Dit veld wordt alleen getoond bij het aanmaken van een nieuwe debiteur

Gebruik het KvK register om snel en nauwkeurig de juiste debiteur gegevens vast te leggen in uw administratie.

Vul in dit veld een naam, een KvK nummer of een adres in. De zoekopdracht begint automatisch en er wordt een keuzelijst getoond van de bedrijven in het KvK register die aan uw zoekopdracht voldoen.

Klik op de betreffende regel en de gegevens van het bedrijf worden als debiteur in de administratie vastgelegd. Daarna kunt u de gegevens desgewenst aanpassen en aanvullen.

Het pakket zal automatisch het eerste vrije debiteurnummer toekennen als u geen nummer invoert, zodat het niet noodzakelijk is een nummer toe te kennen. Het nummer wordt pas toegekend wanneer u de debiteur opslaat. Als u zelf een nummer toekent, zal het pakket controleren of dit nummer toegestaan is. Alle debiteuren moeten namelijk een uniek nummer krijgen binnen het pakket.

• Automatisch opnummeren instellen

Alle debiteuren moeten worden voorzien van een unieke zoeksleutel, die maximaal 20 posities lang mag zijn. De zoeksleutel kan worden gebruikt om een debiteur op te zoeken in andere tabellen of programma's. Het is daarom zinvol de zoeksleutel te laten beginnen met het kernwoord. Bij het toekennen van een zoeksleutel aan debiteur "Van der Kerk" zou dit betekenen dat de zoeksleutel "Kerk, van der" ingevoerd moet worden.

Debiteuren kunnen een zodanig uitgebreid adres hebben, dat de adressering niet past in de velden Naam, Aanhef, Adres, Huisnummer, Huisnummer toevoeging, Postcode en Woonplaats. In dit veld kunt u handmatig de volledige adressering van de debiteur ingeven.

De uitgebreide adressering gaat voor de standaard adresgegevens. Als dit veld is gevuld, dan wordt de uitgebreide adressering gebruikt op invoerschermen en rapporten en documenten. Vergeet niet om ook de naam van de debiteur in het uitgebreide adres op te nemen.  

Vul hier de (bedrijfs) naam van de debiteur in.
Deze naam wordt afgedrukt op diverse rapporten en overzichten. U kunt een naam invoeren van maximaal 40 posities.

Vul hier de naam in van de debiteur zoals deze in de UBL facturen (XML bestanden) van de debiteur gebruikt wordt.
Let op: gebruik hier geen namen als "pin", "kas", "ing", etc omdat deze woorden op diverse facturen voorkomen en niet geschikt zijn voor debiteur-herkenning.

• In een eFactuur die bij u binnenkomt staat de naam van de debiteur.
• De debiteur kan in de administratie zijn vastgelegd onder een andere naam.
• De debiteur heeft mogelijkerwijs een andere naam als statutaire naam bij de KvK vastgelegd.
• Om de debiteur te kunnen controleren bij de Kamer van Koophandel kunt u in dit veld de statutaire naam zoals vastgelegd bij de Kamer van Koophandel invullen.
• Verbeterde Factuur2KING 3.0 herkenning
  Bij het herkennen van UBL facturen wordt er gecontroleerd of dit veld is ingevuld. Als de naam in dit veld overeenkomt met de naam in een UBL factuur kan de debiteur direct aan de factuur gekoppeld worden.

• Vink deze optie aan om UBL eFacturen (XML formaat), die bestaan uit meerdere regels, te verdichten tot één regel per grootboekrekening.
• Vink deze optie uit om UBL eFacturen (XML formaat) gespecificeerd weer te geven.
• Toelichting
  In Factuur2KING 3.0 Verkoopfacturen - tabblad Verwerken - [Openen] worden alle regels van een factuur getoond. Als dat niet gewenst is kunt u de optie "Verkoopfactuur verdichten per grootboekrekening (eFactuur)" inschakelen om de factuurregels per grootboekrekening, waarop de factuurregels geboekt gaan worden, verdicht weer te geven.

Het veld 'Ter attentie van' wordt gebruikt op onder meer adresetiketten, de aanmaning en de factuur. Op deze documenten wordt dit veld toegevoegd aan het correspondentieadres.
In dit veld kunt u bijvoorbeeld 'de heer van der Kerk' invullen.

Toets [F4] om een keuzevenster te openen met een overzicht van de mogelijkheden, die in de tabel Aanhef zijn ingevoerd.
De aanhef (De heer, Mevrouw, De weledelgestrenge heer etc.) wordt gebruikt op te verzenden documenten zoals een aanmaning.

Vul hier de postcode van de debiteur in. Als het adres een postbus betreft, dan dient u de postcode van de postbus in te voeren.

Voorbeeld van gebruik
Als de debiteur "Dorpsstraat 25a" als adres heeft, dan vult u in het veld Straat het woord "Dorpsstraat" in, in het veld Huisnummer "25"  en in het veld Huisnummertoevoeging "a".
Als het adres een postbus betreft, dan vult u in het veld Straat het woord "Postbus" in, en in het veld Huisnummer het nummer van de postbus.

Het veld Straat (max. 24 posities) is bestemd voor de straatnaam. Als het adres echter een postbus betreft, dan vult u in het veld Straat het woord 'Postbus' in, en in het veld Huisnummer het nummer van de postbus.

Toets [F4] om een keuzevenster te openen met een overzicht van woonplaatsen in Nederland. Selecteer de plaatsnaam van de debiteur en klik op [OK].

Toets [F4] om een keuzevenster te openen met een overzicht van de landen in de tabel Land. Selecteer het land van de debiteur en klik op [OK].

Automatisch BTW-plicht invullen
1) Bij het invullen van het land van een nieuwe debiteur wordt de bijbehorende BTW-plicht ingevuld.
2) Bij het invullen van de BTW-plicht wordt als sluitrekening de eerste grootboekrekening met het hoogste percentage, waarvan de BTW-code overeenkomt met de bij de debiteur ingevulde BTW-plicht. Bij administraties waarbij de BTW is uitgeschakeld wordt altijd BTW-plicht 'Niet BTW plichtig' gebruikt.

Module Bankieren
Het land van een debiteur wordt gebruikt bij Bankieren - Incasso's uitschrijven. Als in dit veld niets wordt ingevuld of "NL", dan betreft het een debiteur binnenland. Debiteuren met een andere landcode zijn dan automatisch buitenlandse debiteuren.

Vul hier de taal in, waarin documenten voor deze debiteur moeten worden opgesteld.

Aanmaningen voor buitenlandse debiteuren
De taal, die u aan een debiteur verbindt, zal gebruikt worden voor de koppeling tussen lay-outs en teksten in de ingevoerd taal. Zo kunt u bijvoorbeeld aanmaningen verzenden naar Engelse debiteuren, waarop een Engelse tekst afgedrukt wordt in plaats van een Nederlandse tekst. De taalcode van de debiteur bepaalt in dat geval de keuze voor de lay-out en tekst.

Factureren per e-mail naar buitenlandse debiteuren
Voor debiteuren met de taalcode ENG (Engels) en DEU (Duits) kunnen vertalingen van de teksten, die gebruikt worden in de begeleidende e-mail van een factuur, ingevoerd worden in het programma Factuur e-mail instellingen.

Kies hier de valuta waarin facturen van deze debiteur geboekt moeten worden. De valuta dient vooraf vastgelegd te zijn in de tabel Valuta.

Factuur inboeken
De valuta die aan een debiteur gekoppeld is zal automatisch voorgesteld worden in het Boekingsprogramma als de debiteur wordt ingevoerd. Na invoer van het Valuta boekbedrag zal de valuta met behulp van de koers van de valuta,(of van de dagkoers) omgerekend worden naar de standaard valuta, die is vastgelegd in de tabel Basis Algemeen.

Meer informatie
U kunt en hoeft in dit veld niet de standaard valuta invullen. Het veld zal in dat geval automatisch leeggemaakt worden. Waar u tevens rekening mee dient te houden, is het feit dat vreemde valuta in uw administratie altijd gerelateerd zal blijven aan de standaard valuta.

Werken in de administratie met valuta
>>> Stappenplan Werken met valuta

Vul hier de telefoon-, fax en mobiele nummers in van de debiteur.

Algemeen over BTW-plicht

• Selecteer hier de BTW-plicht van de debiteur. De BTW-plicht bepaalt hoe de BTW automatisch berekend wordt voor deze debiteur. Dat geldt zowel voor handmatige invoer van debiteurfacturen in het programma Boeken als voor het automatisch boeken van debiteur facturen vanuit de modules Verkoop en Declaraties en urenverantwoording.
• De BTW-plicht dient in overeenstemming te zijn met de BTW-code van de sluitrekening van deze debiteur.
  In de BTW-code staat het BTW-percentage en de formuliergroep waarop de factuur geteld wordt voor de BTW-aangifte en/of de ICP-opgave.
• De BTW-plicht/BTW-code koppeling zal gecontroleerd worden tijdens het boeken en bij het invoeren van orders en declaraties.
• Op reeds ingevoerde orders heeft het wijzigen van de BTW-plicht geen effect. Indien gewenst moeten orders verwijderd en opnieuw ingevoerd worden.

 Kies de BTW-plicht van de debiteur

• BTW-plichtig
  De standaard instelling voor Debiteuren Binnenland en Particulieren. Deze instelling hoort bij een BTW-code die gekoppeld is aan formuliergroep 1a.
  • Particulieren buitenland
    Buitenlandse particulieren dienen de instelling "BTW-plichtig" te krijgen, zodat voor de buitenlandse particulier de BTW berekend kan worden.
• BTW-plichtig laag
  Indien een debiteur altijd BTW-laag in rekening gebracht moet worden (zoals bijvoorbeeld agrarische bedrijven), dan kunt u dat hier aangeven.
  Selecteer in het veld Sluitrekening een sluitrekening waaraan een BTW-code met een laag percentage is gekoppeld, zodat in het programma Boeken een BTW-code met een laag percentage wordt voorgesteld. Deze instelling hoort bij een BTW-code die gekoppeld is aan formuliergroep 1b.
  • Gevolgen voor orders, facturen en declaraties
    Deze instelling is automatisch van toepassing bij het invoeren van orders of het declareren van uren voor deze debiteur.
    Let op: De instelling van de debiteur is leidend. Alles wordt gefactureerd met een BTW-code laag percentage, ongeacht of de artikelen/werksoorten een ander percentage hebben.
    
• Binnen de EU (ICP)
  De instelling voor debiteuren buitenland binnen de EU. Voor alle boekingen op debiteuren met deze instelling kunt u met het programma ICP-opgave de ICP-opgave samenstellen. Voorwaarde is wel dat bij alle debiteuren "binnen EU" het BTW-nummer is ingevoerd. Deze instelling hoort bij een BTW-code die gekoppeld is aan formuliergroep 3b.
  • Particulieren buitenland
    Buitenlandse particulieren dienen de instelling "BTW-plichtig" te krijgen, zodat voor de buitenlandse particulier de BTW berekend kan worden.
• Buiten de EU
  De instelling voor debiteuren buitenland buiten de EU. Deze instelling hoort bij een BTW-code die gekoppeld is aan formuliergroep 3a.
  • Particulieren buitenland
    Buitenlandse particulieren dienen de instelling "BTW-plichtig" te krijgen, zodat voor de buitenlandse particulier de BTW berekend kan worden.
    
• Niet BTW-plichtig
  Dit is de instelling voor debiteuren die geen BTW afdragen. De BTW-controle op een "Niet BTW-plichtige debiteur" komt te vervallen bij het invoeren van boekingsregels en tijdens de facturatiegang.
  • Gevolgen voor orders, facturen en declaraties
    Deze instelling is automatisch van toepassing bij het invoeren van orders of het declareren van uren voor deze debiteur.
    Let op: De instelling van de debiteur is leidend. Alles wordt gefactureerd zonder BTW. Bij facturatie wordt er dus geen BTW berekend.

Voorbeeld van gebruik

• Wij adviseren om in de sluitrekening (tabel Grootboek) van de debiteur een voorkeurs-BTW-code op te geven die gelijk is aan het veld "BTW-plichtig" van de debiteur. Een debiteur binnen de EU krijgt als BTW-plichtig optie "Binnen EU". In de sluitrekening van de debiteur geeft u bijvoorbeeld "BTW-code 21" op, omdat in de BTW-tabel code 21 gekoppeld is aan code 3b van het aangiftebiljet.

BTW-nummer
U kunt hier het BTW-nummer van de debiteur invullen, zoals dat door de Belastingdienst verstrekt is. Dit nummer zal toegevoegd kunnen worden aan de lay-outs van diverse rapporten. Het BTW-nummer is verder van belang bij debiteuren binnen de EU (BTW-plichtig binnen EU). Het programma Aangifte Intracommunautaire Leveringen controleert voor alle debiteuren die BTW-plichtig zijn "Binnen EU" of het veld BTW-nummer is ingevuld.

Indien de BTW-landcode in de tabel Land voor het land van deze debiteur is ingevuld, dan zal deze landcode automatisch in dit veld geplaatst worden.

BTW-nummer controle
Klik op de onderstreepte veldnaam BTW-nummer om het ingevoerde BTW-nummer via Internet te controleren bij het "Systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie (VIES) geldigverklaring BTW-nummer"

De velden Kamer van Koophandelnummer, KVK-plaats en KVK-datum uittreksel kunt u vullen met de gegevens van de debiteur. Elke onderneming in Nederland dient ingeschreven te zijn bij één van de kamers van koophandel en krijgt op grond daarvan een nummer toegewezen. U bent verplicht dit nummer te vermelden op de facturen die u verstuurt naar uw afnemers, evenals uw leveranciers dit verplicht zijn. U kunt informatie omtrent uw debiteuren opvragen bij de kamers van koophandel waar deze debiteuren ingeschreven zijn.

KvK-nummer controle
Klik op de onderstreepte veldnaam KvK-nummer om het ingevoerde KvK-nummer via Internet te controleren bij de Kamer van Koophandel.

eVerbinding
Deze functionaliteit is beschikbaar als de eVerbinding instellingen correct gevuld zijn
Als bij de debiteur een geldig KvK nummer is ingevuld en je kiest bij het veld 'Facturen afdrukken of e-mailen' voor eVerbinding dan wordt automatisch het veld 'ID voor eVerbinding ingevuld'

Vul hier de datum in vanaf welke deze debiteur géén klant meer van u is.

Selecteer hier waarom deze klant uw klant niet meer is. Nieuwe manieren om "klant af" te worden, kunt u vastleggen in de tabel Klant sinds/stop reden

Een sluitrekening is een verzamelrekening van alle boekingen die op een bepaalde groep debiteuren geboekt zijn. Op de sluitrekening kan dus niet rechtstreeks geboekt worden. Bijvoorbeeld, u maakt binnen uw grootboek een onderverdeling tussen binnenlandse en buitenlandse debiteuren. Deze sluitrekeningen maakt u aan in de tabel Grootboek.

Bij het aanmaken van een nieuwe debiteur zal in dit veld de eerste debiteur sluitrekening uit de tabel Grootboek worden voorgesteld. Klik op de icoon of toets [F4] om een overzicht met alle debiteur sluitrekeningen te tonen, waaruit u de juiste sluitrekening voor deze debiteur kunt kiezen.

Sluitrekening wijzigen
Als op deze debiteur een boeking heeft plaatsgevonden kan dit veld niet meer gewijzigd worden. Dit veld kan alleen gewijzigd worden als alle boekingen op de debiteur zijn verwijderd.

De voorkeurstegenrekening van een debiteur is een grootboekrekening, die in het boekingsprogramma automatisch ingevuld wordt in de kolom Tegenrekening, nadat deze debiteur is ingevoerd. Het invoeren van boekingsregels kan zo sneller uitgevoerd worden, maar u behoudt de mogelijkheid om de voorgestelde tegenrekening te wijzigen.

Meerdere voorkeurstegenrekeningen per debiteur
Om de invoer van boekingen eenvoudiger te maken kunt u per debiteur een aantal voorkeurstegenrekeningen vastleggen, waaruit u kunt kiezen in het Boekingsprogramma. U hoeft dan niet meer te zoeken tussen alle grootboekrekeningen.
>>> Lees hier meer over meerdere voorkeurstegenrekeningen  per debiteur

Boeken met rekening en tegenrekening in één regel
Elke boekingsregel in het boekingsprogramma bevat zowel een rekening als een tegenrekening. Zou u bijvoorbeeld een boeking van een factuur in het dagboek Verkoop verwerken, dan kunnen de rekening van de debiteur "De Groot" en de grootboekrekening "Omzet hoog" in één regel geboekt worden. In het pakket wordt de debiteur als rekening aangemerkt en de rekening "Omzet hoog" als tegenrekening.

Voorkeurstegenrekening van dagboek gaat voor de voorkeurstegenrekening van een debiteur
De voorkeurstegenrekening van het dagboek, waarin de boekingsregel met deze debiteur geboekt wordt, gaat voor de voorkeurstegenrekening van de debiteur. Alleen als dit veld leeg is in de tabel Dagboek zal de tegenrekening die u hier invoert automatisch voorgesteld worden in het boekingsprogramma.

De voorkeurstegenrekening wordt niet altijd gebruikt
Deze voorkeurstegenrekening wordt alleen gebruikt als u boekingsregels invoert in het programma Boeken.
Bijvoorbeeld journaalposten voor deze debiteur, die automatisch aangemaakt worden tijdens het factureren (module Verkoop) of het declareren (module Declaraties en Urenverantwoording), gebruiken de voorkeurstegenrekening van de debiteur niet. Dergelijke journaalposten worden niet op één regel geboekt, maar gesplitst over meerdere regels, waarbij de splitsrekening altijd de tegenrekening is.
Voorbeeld: journaalposten die automatisch gegenereerd worden tijdens het factureren

Voorkeurstegenrekening wordt automatisch gevuld
Als dit veld nog leeg is en er een voorkeurstegenrekening wordt ingevuld in de tabel Voorkeurstegenrekening debiteur, dan wordt dit veld automatisch gevuld met deze voorkeurstegenrekening. Bij het verwijderen van de voorkeurstegenrekening uit de tabel Voorkeurstegenrekening wordt de eerste voorkeurstegenrekening bij deze debiteur automatisch hier ingevuld.

In dit veld kunt u alleen kiezen uit betalingscondities met de instelling "Gebruiken voor: debiteur"
Kies hier de betalingsconditie voor de geselecteerde/nieuwe debiteur.

• Met een betalingsconditie kunt u diverse instellingen voor wat betreft o.a. vervaldagen, betalingskorting, kredietbeperking, of incasso vastleggen. Vervolgens koppelt u deze betalingsconditie aan een debiteur, of crediteur. Indien bijvoorbeeld het percentage van kredietbeperking wijzigt, dan hoeft u dit alleen maar te wijzigen bij deze betalingsconditie en daarmee wordt de wijziging actief voor alle gekoppelde debiteuren, cq. crediteuren.
  
• Voorbeeld
  Alle debiteuren met een bepaalde betalingsconditie hebben een vervaltermijn van 30 dagen. Indien u dit voor alle debiteuren, c.q.. crediteuren met deze conditie wilt aanpassen in 14 dagen, dan hoeft u dit alleen maar aan te passen in de betalingsconditie. Let op: Bestaande openstaande posten worden NIET aangepast. De wijziging geldt alleen voor nieuw op te boeken posten.

Dit veld is alleen beschikbaar als u de module Verkoop geregistreerd heeft
Als de betalingsplichtige een andere debiteur is dan de debiteur voor wie de order gemaakt wordt, dan kunt u hier het nummer van de betalingsplichtige debiteur invullen. Het nummer dat u invoert, moet al eerder aangemaakt zijn in de tabel Debiteur. Is de debiteur tevens betalingsplichtige, dan kunt u dit veld leeg laten. Als u het veld leeg laat, dan wordt bij het opslaan van de debiteur dit veld gevuld met het debiteurnummer. Tijdens het invoeren van orders worden de instellingen (betalingsconditie, kortingafspraken etc.) van de betalingsplichtige gebruikt, tenzij u in de Basis Verkoop aangeeft dat de betalingsconditie van de debiteur gebruikt moet worden.. De omzet komt op de debiteur terecht, maar de openstaande post wordt aan de betalingsplichtige debiteur gekoppeld.

Selecteer hier de groepsdebiteur voor deze debiteur (toets [F4]). Iedere debiteur in de administratie kan dienen als groepsdebiteur.

Wat is een groepsdebiteur?
Binnen de module Verkoop wordt de groepsdebiteur als volgt gebruikt:

• Aan de groepsdebiteur kunnen voorkeursafspraken worden gekoppeld. Indien de debiteur zelf of de betalingsplichtige van de debiteur geen voorkeursafspraken heeft, dan worden bij de invoer van een verkooporder/offerte de voorkeursafspraken van de groepsdebiteur getoond.

Een inkoopcombinatie is een groep debiteuren die centraal hun inkopen doen en betalen. De inkoopcombinatie zelf kan als debiteur ingevoerd worden en vervolgens gekoppeld worden aan alle debiteuren van de inkoopcombinatie. Daarmee kunt u terugzoeken welke "inkoopcombinatie debiteur" de facturen van de gekoppelde debiteuren betaalt.

Als de debiteur onderdeel is van een inkoopcombinatie en deze inkoopcombinatie is al ingevoerd in de administratie, dan kunt u de inkoopcombinatie hier invoeren. Toets [F4] om het overzicht van debiteuren te tonen. Selecteer de inkoopcombinatie en druk op [OK]. Sla de debiteur vervolgens op met [Ctrl+S].

Selecteer het rayon (toets [F4]), waarin deze debiteur ingedeeld moet worden.
U kunt uw eigen indeling in rayons aanmaken in de tabel Rayon.

Werken met rayons
Debiteuren kunnen ingedeeld worden in rayons. Als de debiteuren ingedeeld zijn, dan kunt u met het rapport Verkoopstatistiek de omzetrapportage per rayon uitdraaien.

• Met debiteursoorten kunt u uw debiteurenbestand indelen. Door debiteuren een soort toe te kennen kunt u rapportages maken voor groepen debiteuren die door middel van de debiteursoort bij elkaar horen.
• Tabel Debiteursoort
  menu - Verkoop - Tabellen/stamgegevens - Extra tabellen - Debiteursoort
• Rapportage met debiteursoorten
  menu - Verkoop - Rapporten - Verkoopstatistiek
  Op genoemd rapport kan een selectie op debiteursoort gemaakt worden. U kunt daarmee de verkoopstatistiek per debiteursoort afdrukken.

Vul hier het e-mailadres van de debiteur in.
Het debiteur e-mailadres kan gebruikt worden om aanmaningen, facturen en andere documenten naar de debiteur te e-mailen.

Als een debiteur meerdere e-mailadressen heeft dan kunt u deze, gescheiden door een punt-komma [ ; ] invoeren.
Bij het e-mailen van documenten (offerte, factuur, aanmaning etc.) uit de administratie aan de debiteur zal ieder hier opgegeven e-mailadres een e-mail met het document ontvangen.

Vul hier het internetadres van de homepage van de debiteur in.

Vul hier het nummer in dat aan uw bedrijf is toegewezen door deze debiteur. U kunt dit nummer bijvoorbeeld gebruiken op de afschriftregels, wanneer u met de module Bankieren automatische incasso's uitschrijft.

Ruimte voor opmerkingen bij deze debiteur. De opmerking kan afgedrukt worden op van toepassing zijnde rapporten en in schermen van andere programma's.

Voorbeeld van gebruik
Zet bij de debiteur bijvoorbeeld "Factuur Afdrukken" en/of "Aanmaning E-mailen" in de opmerking. In de verkooporder en bij de openstaande post ziet u direct welke documenten op welke wijze naar de klant verstuurd worden.

Dit veld is alleen beschikbaar indien er meerdere kostenplaatsen in de tabel Kostenplaats zijn vastgelegd
Er kan met behulp van kostenplaatsen en kostendragers een tweede en derde structuur aangebracht worden in een administratie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid een verbijzondering van de boekingen naar aard (bijvoorbeeld resultaat per afdeling) en bestemming (bijvoorbeeld projecten) in de administratie bij te houden. Hoe dit precies in zijn werk gaat, zal bij de betreffende tabellen toegelicht worden.

Indien er een vaste relatie bestaat tussen een debiteur en een kostenplaats/-drager, dan kunt u deze hier invoeren. Als u tijdens het boeken een debiteurennummer invoert, waaraan een voorkeurkostenplaats/-drager gekoppeld is, dan zal het betreffende nummer direct in de daarvoor bestemde kolom van de boekingsregel geplaatst worden. U houdt daarbij de mogelijkheid om het voorgestelde nummer te wijzigen of te verwijderen.

Dit veld is alleen beschikbaar indien er meerdere kostendragers in de tabel Kostendrager zijn vastgelegd
Er kan met behulp van kostenplaatsen en kostendragers een tweede en derde structuur aangebracht worden in een administratie. Op deze manier heeft u de mogelijkheid een verbijzondering van de boekingen naar aard (bijvoorbeeld resultaat per afdeling) en bestemming (bijvoorbeeld projecten) in de administratie bij te houden. Hoe dit precies in zijn werk gaat, zal bij de betreffende tabellen toegelicht worden.

Indien er een vaste relatie bestaat tussen een debiteur en een kostenplaats/-drager, dan kunt u deze hier invoeren. Als u tijdens het boeken een debiteurennummer invoert, waaraan een voorkeurkostenplaats/-drager gekoppeld is, dan zal het betreffende nummer direct in de daarvoor bestemde kolom van de boekingsregel geplaatst worden. U houdt daarbij de mogelijkheid om het voorgestelde nummer te wijzigen of te verwijderen.

Een geblokkeerd tabelitem is niet zichtbaar in de betreffende keuzetabel in andere programma's.
Vink deze optie aan om de geselecteerde debiteur te blokkeren voor gebruik in het pakket. Het pakket zal een waarschuwing tonen indien u een geblokkeerde debiteur probeert te koppelen aan een andere tabel of gebruikt in bijvoorbeeld het Boekingsprogramma. Eerder ingevoerde boekingsregels in dit dagboek worden niet benvloed door de blokkering.
Vink deze optie uit om de blokkering op te heffen.

Toegang tot deze velden wordt bepaald door uw accountant / intermediair, die binnen iMUIS rechten kan instellen in het onderdeel Gebruikersbeheer.
Vul hier het bankrekeningnummer en/of tweede bankrekeningnummer van de debiteur in. Het (de) rekeningnummer(s) worden onder meer gebruikt door het pakket om automatisch de correcte gegevens in te vullen in de programma's van de module Bankieren.

Als u een IBAN-nummer invoert, dan moet het corresponderende bank- of tweede bankrekeningnummer ook ingevoerd worden
In dit veld kunt u het IBAN-nummer van de bankrekening van de debiteur invullen. Het IBAN-nummer is het International Banking Account Number.

Gebruik in Bankieren
Dit nummer wordt gebruikt in het internationaal betalingsverkeer. Er wordt door het programma Afschriften inlezen gecontroleerd op IBAN-nummers in het elektronisch bankafschrift, om afschriftregels met betalingen van buitenlandse debiteuren automatisch te herkennen.

Dit veld hoeft alleen ingevuld te worden als de tenaamstelling van de tweede bankrekening van de debiteur afwijkt van de bedrijfsnaam (zoals ingevuld in het veld Naam). Bijvoorbeeld als de bedrijfsnaam Jansen en Zoon is en de tenaamstelling van de tweede bankrekening Jansen is.

Selecteer hier de bank van de debiteur. In dit veld zal het BIC-nummer (benodigd voor internationale betalingen) worden ingevuld, zoals dat is vastgelegd in de tabel Banken. 124356
(BIC = "Bank Identifier Code")

U kunt dit veld alleen gebruiken indien aan deze debiteur een betalingsconditie met incasso is gekoppeld.

In dit veld maakt u een keuze tussen <Leeg>, Bank of Bank 2. Via deze keuze bepaalt u welke rekening gebruikt wordt voor de incasso. Het verwijst dus naar de rekeningen die u in de voorgaande velden vastgelegd heeft. Bij een keus voor Bank zal het pakket kijken welke rekening ingevuld is. Zijn beide ingevuld, dan heeft de bankrekening prioriteit.

Geef hier aan of u het rapport Specificatie incasso's voor deze debiteur wilt afdrukken of e-mailen.
Bij het aanmaken van een incassobestand in het programma Incasso's uitschrijven bepaalt de hier opgegeven voorkeur of de debiteur automatisch een e-mail met de incassospecificatie kan ontvangen.
NB Bij per e-mail verstuurde rapporten wordt het rapport automatisch in de vorm van een .PDF bestand als bijlage aan de e-mail toegevoegd.

• Geef hier een verkoop dagboek op om de facturen van deze debiteur altijd in dat dagboek te plaatsen.
• Laat dit veld leeg om de facturen van deze debiteur altijd in het standaard dagboek Verkoop, zoals opgegeven in de tabel Basis Verkoop, te plaatsen.

Als een vaste verkoper belast is met de verkoopactiviteiten rond deze debiteur, dan kunt u de verkoper ingeven. De verkoper moet van tevoren vastgelegd zijn in de tabel Medewerker / Verkoper. Deze verkoper wordt overgenomen in de orders van de betreffende debiteur. Mocht u dit willen wijzigen, dan blijft de mogelijkheid daartoe aanwezig tijdens het invoeren van de order.

In dit veld kunt u de condities voor levering aan deze debiteur vastleggen. De informatie in een leveringsconditie kan worden afgedrukt op de factuur en kan tijdens de orderinvoer aangepast worden.

Hier kan per debiteur een vaste opdrachtwijze worden ingevoerd. Deze keuze dient uiteraard wel te zijn ingevoerd in de tabel Opdrachtwijze.

Hier kan de gebruikelijke verzendwijze van de debiteur worden ingevoerd. Tijdens de orderinvoer zal het pakket deze verzendwijze voorstellen, maar u behoudt de mogelijkheid een andere verzendwijze te selecteren.

Deze instelling wordt alleen toegepast als Verkoopstaffels gebruiken in iMUIS op de server is geactiveerd

Vink deze optie aan om voor deze debiteur eventuele prijsstaffel(s) te gebruiken in het programma Verkooporder.

Vink deze optie uit om voor deze debiteur geen prijsstaffel te gebruiken.

Vink deze optie aan om voor deze debiteur altijd de laagste in vastgelegde prijs voor artikelen te gebruiken. Als bijvoorbeeld tijdens een actielooptijd de prijs van een artikel lager is dan de vastgelegde prijs in een voor deze debiteur speciale debiteur-artikelprijs, dan zal iMUIS automatisch tijdens de actielooptijd de prijs van de actielooptijd gebruiken.

Vink deze optie uit om altijd de vaste prijs van artikelen voor deze debiteur te gebruiken. Indien u voor deze debiteur prijsafspraken heeft vastgelegd dan zullen deze prijzen gebruikt worden.

• Kies "Volgens basisgegevens verkoop" om voor deze betalingsplichtige verzamelfacturen af te drukken volgens de optie "Verzamelfactuur per betalingsplichtige" in de tabel Basisgegevens Verkoop.
  Als die optie is aangevinkt, dan worden er voor deze betalingsplichtige automatisch verzamelfacturen afgedrukt.
  Als die optie is uitgevinkt, dan worden er voor deze betalingsplichtige geen verzamelfacturen afgedrukt.
• Kies "Ja" om voor deze betalingsplichtige altijd verzamelfacturen af te drukken, ongeacht de instelling in de tabel Basisgegevens Verkoop.
• Kies "Nee" om voor deze betalingsplichtige nooit verzamelfacturen af te drukken, ongeacht de instelling in de tabel Basisgegevens Verkoop.

Wat is een verzamelfactuur?
Op een verzamelfactuur worden alle, of een selectie van, te factureren orders van een betalingsplichtige, als één factuur afgedrukt. Op de verzamelfactuur wordt een uitgebreide specificatie per onderliggende factuur afgedrukt. Onderdeel van de specificatie zijn onder meer de onderliggende debiteuren, de betreffende ordernummers, de verkoper en het verzendadres van de gefactureerde goederen.

Van welke orders kan een verzamelfactuur worden afgedrukt?
De volgende instellingen per order, mits van toepassing, dienen gelijk te zijn om de orders op een verzamelfactuur af te drukken: Betalingsplichtige, Valuta, Taal, Betalingsconditie, Betalingscode, of de order Inclusief of Exclusief BTW is, de ordersoort, % kredietbeperking, % betalingskorting, % G-rekening, % loonbestanddeel.

Verzamelfactuur stap-voor-stap
Zie ook het stappenplan voor het werken met verzamelfacturen.

Geef hier aan of u orderbevestigingen aan deze debiteur wilt afdrukken of e-mailen.
Bij het openen van [Afdrukken of e-mailen] in Verkooporders invoeren bepaalt de hier opgegeven voorkeur hoe de knoppen weergegeven worden. Bij per e-mail verstuurde rapporten wordt het rapport in de vorm van een PDF-bestand als bijlage aan de e-mail toegevoegd.

• Kies Afdrukken om facturen voor deze debiteur standaard af te drukken.
• Kies E-mailen om facturen voor deze debiteur standaard te e-mailen.
  De factuur wordt in de vorm van een PDF-bestand én een XML-bestand (UBL) als bijlage aan de e-mail toegevoegd.
• eVerbinding
  Deze functionaliteit is beschikbaar als de eVerbinding instellingen correct gevuld zijn
  Kies eVerbinding om facturen voor deze debiteur standaard naar het eVerbinding postvak van de debiteur te sturen.
  U dient tevens het veld "ID voor eVerbinding" van deze debiteur in te vullen.
  Als bij de debiteur een geldig KvK nummer is ingevuld en je kiest bij het veld 'Facturen afdrukken of e-mailen' voor eVerbinding dan wordt automatisch het veld 'ID voor eVerbinding ingevuld'

Factureren vanuit Verkooporders invoeren
Als u een factuur gaat [Afdrukken of e-mailen] in Verkooporders invoeren, dan bepaalt de hier opgegeven voorkeur welke knoppen weergegeven worden.

Factureren met rapport Factureren
Als u gaat factureren met het rapport Factureren, dan bepaalt de hier opgegeven voorkeur hoe de facturen voor deze debiteur verstuurd (of afgedrukt) gaan worden.

• Vink deze optie aan om bij facturen die per e-mail verzonden worden automatisch de factuur in UBL formaat toe te voegen. De UBL factuur wordt dan in de vorm van een XML bestand als extra bijlage van de e-mail toegevoegd. In de UBL wordt de factuur altijd als "embedded PDF" toegevoegd, zodat ook als een ontvanger alleen de UBL Factuur heeft of doorstuurt de PDF van de factuur kan worden getoond in bijvoorbeeld een programma als Factuur2KING 3.0.
• Vink deze optie uit om geen UBL bestand toe te voegen aan de reguliere factuur.

Meer informatie over UBL

• UBL = Universal Business Language
• UBL 2.0 is het bestandsformaat dat de Overheid heeft gekozen als standaard XML formaat voor eFacturatie en is ontwikkeld voor het handelstransactieproces (van order via factuur naar betaling).

Deze functionaliteit is beschikbaar als de eVerbinding instellingen correct gevuld zijn

Vul hier de eVerbinding ID van de debiteur in.

• Standaard eVerbinding ID
  Als bij de debiteur een geldig KvK nummer is ingevuld en u kiest bij het veld 'Facturen afdrukken of e-mailen' voor "eVerbinding", dan wordt automatisch het veld 'ID voor eVerbinding ingevuld'.
  • Standaard eVerbinding ID resetten
    U kunt dit veld resetten door dit veld leeg te maken, bij "Facturen afdrukken of e-mailen" te kiezen voor Afdrukken, de debiteur op te slaan, vervolgens direct bij "Facturen afdrukken of e-mailen" te kiezen voor eVerbinding en de debiteur nogmaals op te slaan. Het standaard ID voor eVerbinding wordt dan automatisch ingevuld.
• Overheidsinstantie eVerbinding ID
  Voorbeeld: [ NL:OINO:00000000123456789 ]
  Let op: Als de debiteur een overheidsinstantie is moet de eVerbinding ID handmatig worden ingevuld en worden voorafgegaan door NL:OINO:
  De eVerbinding ID van de overheidsinstantie kunt u opvragen bij de betreffende overheidsinstantie. Een eVerbinding ID van een overheidsinstantie bestaat meestal uit een lang nummer voorafgegaan door een aantal voorloop nullen.

Als u gaat factureren via eVerbinding worden de facturen voor deze debiteur direct in zijn eVerbinding postvak geplaatst. De instelling "Facturen afdrukken of e-mailen" hierboven dient voor deze debiteur dan op "eVerbinding" te zijn ingesteld.

Dit veld is alleen beschikbaar indien de module Voorraad geregistreerd is
Vink deze optie aan om per debiteur aan te geven, dat orders voor deze debiteur geheel geleverd dienen te worden. In het programma Verkooporders invoeren zult u voor orders voor deze debiteur geen pickproces kunnen starten, als er van één of meer bestelde artikelen geen of niet genoeg voorraad is. Pas als de voorraad weer op peil is kunt u dan verder met de order. 
NB Het pickproces kan alleen met het pakket iMUIS op de server uitgevoerd worden.

Dit veld is alleen beschikbaar indien de module Voorraad geregistreerd is
Vink deze optie aan om backorders voor deze debiteur toe te staan. Backorders zijn alleen mogelijk bij voorraadhoudende artikelen in orders die worden verwerkt via het pickproces.
Vink deze optie uit om geen backorders toe te staan. Als bij orderinvoer blijkt dat er niet voldoende voorraad is, dan wordt er een melding getoond en kan de orderregel niet opgeslagen worden.

Vul hier een datum in vanaf welke voor deze debiteur geen orders meer kunnen worden ingevoerd in het programma Verkooporders invoeren. Voor deze debiteur kunnen dan ook geen handmatige verkoopfacturen worden ingevoerd in het programma Boeken.
Let op: als deze debiteur betalingsplichtige is voor andere debiteuren, dan kunt u ook geen orders invoeren voor deze andere debiteuren.

Om het invoeren van orders voor deze debiteur weer mogelijk te maken kunt u deze optie uitvinken en de debiteur opslaan.

Vul hier het bankrekeningnummer van de G-rekening van de debiteur. Dit nummer zal gebruikt worden door het programma Afschriften inlezen van de module Bankieren om betalingen met deze G-rekening automatisch te herkennen.

In dit veld kunt u het IBAN-nummer van de G-rekening invullen. Het IBAN-nummer kan onder andere afgedrukt worden onderaan facturen en declaraties. Het IBAN-nummer is het International Banking Account Number. Dit nummer kan worden gebruikt in het internationaal betalingsverkeer. 

Dit veld is alleen zichtbaar als de module Bankieren geregistreerd is
Selecteer hier de bank van het bedrijf waarvoor de administratie wordt gevoerd. In dit veld zal het BIC-nummer (benodigd voor internationale betalingen) worden ingevuld, zoals dat is vastgelegd in de tabel Banken. Het BIC-nummer kan onder andere afgedrukt worden onderaan facturen en declaraties.
(BIC = "Bank Identifier Code")

Vul hier het percentage uit het loonbestanddeel in dat de debiteur moet reserveren voor de betaling op de G-rekening. Dit percentage kan per debiteur verschillen en wordt bepaald door de Belastingdienst. U dient dit percentage bij de debiteur op te vragen en vervolgens hier in te vullen.

Voor dit veld geldt een gebruikersrecht, dat in het programma Gebruikersbeheer (Opties - Tabellen) kan worden ingesteld
In dit veld kunt u de kredietlimiet invoeren die van toepassing is op de debiteur. Onder 'kredietlimiet' wordt het maximale bedrag verstaan dat een debiteur aan openstaande posten mag hebben.

De kredietlimiet van een debiteur kan aan een bepaalde periode gebonden zijn.
Vul hier de begindatum in vanaf wanneer de kredietlimiet van deze debiteur geldig is. Voor deze datum zal het pakket niet controleren op de kredietlimiet.

De kredietlimiet van een debiteur kan aan een bepaalde periode gebonden zijn.
Vul hier de einddatum in tot en met wanneer de kredietlimiet van deze debiteur geldig is. Na deze datum zal het pakket niet controleren op de kredietlimiet.

Bij gebruik van dit veld is het verplicht ook de einddatum van de extra limiet in te voeren
Geef hier het bedrag in waarmee de kredietlimiet van de debiteur tijdelijk verhoogd wordt.

Vul de datum in tot en met welke de tijdelijk extra limiet geldig is.
Dit veld moet ingevuld worden als u gebruik maakt van een tijdelijk extra limiet voor een debiteur.

Vink deze optie aan als er voor deze debiteur aanmaningen vervaardigd moeten worden als de openstaande posten van de debiteur vervallen zijn.
Vink deze optie uit als er voor deze debiteur geen aanmaningen vervaardigd hoeven te worden.

Geef hier aan of u aanmaningen voor deze debiteur wilt afdrukken of e-mailen. Als u kiest voor e-mailen, dan moet wel het e-mailadres van de debiteur ingevuld zijn. Als er een proefafdruk wordt gemaakt van aanmaningen, dan worden aanmaningen via e-mail niet verstuurd.
>>> Lees de helppagina van het scherm Debiteurinformatie voor meer informatie over aanmaningen afdrukken of e-mailen.

De vrije velden kunnen afgedrukt worden op de orderbevestiging en de factuur. Dat dient u wel eerst in te stellen op de orderbevestiging en factuur layout.

Vrije velden voor debiteuren kunnen gebruikt worden om verschillende gegevens in op te slaan, waarvoor in het pakket (nog) geen standaard veld voorhanden is. In de tabel Basis financieel kunnen de vrije velden hernoemd worden naar de velden die u nodig heeft. Een voorbeeld hiervan is het vastleggen van gegevens van een auto van een debiteur bij een garagebedrijf. De vrije velden kunnen dan bijvoorbeeld Kenteken, Chassisnummer, Kilometerstand en Bandenmaat genoemd worden.

Vink deze optie aan om urenboekingen ingevoerd voor deze debiteur als verrekenbaar te beschouwen volgens de instelling "verrekenbaar" per artikel/werksoort (standaard).
Vink deze optie uit om urenboekingen ingevoerd op deze debiteur als niet verrekenbaar in te stellen.
Let op: De instelling "verrekenbaar" op een artikel/werksoort wordt voor deze debiteur genegeerd. Niet verrekenbare regels kunnen niet gedeclareerd worden.