• Introductie
• Valuta Instellingen
• De opboeking van een factuur in Amerikaanse dollars verwerken in het dagboek "Verkoop buitenland"
  • De betaling van de factuur in Amerikaanse dollars verwerken in de administratie
• Werken met valuta dagkoersen
• Buitenlandse bankrekening in USD in een EUR administratie

Module valuta in uw abonnement

• Om in het pakket met valuta te kunnen werken dient de module Valuta onderdeel te zijn van uw het pakket abonnement.

Standaard valuta en vreemde valuta

• In het boekingsprogramma is het mogelijk de boekingen in een andere valuta in te brengen, dan de valuta die gehanteerd wordt voor het bijwerken van de administratie (standaard valuta).
• Welke valuta als 'standaard valuta' fungeert,is bij het inrichten van de administratie vastgelegd in de tabel Basis Algemeen.
• Alle boekingen in andere valuta zullen omgerekend worden naar deze standaard valuta. Zowel de standaard valuta als de vreemde valuta moeten vastgelegd zijn in de tabel Valuta.

Administratie instellen voor werken met Valuta

• Te gebruiken valuta invoeren
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - tabel Valuta
  De valuta waarin geboekt gaat worden moeten eerst worden vastgelegd in de tabel Valuta.
  Maak één of meer valuta aan in de tabel Valuta. Bij de valuta wordt een koers voor die valuta vastgelegd.
  
  • Tabel Valuta
• Valuta koppelen
  Om de juiste valuta automatisch voor te stellen tijdens het invoeren van boekingen kan een valuta worden gekoppeld aan debiteuren, crediteuren, dagboeken, bankrekeningen en grootboekrekeningen.
  • Voorbeeld: Valuta in tabel Debiteur
  • Voorbeeld: Buitenlandse bankrekening in USD in een EUR administratie

Valuta dagkoersen

• Keuze: Wel of niet met valuta dagkoersen werken
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - tabel Basis financieel
  Valuta dagkoersen worden vaak gebruikt door firma's die met grote bedragen werken in vreemde valuta. Het regelmatig vastleggen van de dagkoers, het kan tot 365 keer per jaar, is hierbij van groot belang.
  • Basis financieel - Valuta dagkoersen gebruiken
  • Tabel Valuta dagkoersen

Valuta velden in beeld zetten

• Boekingsprogramma
  Menu - Financieel - Boekingsprogramma
  Gebruik [rechtermuisknop - Dagboek kolommen] om de valuta velden aan de boekingsregel toe te voegen.
• Valuta velden in andere programma's
  Gebruik de knop [Kolom tonen] of toets [Ctrl+S] om valutavelden in beeld te zetten. Dat kan bijvoorbeeld in de tabellen/stamgegevens Grootboekrekening, Dagboek, Debiteur, Crediteur en Bankrekening en ook de openstaande posten van debiteuren en crediteuren.

• Basisregel invoeren valutaboekingen
  * Het aantal dollars in een valutaboeking moet ALTIJD in een kolom met de naam Valuta... worden ingevoerd. Ongeacht of het dagboek met [tabel Dagboek - veld Valuta = USD] is ingesteld als "dollar dagboek" met een "dollar" grootboekrekening.
  * In een dagboek met [Soort = Bank] betreft het de kolommen "Valuta boekbedrag", "Valuta Af (debet)" en "Valuta bij (credit)". De velden "Boekbedrag", "Af (debet)" en "Bij (debit)" worden berekend en automatisch ingevuld met behulp van de waarde in het veld "USD koers" (onder de boekingsregels).
• U gaat de opboeking van een factuur in Amerikaanse dollars verwerken in het dagboek "Verkoop buitenland". De gegevens van deze factuur zijn:
  • Factuurbedrag Amerikaanse dollars:$ 400,00
  • Omrekenkoers: 1,18 per dollar
  • Openstaande bedrag in Euro: EUR 472,00
• In het Boekingsprogramma zal de factuur als volgt verwerkt moeten worden:
  • Valuta velden in beeld zetten
    Gebruik [rechtermuisknop - Dagboek kolommen] om de valuta velden aan de boekingsregel toe te voegen.
  • Selecteer de debiteur
  • De valutacode van de debiteur wordt ingevuld in de boekingsregel.
  • De koers, die aan de valutacode gekoppeld is, verschijnt onderin het scherm.
  • Vul in de kolom Valuta boekbedrag het bedrag aan dollars in
  • Het boekbedrag in Euro's wordt automatisch berekend.
• Voorbeeld:
  
  Dagboek Verkoop buitenl.

  Rekening	Factuur	Valuta boekbedrag	Boekbedrag	BTW-code	Boekstuk	Tegenrekening	Datum	Omschrijving
  18500	2005123	400,00	472,00	20	abc0001	8002	04-12-2005	Amerika

  
  Onder de boekingsregels staan de valuta en het veld Koers

  Valuta/Koers        

 

• Koers handmatig wijzigen
  Als de voorgestelde koers niet de juiste koers is, dan kunt u de koers handmatig aanpassen in het veld Koers. Het bedrag in de kolom Boekbedrag (in de standaard valuta (Euro's)) zal direct berekend worden. U kunt het berekende bedrag alsnog aanpassen indien dit volgens u niet juist is.
  • Meer info: Koers laten berekenen uit "Boekbedrag valuta" en "Boekbedrag"
    Als u de koers per journaalpost door iMUIS wilt laten berekenen, dan dient u als volgt te werk te gaan:
    • Vul in de boekingsregel de valuta in, bijvoorbeeld USD.
    • De koers voor deze valuta wordt nu opgehaald uit de tabel Valuta en in het veld Koers getoond.
    • Maak het veld Koers leeg.
    • Vul nu de velden "Boekbedrag valuta" en "Boekbedrag" in.
    • De koers tussen deze twee bedragen wordt uitgerekend en in het veld Koers geplaatst. Deze koers wordt alleen opgeslagen bij deze journaalpost.

• Na enkele weken wordt de factuur uit het voorbeeld "Opboeking van factuur in Amerikaanse dollars"  overgemaakt op uw bankrekening in Euro's. De dollars zijn omgerekend tegen de koers, die op het moment van ontvangst van toepassing was. De gegevens van deze boeking zijn:
  • Ontvangst op bankrekening van ABN-AMRO in Euro's
  • Ontvangen bedrag in Amerikaanse dollars:$ 400,00
  • Omrekenkoers:1,23 per dollar
  • Ontvangen bedrag in Euro: EUR 492,00
• Hiermee wordt de volgende boeking gemaakt.
• U ziet in het voorbeeld twee boekingsregels, omdat er in dit geval sprake is van een koersverschil. Tijdens de opboeking hebben we een koers van 1,18 gebruikt, terwijl de ontvangst tegen een koers van 1,23 verwerkt is. iMUIS houdt zelf bij tegen welke koers de opboeking verwerkt is en zal op grond daarvan constateren dat er een koersverschil ontstaat. Direct na het opslaan van de eerste boekingsregel, verschijnt de volgende vraag op het scherm: "Koerswinst van 20,00 wegboeken?".
• Het pakketheeft het koersverschil berekend en wil nu weten wat er met dit verschil gedaan moet worden. Als u het verschil weg laat schrijven, zal er automatisch een tweede boekingsregel gecreëerd worden (zie voorbeeld), waarbij het resterende bedrag van de openstaande post (of het overschot) weggeboekt zal worden naar de verschillenrekening die u heeft ingevuld bij de betreffende valuta in de tabel Valuta. Indien u het verschil niet weg laat schrijven, zal het restant c.q. overschot blijven staan en moet u te zijner tijd zelf een boekingsregel aanmaken om het verschil weg te werken.
• Voorbeeld:
  
  Dagboek Abn-amro bank

  Rekening	Factuur	Boekbedrag valuta	Boekbedrag	BTW-code	Boekstuk	Tegenrekening	Datum	Omschrijving
  18500	2005123	400,00	492,00		abc0001	1010	14-12-2005	Amerika
  18500	2005123	0,00	-20,00		abc0001	9400	14-12-2005	*Koerswinst

  Valuta/Koers        
• Bij deelbetalingen zal hetzelfde principe gehanteerd worden, ook al blijft de factuur nog gedeeltelijk open staan. Zou u bijvoorbeeld slechts $ 200,00 ontvangen hebben tegen dezelfde koers, dan had iMUIS u gevraagd het koersverschil ad 10,00 weg te boeken. Het resterende bedrag wordt zowel in Amerikaanse dollars ($ 200,00) als in Euro's ( 246,00) opgeslagen.
• De verwerking van valutaboekingen op crediteurenrekeningen verloopt gelijk aan die van de debiteuren, met als enige verschil dat de tekens voor de boekbedragen anders zullen zijn.

Volg onderstaand stappenplan als u in een administratie wilt werken met valuta dagkoersen:

Administratie gereed maken voor het werken met valuta dagkoersen

1. Vink de optie Valuta dagkoersen gebruiken aan (tabel Basisgegevens Financieel - onderdeel Valuta). Op rapporten die de dagkoers kunnen instellen wordt een extra vraag op de vragendialoog getoond, waarin met de "Datum vanaf" de koers voor de afdruk van het rapport kan worden bepaald.
   • Per valuta is een regel zonder ingangsdatum verplicht
     Als de optie "Valuta dagkoersen gebruiken" wordt aangevinkt, dan worden automatisch valuta dagkoersen zonder begindatum aangemaakt. Voor elke valuta in de administratie wordt er automatisch een regel aangemaakt in de tabel Valuta dagkoersen. De reden is dat er een valuta dagkoers bekend moet zijn vóór de eerste valuta dagkoers met een Datum vanaf. Het pakket neemt daarbij de koers over uit de tabel Valuta. U kunt de beginkoers wijzigen in de Valuta dagkoers regel.

Nieuwe dagkoersen handmatig invoeren

1. Open de tabel Valuta dagkoersen
2. Selecteer de betreffende valuta of toets [Ctrl+N] om een nieuwe koers in te voeren.
3. Let op: voor één valuta kunnen meerdere koersen worden opgeslagen (tot 365 koersen per jaar). Het onderscheid wordt gemaakt door de datum in het veld Datum vanaf. Deze datum kan op rapporten gebruikt worden om te bepalen met welke koers het rapport moet worden afgedrukt.
4. Geef de datum vanaf op.
5. Geef de koers op die hoort bij de datum vanaf.
6. Sla de valuta dagkoers op met [Ctrl+S].
7. Herhaal stap 2 t/m 6  voor iedere valuta en iedere valuta dagkoers die u in wilt voeren.
8. Het programma Boeken en de desbetreffende rapporten (bijvoorbeeld Proef-/saldibalans, Openstaande posten vreemde valuta voor debiteuren en crediteuren) zullen meteen gebruik maken van de nieuwe valuta dagkoersen.
   Let op: Reeds ingevoerde boekingsregels worden niet gewijzigd. Voor het verschil dat ontstaat door herwaarderen worden nieuwe boekingsregels aangemaakt.

Voorbeeld met proef-/saldibalans

1. Als u een proefsaldibalans in een andere valuta wilt afdrukken, dan gebruikt  iMUIS de koers uit de tabel Valuta dagkoersen, die hoort bij de datum vanaf, die u opgeeft op de vragendialoog.
2. Bij het hanteren van een vaste verrekenprijs per jaar kunt u voor ieder jaar de koers vastleggen in de tabel Valuta dagkoersen en als "Datum vanaf" 1 januari van ieder jaar opgeven.

• Als u een buitenlandse bankrekening (in dit voorbeeld een rekening in USD) hebt, waarop de bedragen in de betreffende valuta worden gestort en afgeschreven, dan dient u de volgende stappen uit te voeren om de op- en afboekingen van deze rekening in uw (Euro) administratie te verwerken:
• Valuta aanmaken
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - tabel Valuta
  Maak de valuta USD aan in de tabel Valuta.
• Grootboekrekening aanmaken om te koppelen als vaste tegenrekening aan dagboek buitenland
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - tabel Grootboek
  Maak een nieuwe grootboekrekening aan. Vul op het tabblad Algemeen als voorkeursvaluta "USD" in. De functie van deze grootboekrekening is die van vaste tegenrekening van het dagboek voor de op- en afboekingen in USD. Kies daarom in het veld Sluitrekening voor "Valuta". U kunt overwegen om de optie "Herwaarderen" aan te vinken voor deze grootboekrekening.
• Dagboek aanmaken
  Menu - Financieel - Grootboek - Tabellen - tabel Dagboek
  Maak een nieuw dagboek aan met bijvoorbeeld de zoeksleutel "bank buitenl" en de omschrijving "General Bank Inc".  Bij "Soort" kiest u "bank", bij Valuta kiest u "USD" en als tegenrekening de hierboven genoemde grootboekrekening. Optioneel kunt u de optie "Tegenrekening blokkeren voor gebruik in andere dagboeken" aanvinken, zodat op de tegenrekening alleen de boekingen van de buitenlandse bankrekening geboekt worden.
• In het programma Boeken
  Vervolgens dient u met [Rechtermuisknop - optie Dagboekkolommen] de juiste kolommen in beeld te zetten in het betreffende dagboek in het programma Boeken. In ieder geval dient u de bedragen in USD in te voeren in het veld "Boekbedrag valuta". Daarbij dient u in de gaten te houden dat met de velden Boekbedrag, Boekbedrag valuta en Koers de koers van dat moment voor de geselecteerde boekingsregel uitgerekend kan worden.