Tabel Herkenningscode

Werken met herkenningscodes

Wat is een herkenningscode?
Een herkenningscode is een verzameling van gegevens, die automatisch kunnen worden ingevuld in een regel als de zoektekst van de herkenningscode overeenkomt met de invoer.
Welke gegevens kan ik aan een herkenningscode koppelen, zodat ze automatisch in de regel ingevuld worden?
Per herkenningscode dient u een debiteur, crediteur of grootboekrekening op te geven. Als u een grootboekrekening hebt opgegeven, dan kunt u ook een BTW-code, Kostenplaats, Kostendrager en Dossier opgeven. Deze gegevens worden dan automatisch in de regel ingevuld.
Let op: Als u bij een debiteur of crediteur automatisch een BTW-code, Kostenplaats, Kostendrager en Dossier wilt laten invullen, dan dient u deze bij de betrefende relatie op te geven in de tabel Debiteur/Crediteur.
Waar worden herkenningscodes gebruikt in het pakket?
- Het programma Afschriften inlezen
  Het programma Afschriften inlezen gebruikt de herkenningscodes om afschriftregels direct te herkennen, die u anders handmatig zou moeten aanpassen.
- Het programma Kasboek
  Het programma Kasboek gebruikt de herkenningscodes de juiste grootboekrekeningen te koppelen.
- Het programma Onkostendeclaraties invoeren
  Het programma Onkostendeclaraties invoeren gebruikt de herkenningscodes om de juiste grootboekrekeningen te koppelen
- Het boekingsprogramma
  Automatisch velden vullen van de boekingsregel: Als de invoer in de kolom "Omschrijving" van de boekingsregel voorkomt in de tabel Herkenningscode, dan worden automatisch de in de herkenningscode opgeslagen velden ingevuld in de boekingsregel.
Achtergrondinformatie: Hoe worden herkenningscodes gebruikt?
In het programma Afschriften inlezen worden de afschriftregels tijdens het inlezen van het afschriftenbestand vergeleken met de herkenningscodes in deze tabel.
In het boekingsprogramma wordt de invoer in de kolom Omschrijving vergeleken met de herkenningscodes in deze tabel. Als er een overeenkomst gevonden wordt, dan worden de overige gegevens van de herkenningscode automatisch in de betreffende regel ingevuld.

Herkenningscode

Alles openen

Alles sluiten

Velden Herkenningscode

Zoeksleutel

De zoeksleutel van een herkenningscode is de tekst, nummer, code, kenmerk of zinsdeel, die gebruikt wordt bij het vergelijken van ingevoerde of ingelezen gegevens met herkenningscodes. Meestal zult u als zoeksleutel de tekst uit het veld "Omschrijving" van een niet herkende regel gebruiken.

Voorbeeld: programma Afschriften inlezen
Een afschriftregel wordt niet herkend tijdens het inlezen. Van de tekst uit het veld "Omschrijving" van deze afschriftregel wordt een nieuwe herkenningscode gemaakt. Bij het inlezen van een volgend afschrift zal een afschriftregel met dezelfde omschrijving nu direct herkend worden.

Omschrijving herkenningscode t.b.v. boekingsregel

Vul hier een omschrijving in, die hoort bij regels die herkend zijn met deze herkenningscode.

De omschrijving, die hier is ingevuld, zal tijdens het doorboeken van de herkende afschriftregel in de omschrijving van de boekingsregel worden ingevuld. De optie "Omschrijving overnemen" (onderaan dit scherm) dient daarvoor wel aangevinkt te zijn.

Als u er met deze herkenningscode geen gebruik van maakt, dan mag u dit veld leeg laten.

Grootboekrekening (grb)

Slechts één van de velden Grootboekrekening, Debiteur of Crediteur kan gevuld zijn
Vul hier de betreffende grootboekrekening in als u met deze herkenningscode regels aan een bepaalde grootboekrekening wilt koppelen. U kunt nu ook een kostenplaats, kostendrager en BTW-code invullen in dit scherm. Deze zullen automatisch in de boekingsregel worden ingevuld.

In combinatie met de module Onkostenvergoeding
Bij een herkenningscode die gebruikt wordt als (on)kostensoort dient een grootboekrekening met APBL code "Lasten" te worden ingevoerd.

In combinatie met het programma kasboek
Bij een herkenningscode die gebruikt wordt binnen het programma kasboek dient een grootboekrekening met APBL code "Baten" of "Lasten" te worden ingevoerd. Herkenningscodes met APBL code "Baten" zullen groen en herkenningscodes met APBL code lasten zullen rood worden weergegeven

Debiteur

Slechts één van de velden Grootboekrekening, Debiteur of Crediteur kan gevuld zijn
Vul hier de betreffende debiteur in als u, met deze herkenningscode, regels aan een bepaalde debiteur wilt koppelen.

Afschriften inlezen
Als er nog meer gegevens in de afschriftregel staan zal het pakket de regel wellicht in één keer aan de juiste openstaande post kunnen koppelen. Als dat niet zo is kunt u de betreffende openstaande post gemakkelijk handmatig aan de afschriftregel koppelen in het programma Afschriften inlezen.

Crediteur

Slechts één van de velden Grootboekrekening, Debiteur of Crediteur kan gevuld zijn
Vul hier de betreffende crediteur in als u, met deze herkenningscode, afschriftregels aan een bepaalde crediteur wilt koppelen.

Kostenplaats

Dit veld is alleen beschikbaar indien er een grootboekrekening is ingevuld in dit scherm
Als u in dit scherm een grootboekrekening heeft ingevuld kunt u ook een kostenplaats invullen. Deze kostenplaats zal automatisch in de boekingsregel worden ingevuld.

Kostendrager

Dit veld is alleen beschikbaar indien er een grootboekrekening is ingevuld in dit scherm
Als u in dit scherm een grootboekrekening heeft ingevuld kunt u ook een kostendrager invullen. Deze kostendrager zal automatisch in de boekingsregel worden ingevuld.

BTW-code

Dit veld is alleen beschikbaar indien er een grootboekrekening is ingevuld in dit scherm
Als u in dit scherm een grootboekrekening heeft ingevuld kunt u ook een BTW-code invullen. Deze BTW-code zal automatisch in de boekingsregel worden ingevuld.

Zoeken naar

Kies "Heel woord" als u wilt dat het pakket de invoer herkent als de volledige zoeksleutel van de herkenningscode in het veld "Omschrijving" van de boekingsregel voorkomt.
Kies "Woord beginnend met" als u wilt dat het pakket de invoer herkent als de volledige zoeksleutel van de herkenningscode aan het begin van een woord in het veld "Omschrijving" van de boekingsregel voorkomt.
Kies "Bevat" als u wilt dat het pakket de invoer herkent als de volledige zoeksleutel van de herkenningscode ergens in het veld "Omschrijving" van de boekingsregel voorkomt.

Voorbeeld: herkenningscode "FIETS" voor invoeren van debiteur "10000 - Fiets paradijs" in de boekingsregel
Herkenningscode		Boekingsprogramma
Zoeksleutel	Zoeken naar	Ingevoerd in veld Omschrijving	Wat gebeurt er in de boekingsregel?
FIETS	Heel woord	fie	Niets, want de invoer is niet gelijk aan "fiets"
FIETS	Woord beginnend met	fie	Niets, want de invoer bevat geen woord dat begint met "fiets".
FIETS	Bevat	fie	Niets, want de invoer bevat nergens het woord "fiets".

FIETS	Heel woord	fiets	Herkend, want de invoer is gelijk aan "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.
FIETS	Woord beginnend met	fiets	Herkend, want de invoer bevat een woord dat begint met "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.
FIETS	Bevat	fiets	Herkend, want de invoer bevat ergens het woord "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.

FIETS	Heel woord	het fiets paradijs	Herkend, want de invoer bevat het hele woord "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.
FIETS	Woord beginnend met	het fiets paradijs	Herkend, want de invoer bevat een woord dat begint met "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.
FIETS	Bevat	het fiets paradijs	Herkend, want de invoer bevat ergens het woord "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.

FIETS	Heel woord	defiets	Niets, want de invoer bevat geen heel woord "fiets"
FIETS	Woord beginnend met	defiets	Niets, want de invoer bevat geen woord dat begint met "fiets".
FIETS	Bevat	defiets	Herkend, want de invoer bevat ergens het woord "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.

FIETS	Heel woord	fietswinkel	Niets, want de invoer bevat geen heel woord "fiets"
FIETS	Woord beginnend met	fietswinkel	Herkend, want de invoer bevat een woord dat begint met "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.
FIETS	Bevat	fietswinkel	Herkend, want de invoer bevat ergens het woord "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C.

Omschrijving overnemen

Vink deze optie aan om de omschrijving uit het veld "Omschrijving herkenningscode" over te nemen in de boekingsregel.
Vink deze optie uit om de omschrijving van de herkenningscode niet te gebruiken in de boekingsregel.

Voorbeeld: programma Afschriften inlezen
Bij het doorboeken van de afschriftregel zullen de eerste 20 posities van de omschrijving van de afschriftregel in het veld "Omschrijving" van de boekingsregel ingevuld worden.

Voorbeeld: herkenningscode "FIETS" voor invoeren van debiteur "10000 - Fiets paradijs" in de boekingsregel
Herkenningscode			Programma Boeken
Zoeksleutel	Omschrijving	Omschrijving overnemen	Ingevoerd in veld Omschrijving	Wat gebeurt er in de boekingsregel?
FIETS	Fietsonderdelen	AAN	fiets	Herkend, want invoer is gelijk aan/begint met "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C. De tekst in het veld Omschrijving verandert in "Fietsonderdelen".
FIETS	Fietsonderdelen	UIT	fiets	Herkend, want invoer is gelijk aan/begint met "fiets". Debiteurnummer wordt automatisch ingevuld in het veld Grb/D/C. De tekst in het veld Omschrijving blijft "fiets".

Dossier

Vul hier een dossier in, dat bij herkenning van een bankafschriftregel met deze herkenningscode in de boekingsregel moet worden ingevuld.

Voorbeeld van gebruik
Indien u gebruik maakt van de module Werkkostenregeling, dan kunt u in dit veld een dossier-code invullen. Bij herkenning van een afschriftregel, die voor de werkkostenregeling van belang is, wordt deze dossier-code automatisch in de boekingsregel ingevuld. De boekingsregel wordt dan meegeteld als het rapport Werkkostenregeling wordt samengesteld.

Voorbeelden van gebruik van herkenningscodes

Bankafschriften sneller verwerken
Optimaliseer het herkennen van bankafschriftregels met behulp van herkenningscodes. Het pakket vergelijkt ingelezen afschriftregels met de herkenningscodes in de administratie. Bij herkenning worden
- Voorbeeld
  Met een herkenningscode voor het woord "GAS" kunnen afschriftregels waarin het woord "gas" voorkomt automatisch herkend worden. De grootboekrekening "4150 gaslicht" wordt voorgesteld in de afschriftregel.
Kasboek
Met behulp van de herkenningscodes kunnen snel kasboekingen worden gemaakt.
Kasboek
Onkostendeclaraties invoeren
Herkenningscodes kunnen ook gebruikt worden om kostensoorten voor de onkostendeclaratie aan te maken. Bij een herkenningscode die gebruikt wordt als (on)kostensoort dient een grootboekrekening met APBL code "Lasten" te worden ingevoerd.
Onkostendeclaraties indienen
Boekingsregels eenvoudig invoeren
Met behulp van herkenningscodes kan het invoeren van boekingsregels vereenvoudigd worden. U kunt bijvoorbeeld opgeven, dat wanneer u in het dagboek van de kas in het veld "Omschrijving" van de boekingsregel het woord "bakker" invoert, dat automatisch een gekoppelde grootboekrekening, zoals bijvoorbeeld "4065 kantinekosten", wordt voorgesteld. Dit kunt u met allerlei soorten kosten, die bijvoorbeeld via de kas worden verwerkt, regelen. Als u gebruik maakt van kostenplaatsen en kostendragers, dan kunt u deze ook aan de herkenningscode koppelen, zodat ze ook automatisch in de boekingsregel worden ingevuld.
Let er wel op dat u het veld "Omschrijving" van de boekingsregel vooraan de regel plaatst, omdat het automatisch invullen vanuit de herkenningscode alleen werkt als de andere velden van de regel nog leeg zijn.

Ga naar help over