Met de Spitsfactuur maakt u snel en eenvoudig een verkoopfactuur

• Ondernemers die nu nog factureren in Excel of Word, zullen er veel baat bij hebben als zij gebruik gaan maken van de Spitsfactuur. Deze is zeer eenvoudig in het gebruik en ook snel aan te passen aan elk type bedrijf. De Spitsfactuur is geschikt voor alle bedrijfsvoeringen. Bent u manager, fysiotherapeut, timmerman of heeft u een winkel? Ontdek het gemak en de voordelen van de Spitsfactuur.
• De Spitsfactuur slaat namelijk automatisch alle belangrijke gegevens op die op de factuur staan. BIjvoorbeeld informatie over debiteuren.
• Bovendien toont het pakket direct duidelijke overzichten van alle concepten en facturen. Zo ziet u meteen welke debiteuren uw facturen nog niet of slechts gedeeltelijk hebben betaald.
• Accountants kunnen hun klanten nu nog efficiënter van dienst zijn, als deze klanten gebruik maken van de Spitsfactuur. Alle noodzakelijke gegevens worden namelijk automatisch opgeslagen in het pakket. De accountant heeft daardoor een goed overzicht van de cijfers van het bedrijf.
• De Spitsfactuur is alleen beschikbaar in de Basisvaluta van de administratie. In de praktijk zal dit meestal betekenen dat de Spitsfactuur alleen in Euro's gemaakt kan worden.

 

VOORDELEN van het werken met de Spitsfactuur

• Gebruikersgemak
  Met de Spitsfactuur werkt u snel en efficiënt. U hoeft vooraf géén instellingen in te voeren. U typt eenvoudig uw factuur.
• Debiteurenadministratie altijd up-to-date
  De gegevens die u op de factuur typt, worden op de achtergrond direct verwerkt in het pakket. Zodoende is uw debiteurenadministratie altijd up-to-date en tevens meteen oproepbaar als u nogmaals een factuur voor de betreffende debiteur wilt maken.
• Zoeken op KvK-nummer
  De Spitsfactuur laat u rechtstreeks in het bedrijfsregister van de KvK zoeken. U heeft dan meteen alle juiste gegevens op uw scherm. Het pakket slaat deze gegevens ook weer automatisch op.
• Zoeken op postcode
  De Spitsfactuur is aangesloten op de postcodetabel. Vul de postcode en het huisnummer in en de straatnaam en plaats worden automatisch ingevuld.
• Openstaande posten
  De factuur die u maakt, wordt direct automatisch als openstaande post geboekt.
• Creditnota's
  Met één druk op de knop, maakt u een creditnota voor een eerder gemaakte factuur. Deze creditnota wordt dan negatief geboekt als openstaande post.
• Toepassing voor branche
  U kunt op eenvoudige manier het woord datum op de factuur veranderen. Denk bijvoorbeeld aan "Orderdatum", "Behandeldatum", "Onderhoudsdatum".
• Contantnota
  Ook een contantnota is snel gemaakt. U hoeft alleen een vinkje te zetten bij het aanmaken van de factuur. Ook deze factuur wordt automatisch geboekt.
  

Knoppenbalk Spitsfactuur

• [Concepten]
  Druk op de knop [Concepten] voor een overzicht van eerder door u ingevoerde conceptfacturen. Op de knop wordt weergegeven hoeveel conceptfacturen er beschikbaar zijn. De conceptfacturen kunnen aangepast, gefactureerd of, indien nodig, verwijderd worden.
  In de knop [Concepten (n)] wordt het aantal concept facturen weergegeven dat op dit moment open staat.
  
• [Facturen]
  Via deze knop krijgt u een overzicht van alle facturen die u heeft gemaakt. Indien u hier op de knop [Open] klikt, krijgt u de geselecteerde factuur in beeld. U kunt hier dan ook zien of u de factuur gemaild of geprint heeft en op welke datum u dat gedaan heeft.
  • Onverwerkte facturen
    In de knop [Facturen (n)] wordt, indien van toepassing, het aantal onverwerkte facturen weergegeven. Dit zijn spitsfacturen waarvan de facturering niet of niet volledig gelukt is.
    
• [Instellingen]
  Druk op de knop [Instellingen] om standaardteksten, uw bedrijfsgegevens en uw logo toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Debiteurgegevens invoeren spitsfactuur

• [Nieuwe debiteur]
  Klik op de knop [Nieuwe debiteur] om handmatig de gegevens van de nieuwe debiteur in te voeren. Het pakket slaat deze gegevens direct op in de tabel Debiteur. U hoeft een debiteur dus maar één keer in voeren. Voor een volgende factuur gebruikt u het veld "Selecteer een bestaande debiteur". Iedere nieuwe debiteur krijg ook automatisch een debiteurennummer. Het veld 't.a.v.' is optioneel.
  De factuur wordt in principe naar het hier opgegeven e-mailadres gestuurd. U kunt het e-mailadres voor het versturen nog aanpassen.
• Selecteer een bestaande debiteur
  Wilt u een factuur sturen naar een debiteur die al in uw debiteurenbestand is opgeslagen? Maak dan gebruik van het selectieveld "Selecteer een bestaande debiteur". het pakket vult de debiteur gegevens automatisch in.
  NB Alleen debiteuren met de standaard valuta van de administratie wordenn hier getoond. Een spitsfactuur kan niet met vreemde valuta gemaakt worden.
• Zoek bij de Kvk op naam, nummer of adres in het KvK-register
  Vul de naam, het KvK nummer of een adres van een bedrijf in. Het pakket haalt dan rechtstreeks informatie op uit het bedrijvenregister van de Kamer van Koophandel. Alle adresgegevens worden direct ingevuld op de Spitsfactuur.
• N.A.W. gegevens
  Vul de N.A.W. gegevens zo nauwkeurig nogelijk in. Deze gegevens worden gebruikt om de factuur te adresseren.
• Postcode en huisnummer
  Vul hier de postcode en het huisnummer in en het pakket vult automatisch de straat- en plaatsnaam van uw debiteur in. Indien de combinatie van postcode en huisnummer niet overeenkomt met de debiteur die ingetypt wordt, krijgt u hiervan een melding.
• BTW-nummer
  Vul hier het BTW-nummer van de debiteur in. Het BTW-nummer wordt op de factuur afgdedrukt. Bij leveringen van goederen of diensten met BTW-verlegd is het wettelijk verplicht om het BTW-nummer van de debiteur op de factuur af te drukken.
• BTW-plichtig
  Wijzig het veld BTW-plichtig bij een buitenlandse zakelijke debiteur of bij een debiteur die alleen BTW laag of BTW verlegd facturen ontvangt. Voor een buitenlandse particuliere debiteur dient dit veld op BTW-plichtig te staan.
• Land en Taal
  Het land van de debiteur wordt gebruikt in de adressering. Indien de spitsfactuur voor een debiteur met een ander land dan Nederland is ingevoerd wordt op de concept/factuur de "Internationale naam" van het land afgedrukt.
  De taal van de debiteur zorgt ervoor dat de factuur automatisch vertaald wordt in de gekozen taal. U heeft de keuze uit Nederlands, Engels, Frans en Duits.

Algemene factuurgegevens spitsfactuur

• Kenmerk
  Hier kunt u een kenmerk invullen. Een voorbeeld van een kenmerk is het opdrachtnummer of de opdrachttekst van uw debiteur. Dit kenmerk komt op de factuur te staan en wordt ook automatisch vastgelegd in de openstaande post.
  Let op: Dit is niet het factuurnummer. Het pakket nummert namelijk automatisch factuurnummers op.
  • Tip: Vul hier het inkoopordernummer van uw debiteur in. Dit heeft twee grote voordelen.
    Het eerste voordeel is dat, als uw debiteur de factuur in UBL inleest, deze factuur automatisch gekoppeld wordt aan diens inkooporder en daardoor onmiddellijk herkend wordt.
    Het tweede voordeel is voor uzelf, want in uw debiteurenadministratie wordt dit nummer vastgelegd in de openstaande post. Ook hier volgt dan meteen herkenning.
    Als u dit veld heeft ingevuld, kunt u met uw tabtoets direct in het veld voor de omschrijving terecht komen, zodat u meteen door kunt werken als u de datum niet handmatig aan hoeft te passen.
• Datum (deze veldnaam kan gewijzigd worden)
  U kunt bepalen welke omschrijving u de datum op de factuur wil geven. Denk bijvoorbeeld aan "Orderdatum", "Behandeldatum", "Onderhoudsdatum" enz. Klik hiervoor op [Datum]. U komt dan op de pagina INSTELLINGEN. Hier kunt u de gewenste term invullen. Indien u een Engelse debiteur selecteert, wordt uw (concept)factuur automatisch in het Engels gemaakt.
  het pakket vult standaard de datum, waarop u de factuur aanmaakt, in. Wilt u een andere datum invoeren? Selecteer dan de gewenste datum door middel van het kalenderteken of vul de datum handmatig in.
  
• Bedragen EXCL / INCL BTW
  Kies voor incl. of excl. BTW door op deze knop te klikken. De keuze hangt af van leveringen aan particulieren of aan bedrijven.
  Kiest u voor incl. BTW? U ziet dan ook het bedrag boven de kolom veranderen naar incl. BTW.
  Kiest u voor excl. BTW? Het bedrag boven de kolom verandert naar excl. BTW.
  • Als de KOR regeling actief is
    De BTW velden worden niet getoond als de KOR actief is in de administratie.
    Zie voor meer informatie: KOR-regeling 2020

Factuurregels invoeren spitsfactuur

• Onderdelen van de factuurregels
  Een factuurregel op de Spitsfactuur bestaat uit de omschrijving, een BTW-percentage en een bedrag incl. of excl. BTW. Aantal en prijs kunnen worden toegevoegd via de instellingen van de spitsfactuur.
  • Selecteer een standaardtekst
    Selecteer hier, indien gewenst, een standaardtekst. Denk bijvoorbeeld aan artikelnamen en/of artikelomschrijvingen. Standaardteksten voor de Spitsfactuur kunt u vastleggen op het tabblad Instellingen.
  • Omschrijving
    Heeft u een standaardtekst geselecteerd in het veld hierboven? Dan komt deze op de factuur te staan. Wilt u gewoon handmatig uw artikelen invullen? Dan kunt u dit hier intypen. Achter ieder artikel of iedere dienstverlening kunt u een prijs invullen. Drukt u hierna op ENTER, dan springt de cursors automatisch naar een volgend omschrijvingsveld. Niet tevreden met de tekst? Maak gebruik van het kruisje naast de tekst om deze te verwijderen met één muiskliks. Wilt u nog een tekst/artikel toevoegen, gebruik dan het plusteken, onder in uw scherm.
  • BTW
    Maak vervolgens in de kolom BTW gebruik van het pijltje om te kiezen voor 'hoog', 'laag', 'verlegd levering', 'verlegd diensten' of 'geen'. Het eventuele BTW-bedrag wordt hier niet apart vermeld. Het BTW-bedrag wordt wel vermeld in het scherm dat volgt als u op de knop [Bewaar concept] heeft geklikt.
    Bij het oplsaan als conceptfactuur wordt een waarschuwing getoond als de BTW-soort van de factuur (hoog, laag, etc.) afwijkt van de standaard BTW-plicht van de debiteur.
    • BTW Verlegd levering of BTW Verlegd diensten
      Bij leveringen van goederen of diensten met BTW-verlegd is het wettelijk verplicht om het BTW-nummer van de debiteur op de factuur af te drukken. In dat geval dient het veld "BTW-nummer debiteur" op de factuurlayout zichtbaar te zijn. Bij invoer van een nieuwe debiteur dient u dit veld in te vullen in de orderkop.
  • Aantal
    De kolom Aantal wordt getoond als de optie "Gebruik aantal en prijs" aan staat in de Stamgegevens van Spitsfactuur Instellingen
    Vul het aantal in van de factuurregel.
  • Prijs
    De kolom Prijs wordt getoond als de optie "Gebruik aantal en prijs" aan staat in de Stamgegevens van Spitsfactuur Instellingen
    Vul de prijs in van (1 stuks van) de factuurregel.
    • Meer over "Aantal" en "Prijs"
      Het aantal maal de prijs bepaalt het bedrag van de factuurregel. Gebruik een negatief aantal voor een creditregel. Schakel Aantal en Prijs aan/uit in de instellingen. Vul het aantal dat je levert en de prijs van 1 stuks in om volgens [aantal x prijs = bedrag] het totaal van de factuurregel te bepalen. Creditregels en creditnota's worden gemaakt door een min-teken voor het aantal te plaatsen. Voor een eenvoudige factuurregel kunnen Aantal en Prijs uitgeschakeld worden in de instellingen van de Spitsfactuur App
  • Bedrag
    De kolom Bedrag wordt automatisch ingevuld als Aantal en Prijs gebruikt wordt
    Vul het bedrag in dat u voor deze factuurregel in rekening brengt.
• Contant voldaan
  Vink dit vakje aan, indien de factuur contant voldaan is. Het grote voordeel hiervan is dat ook deze verkoopfactuur onmiddellijk op de juiste manier in de administratie verwerkt wordt.
• [Bewaar concept]
  Druk op de knop [Bewaar concept] om vervolgens te kunnen kiezen voor e-mailen of afdrukken van de Spitsfactuur.
  De factuur met debiteurgegevens, omschrijvingen, BTW en bedragen is als concept opgeslagen.
  

Spitsfactuur invoeren: Wat gebeurt er in de administratie?

• Debiteuren
  De debiteuren die door uw klanten handmatig in een Spitsfactuur ingetypt worden, worden automatisch opgeslagen in de tabel Debiteur. Het debiteurenbestand wordt dus automatisch aangevuld en debiteurennummers worden automatisch opgenummerd. Ook in iMUIS is de tabel Debiteur van de betreffende administratie die u voor uw klant beheert direct bijgewerkt. Zie hiervoor iMUIS Verkenner - Tabellen - Financieel - Basisgegevens Financieel - Debiteuren.
• BTW
  Ook de BTW-bedragen van de facturen worden direct in de administratie van uw klant geboekt. Bij verwijdering en/of creditering van facturen, worden ook de BTW-bedragen automatisch geboekt en verrekend.