daartoe [Ctrl+F] of klik rechtsboven op [Afdrukken of e-mailen]. Het scherm "Afdrukken of e-mailen" wordt nu getoond. U kunt hier de periode, het jaar en de datum instellen. Deze gegevens worden door het pakket gebruikt om de journaalposten van de factuur in de juiste periode en jaar te boeken.
Verzendbon afdrukken
Als u een verzendbon met uw artikelen mee stuurt, dan kunt u die afdrukken. De verzendbon kan ook rechtstreeks naar de klant gemaild worden.
Factuur afdrukken
Klik op [Factureren] of toets [F9] om de factuur af te kunnen drukken met een programma naar keuze. De factuur wordt altijd als PDF geopend in Acrobat (Reader). Het daadwerkelijk afdrukken op papier gebeurt dan ook via dit programma. Op de achtergrond worden door het pakket de journaalposten van de factuur in de financiële administratie geboekt. Welke journaalposten worden aangemaakt hangt af van de in de orderkop vastgelegde Betalingscode.
- Facturen vanuit het pakket e-mailen
  1) Verkoop - Instellingen - Factuur e-mail instellingen.
  2) Debiteuren voorzien van geldige e-mailadressen.
  3) Beheer - Instellingen - Systeem instellingen - knop E-mail instellingen - SMTP gegevens correct doorvoeren.