• Het pakket modules
    Menu - Beheer - Mijn abonnement
  De ingelogde gebruiker dient de module Financieel of de module Kijkfunctie in het abonnement te hebben.
  
• Gebruikersrechten
    Menu - Beheer -Gebruikersbeheer - Gebruikersbeheer - dubbelklik op gebruiker - [Menurechten - Programma's]
  De volgende gebruikersrechten moeten worden aangevinkt om het werken met aanmaningen mogelijk te maken. Dubbelklik op een gebruiker (of een gebruikersprofiel) en ga naar [Menurechten - Programma's].
  • Rapporten
    Vink de optie "Rapporten" aan om gebruik te kunnen maken van aanmaningen.
  • Aanmaningen afdrukken
    Vink de optie "Aanmaningen afdrukken" onder de kop Aanmaningen aan om gebruik te kunnen maken van aanmaningen.
• Administratie instellingen
    Menu - Beheer - Instellingen voor administratie ... - Basisinrichting van uw administratie
  • Basisinrichting - onderdeel Debiteuren administratie
    • Debiteuren
      Om aanmaningen te kunnen maken en versturen dient in de administratie een debiteuren administratie gevoerd te worden. Zet de optie " Maakt u gebruik van een debiteurenadministratie?" op JA.
    • Aanmaning
      Zet de optie "Maakt u gebruik van aanmaningen?" op JA om wel met aanmaningen te werken. Werken met aanmaningen kan aan/uit geschakeld worden, omdat in sommige administraties aanmaningen niet benodigd zijn.
• Tabel Debiteur
    Menu - Financieel - Debiteuren - Tabellen - Debiteur
  • Aanmaning
    Per debiteur kan worden aangegeven of deze wel of niet aanmaningen ontvangt voor vervallen openstaande posten. Stel de debiteuren in op [Aanmaning = JA].
    NB Als bij alle debiteuren [Aanmaning = Nee] is ingesteld worden er geen aanmaningen afgedrukt of gemaild.

• Wanneer kan een aanmaning afgedrukt worden?
  Met het pakket kunt u voor alle debiteuren aanmaningen afdrukken. Een aanmaning kan gemaakt worden, als er voor de debiteur een openstaande post in de administratie aanwezig is, waarvan de vervaldatum is verstreken.
• Betalingsconditie bepaalt het aantal vervaldagen
  • Aan iedere debiteur is een betalingsconditie gekoppeld, waarin een verzameling instellingen betreffende het betalen van facturen is vastgelegd.
  • In iedere Betalingsconditie kan ook een aantal "vervaldagen" opgegeven worden.
  • Als een openstaande post wordt opgeslagen, dan wordt het veld "Vervaldatum" van de openstaande post gevuld met een datum, die berekend wordt volgens [datum uit de boekingsregel + het aantal vervaldagen van de betalingsconditie van de debiteur].
  • U kunt verschillende betalingscondities aanmaken, die ieder een eigen aantal vervaldagen hebben. Daarmee kunt u bijvoorbeeld bepaalde debiteuren meer betalingsruimte geven dan andere debiteuren.
  • Door 0 (nul) in te vullen bij het aantal vervaldagen van een betalingsconditie wordt automatisch de factuurdatum als vervaldatum gebruikt voor debiteuren met deze betalingsconditie. Met deze instelling kunt u op ieder gewenst moment aanmaningen vervaardigen voor alle openstaande posten. Het pakket hoeft nu geen rekening te houden met het verstrijken van de vervaldatum.
• Aanmaning layout instellen
  De layout van de aanmaning kan op een aantal punten door u zelf aangepast worden. U kunt bijvoorbeeld uw logo op de aanmaning afdrukken en aangeven welke type vensterenvelop u gebruikt.
  Lees de help van Aanmaning layout aanpassen voor meer informatie.
• Aanmaningtekst instellen
  De tekst, die op een aanmaning wordt afgedrukt, kan een rol spelen in het aansporen van de debiteur om alsnog de openstaande post(en) te betalen. Speciaal daarvoor heeft u de mogelijkheid drie verschillende teksten vast te leggen. U bepaalt na hoeveel aanmaningen de volgende, meer dringende tekst, gebruikt moet worden. Voor buitenlandse debiteuren zijn er teksten in verschillende talen beschikbaar.
  Lees de help van Aanmaning teksten aanpassen voor meer informatie.

Aanmaning per debiteur of aanmaning voor alle debiteuren

• In het pakket kunt op twee manieren aanmaningen afdrukken. Beide manieren hebben hun eigen voordelen.
  • Aanmaningen afdrukken vanuit debiteurinformatie (standaard aanmaningen)
  • Aanmaningen afdrukken met het programma Aanmaningen (uitgebreide aanmaningen)

• Ga naar Menu - Financieel - Debiteuren - Informatie - Debiteurinformatie
• NB Voor uitgebreide aanmaningen met onder andere nog niet vervallen posten en selectie op factuurnummer en "Aantal keren gemaand"  kiest u Menu - Financieel - Debiteuren - Aanmaningen - programma Aanmaningen. Vanuit de debiteurinformatie kunt u alleen standaard aanmaningen afdrukken.

  ---

• Selectieoverzicht
  • Zodra u een vinkje hebt gezet voor een debiteur wordt dit deelvenster getoond.
  • U kunt een subselectie maken door geselecteerde debiteuren in dit deelvenster uit te vinken.
  • In de kolom Uitvoermethode kunt u per debiteur aangeven of de aanmaning afgedrukt of per e-mail verzonden moet worden.

  ---

• Adresetiketten afdrukken?
  Vink deze optie aan om voor iedere geselecteerde debiteur een adresetiket af te kunnen drukken.
  • Startpositie
    Indien u niet met een nieuw etikettenvel begint met afdrukken, dan kunt u hier aangeven op welke "Etiketpositie" het pakket moet beginnen met afdrukken. U bespaart hiermee tijd en halflege etiketvellen blijven hun waarde behouden.
  • Layout
    Selecteer eventueel een andere etiket layout als u andere etiketten wilt gebruiken dan hier staat voorgesteld.

    ---

• Proefafdruk?
  Indien de optie Proefafdruk aan staat, dan worden de aanmaningen gewoon afgedrukt, maar wordt het aantal verstuurde aanmaningen niet bijgewerkt. Hierdoor behoudt u dezelfde aantallen 'Gemaand' als u bij een volgende gelegenheid weer aanmaningen afdrukt.
  Vink deze optie uit om het getal "Aantal keren gemaand" per factuur met 1 op te hogen.
• Kopiefacturen aanmaken? (Alleen bij e-mail)
  Vink deze optie aan om een kopie van per e-mail verzonden de aanmaning(en) op te slaan voor eigen gebruik en referentie.
• Betwiste posten afdrukken?
  Als er onenigheid bestaat over een factuur dan kan deze in het Boekingsprogramma de status Betwist krijgen. U kunt met deze optie aangeven of dergelijke facturen wel of niet op de aanmaning afgedrukt mogen worden.
• Datum laatste betaling verwerkt
  Deze datum wordt op de aanmaning afgedrukt om aan te geven wanneer de laatste betaling in uw administratie verwerkt is. Klanten die de facturen na deze datum overgemaakt hebben, kunnen hieraan zien dat hun betaling nog niet in uw administratie verwerkt is. Het pakket stelt de huidige datum voor, maar u kunt deze wijzigen.
• Afdrukken of e-mailen
  Kies hier de methode waarop de aanmaningen verwerkt moeten worden.
  Om aanmaningen via e-mail te kunnen versturen moet uw systeembeheerder de uitgaande e-mailinstellingen instellen. Zie hiervoor Menu - Beheer - Instellingen - E-mail instellingen.
  • Afdrukken of e-mailen
    De aanmaningen worden afgedrukt of gemaild zoals per debiteur is aangegeven in de kolom Uitvoermethode van het Selectieoverzicht.
  • Alles afdrukken
    Alle aanmaningen worden afgedrukt als één PDF-bestand, ongeacht of er is ingesteld dat een debiteur de aanmaning per e-mail moet ontvangen.
• [Toepassen]
  Klik op [Toepassen] om de aanmaningen en eventueel de adresetiketten te genereren. De aanmaningen en adresetiketten worden als afzonderlijke PDF-bestanden opgeslagen en getoond, zodat u ze direct naar een printer kunt afdrukken.

• Uitgebreide aanmaningen
  Het programma Aanmaningen is bedoeld om uitgebreide aanmaningen te vervaardigen voor een selectie van debiteuren en/of facturen. U kunt bijvoorbeeld ook niet vervallen en betwiste posten opnemen op de aanmaning.
  Lees de help van het programma Aanmaningen voor meer informatie.